El software de gestión de contratos constituye una gama de programas informáticos , bibliotecas y datos utilizados para respaldar la gestión de contratos , la gestión del ciclo de vida de los contratos y la gestión de contratistas en proyectos y en la adquisición de bienes y servicios. Se puede utilizar con software de gestión de proyectos .
Los proyectos más sofisticados que involucran a contratistas ahora utilizan software de gestión de contratos en lugar de depender de la gestión manual de contratos en papel. Se ha convertido en una herramienta esencial para realizar un seguimiento de múltiples actividades con implicaciones de costos y puede ser especialmente útil para automatizar la administración, garantizar el cumplimiento, monitorear riesgos, ejecutar informes y activar alertas. [1] Además de este tipo de funciones, los sistemas de software de gestión de contratos proporcionan un repositorio centralizado para que los empleados accedan rápidamente a todos los contratos en todo el mundo en un solo lugar. Tener contratos almacenados en varias ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación.
Muchas empresas producen software de gestión de contratos, trabajan en una variedad de escalas y ofrecen distintos grados de personalización. Las funciones básicas deben incluir la capacidad de almacenar documentos del contrato, rastrear cambios en los documentos del contrato , buscar documentos para un criterio particular, enviar alertas de fechas clave e informar los aspectos requeridos del contrato. [2] Otras funciones incluyen gestionar una nueva solicitud de contrato, capturar datos relacionados, seguir un documento a través de un proceso de revisión y aprobación y recopilar firmas digitales . [1] [3]
El software de gestión de contratos también puede ser una ayuda para la gestión de la cartera de proyectos y el análisis de gastos , y también puede monitorear los KPI . El software líder de gestión de contratos proporciona visibilidad, seguimiento y cumplimiento de los contratos para automatizar y optimizar el proceso del ciclo de vida del contrato .
Un repositorio centralizado proporciona una ventaja fundamental que permite almacenar todos los documentos del contrato en una sola ubicación. Tener contratos almacenados en varias ubicaciones puede retrasar e interrumpir el proceso de contratación. [4]
Históricamente, la gestión de contratos se ha considerado un proceso que requiere mucho papeleo. [5] Los primeros pasos de principios de la década de 2000 informados por el Grupo Aberdeen requirieron un extenso trabajo de conversión de datos para permitir que los documentos se manejaran electrónicamente. [6] Con la adopción del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea en 2016, las empresas han necesitado tomar medidas adicionales con respecto a la gestión de contratos. Cada entidad responsable de los datos está obligada a firmar acuerdos de procesamiento de datos (DPA) con los distintos proveedores, quienes tratan los datos personales en nombre del responsable de los datos. Los DPA deben controlarse, ajustarse y renovarse periódicamente, lo que añade un acuerdo adicional a dichos proveedores o al menos un apéndice de DPA adicional a cada acuerdo. [ cita necesaria ]
Las empresas muy grandes, como los proyectos de gasto de capital (capex), involucran a múltiples partes y un alto riesgo e incertidumbre. Se diferencian de los contratos operativos tradicionales en que están sujetos a plazos compartidos en situaciones únicas. A medida que aumenta la complejidad de estos proyectos únicos, las relaciones entre las partes se vuelven más importantes. Esto requiere que el software de gestión de contratos, o software de gestión de riesgos de contratos (CRMS), sea más dinámico y receptivo.
Los términos de estos contratos de gasto de capital implican necesariamente suposiciones al inicio del proceso y es probable que cambien a lo largo del ciclo de vida del proyecto . Por esta razón, el CRMS debe ser capaz de registrar un único caso de cambios acordados en los términos del contrato e incorporar estos cambios de forma auditable y legalmente sólida. Con múltiples tomadores de decisiones involucrados, CRMS también debería hacer que la rendición de cuentas sea más transparente y permitir decisiones más rápidas sobre las propuestas de variación.
El software de gestión de contratos que utiliza inteligencia artificial (IA) puede identificar tipos de contratos basándose en el reconocimiento de patrones. El software de contratación de IA entrena su algoritmo en un conjunto de datos del contrato para reconocer patrones y extraer variables como cláusulas, fechas y partes. También ofrece capacidades de predicción simples, al clasificar un gran volumen de contratos y marcar contratos individuales según criterios específicos. El software de IA actual también puede leer contratos en múltiples formatos e idiomas, extraer datos de contratos y proporcionar análisis . Puede reducir el riesgo de error humano en la redacción y revisión de contratos. [7]