El software de grabación de llamadas graba conversaciones telefónicas a través de PSTN o VoIP en un formato de archivo de audio digital . La grabación de llamadas es distinta del registro y seguimiento de llamadas , que registran detalles sobre la llamada pero no la conversación; sin embargo, el software puede incluir tanto la función de grabación como la de registro.
La grabación de llamadas es cada vez más importante, ya que la tecnología está cambiando y los hábitos de trabajo se vuelven más móviles. Abordar la grabación móvil es ahora el tema de las recomendaciones de muchos reguladores financieros. También es cada vez más importante para la planificación de la continuidad empresarial , especialmente para la planificación de pandemias [ cita requerida ] .
La grabación propiamente dicha se lleva a cabo en un sistema de grabación con software para la gestión de llamadas y la seguridad de las grabaciones. La mayoría de las aplicaciones de software de grabación de llamadas se basan en una señal analógica a través de un adaptador de grabación de llamadas o una placa de telefonía.
Las líneas digitales no se pueden grabar a menos que el sistema de grabación de llamadas pueda capturar y decodificar la señalización digital patentada, algo que pueden hacer algunos sistemas modernos. A veces, se suministra un método con una centralita privada digital (PBX) que puede procesar la señal patentada (normalmente una caja de conversión) antes de canalizarla a un ordenador para su grabación. Otra opción es utilizar un adaptador de hardware en un auricular de teléfono mientras la señal digital se convierte en ese punto en analógica.
La grabación de VoIP suele estar restringida a grabadoras de medios de transmisión o software desarrollado por el creador del softphone o PBX IP . También existen soluciones que utilizan tecnología de captura de paquetes para grabar pasivamente llamadas telefónicas VoIP en la LAN .
Se necesita hardware para que la señal de voz esté disponible para el equipo informático. Algunos de los programas de grabación de llamadas actuales se venden como una solución llave en mano con hardware.
La grabación directa de llamadas de teléfonos móviles requiere un adaptador de hardware conectado al teléfono. Existen muchas otras formas de grabar llamadas de teléfonos móviles. Una de ellas consiste en enrutar las llamadas a través de un nuevo sistema PBX vinculado a la grabadora. Sin embargo, estos sistemas suelen ser caros de adquirir y cambian la forma en que se realizan las llamadas, lo que genera costes de funcionamiento. Otra forma de hacerlo es conectarse directamente a los sistemas de grabación existentes desde un teléfono PDA. Ambas formas de hacerlo permiten que las grabaciones tengan una marca de tiempo , algo que suele ser necesario por razones legales. La grabación directa en dispositivos móviles proporciona una grabación legalmente válida en muchos países.