La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es la gestión proactiva y metódica de un contrato desde su inicio hasta su adjudicación, cumplimiento y renovación. La implementación de CLM puede generar mejoras significativas en ahorro de costos y eficiencia. [1] Comprender CLA y utilizar software de gestión del ciclo de vida de los contratos para automatizar los procesos de CLM puede ayudar a limitar la responsabilidad organizacional y mejorar el cumplimiento de los requisitos legales .
Etapas
Cada contrato consta de muchas fases diferentes: sin importar el tamaño o la importancia de cada documento en particular, todos deben pasar por cada etapa para completarse correctamente. Además de la formación de los contratos, la gestión del ciclo de vida de los contratos se ocupa de los procesos posteriores a la firma o ejecución del contrato, como garantizar que las partes cumplan con sus obligaciones contractuales, el cumplimiento continuo y la resolución de disputas. [2]
Las etapas del proceso de gestión del ciclo de vida del contrato incluyen:
- Solicitudes : el inicio de cada contrato implica la solicitud propiamente dicha. Esta es la fase en la que las partes involucradas reúnen toda la información y los datos relevantes que necesitan para crear un contrato que funcione para ambas partes. La etapa de solicitud es posiblemente una de las etapas más importantes del ciclo de vida del contrato y puede llevar algún tiempo según quién esté involucrado.
- Redacción : esta es la etapa en la que el contrato se redacta. Ambas partes ponen por escrito sus términos y "consolidan" sus cláusulas y la información pertinente relacionada con sus obligaciones contractuales.
- Negociaciones : las etapas de negociación son aquellas en las que ambas partes continúan negociando parámetros específicos del contrato; es la etapa que precede directamente a la aprobación final. Las negociaciones pueden ser muy rápidas o prolongadas; depende totalmente del método de negociación, las partes involucradas, la escala del contrato, cuántas personas están involucradas, etc. El uso de software de gestión del ciclo de vida de los contratos puede reducir drásticamente la cantidad de tiempo dedicado a la fase de negociación.
- Aprobación : una vez que ambas partes hayan acordado los distintos términos, cláusulas y fechas relacionados con el contrato en cuestión, ahora se puede aprobar. Es posible que los jefes de departamento, los ejecutivos y los "superiores" deban participar en esta fase del contrato para garantizar que todo esté como debe ser. Una vez que el contrato obtenga la aprobación de los departamentos y/o el personal pertinentes, se podrá firmar.
- Firma - En la fase de firma, el contrato es firmado por quien debe firmarlo para que sea oficial (cada empresa es única en cuanto a quién firma el contrato) . Si se utiliza un software de gestión del ciclo de vida de los contratos, la etapa de firma se puede realizar de forma electrónica a través de Internet, lo que reduce drásticamente el tiempo que lleva esta etapa.
- Obligación - Cada parte y personal involucrado tendrá su propio conjunto de responsabilidades y obligaciones relacionadas con el contrato específico.
- Cumplimiento : el cumplimiento significa que todas las partes involucradas y el personal cumplen con sus diversas obligaciones. Sin un sistema adecuado o un software de gestión del ciclo de vida de los contratos, puede resultar difícil realizar un seguimiento del cumplimiento y esto puede derivar en ramificaciones legales, cargos por pagos atrasados, cuellos de botella y otros riesgos comerciales.
- Renovación : cuando un documento vence (o está próximo a vencer), el contrato debe renovarse y renegociarse. El software de gestión del ciclo de vida de los contratos permite a las empresas realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento y las próximas renovaciones.
Referencias
- ^ "Los beneficios de la gestión del ciclo de vida de los contratos/CLM". Villanova University. Archivado desde el original el 30 de mayo de 2012. Consultado el 8 de junio de 2012 .
- ^ G2.com, Inc. Mejor software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM), actualizado en julio de 2023, consultado el 28 de agosto de 2023
