El software de contabilidad es un programa informático que mantiene libros de cuentas en las computadoras, incluido el registro de transacciones y saldos de cuentas. Puede que dependa del pensamiento virtual. Dependiendo del propósito, el software puede gestionar presupuestos, realizar tareas de contabilidad para múltiples monedas, realizar gestión de nóminas y relaciones con los clientes y preparar informes financieros. [ cita necesaria ] El trabajo para implementar funciones contables en las computadoras se remonta a los primeros días del procesamiento electrónico de datos. [1] Con el tiempo, el software de contabilidad ha revolucionado desde respaldar operaciones contables básicas hasta realizar contabilidad en tiempo real y respaldar el procesamiento y la presentación de informes financieros. [2] El software de contabilidad en la nube se introdujo por primera vez en 2011 y permitió realizar todas las funciones contables a través de Internet.
El software de contabilidad generalmente se compone de varios módulos, con diferentes secciones que tratan áreas particulares de la contabilidad . Entre los más comunes se encuentran:
Tenga en cuenta que los proveedores pueden utilizar nombres diferentes para estos módulos.
En muchos casos, la implementación (es decir, la instalación y configuración del sistema en el cliente) puede ser una consideración mayor que el software real elegido cuando se trata del costo total de propiedad de la empresa. La mayoría de las aplicaciones del mercado medio y de mayor tamaño se venden exclusivamente a través de revendedores, desarrolladores y consultores. Esas organizaciones generalmente cobran una tarifa de licencia al proveedor de software y luego cobran al cliente por los servicios de instalación, personalización y soporte. Normalmente, los clientes pueden contar con pagar aproximadamente entre el 50% y el 200% del precio del software en honorarios de implementación y consultoría. [ cita necesaria ] [3]
Otras organizaciones venden, consultan y brindan soporte a los clientes directamente, eliminando al revendedor. El software de contabilidad proporciona muchos beneficios, como acelerar el proceso de recuperación de información , brindar eficiencia en el proceso de conciliación bancaria , preparar automáticamente el IMPUESTO sobre el valor agregado (IVA) / IMPUESTO sobre bienes y servicios (GST) y, quizás lo más importante, brindar la oportunidad de ver el Estado en tiempo real de la situación financiera de la empresa. [ cita necesaria ]
El software de contabilidad personal tiene un diseño simple y se utiliza principalmente para individuos. Algunas actividades que admite son transacciones contables de tipo cuentas por pagar , gestión de presupuestos y conciliación de cuentas simple. Es relativamente económico en comparación con otras opciones contables. Uno de los usos más comunes del software de contabilidad personal es la preparación de impuestos. Este software se utiliza para presentar declaraciones de impuestos en un formato adecuado ante el Servicio de Impuestos Internos. Un ejemplo de este tipo de software sería TurboTax. [4]
En el extremo inferior de los mercados empresariales , las aplicaciones de software económicas permiten realizar la mayoría de las funciones generales de contabilidad empresarial. Los proveedores suelen atender a un único mercado nacional, mientras que los proveedores más grandes ofrecen soluciones separadas en cada mercado nacional.
Muchos de los productos de gama baja se caracterizan por ser productos de " entrada única ", a diferencia de los sistemas de entrada doble que se ven en muchas empresas. Algunos productos tienen una funcionalidad considerable pero no se consideran compatibles con GAAP o IFRS / FASB . Algunos sistemas de gama baja no tienen seguridad ni pistas de auditoría adecuadas.
El mercado medio cubre una amplia gama de software empresarial que puede ser capaz de satisfacer las necesidades de múltiples normas contables nacionales y permitir la contabilidad en múltiples monedas .
Además de las funciones de contabilidad general, el software puede incluir sistemas de información de gestión integrados o complementarios, y puede estar orientado a uno o más mercados, por ejemplo con módulos de contabilidad de proyectos integrados o complementarios .
Las aplicaciones de software en este mercado suelen incluir las siguientes características:
El software de contabilidad para grandes organizaciones era típicamente competencia de las computadoras centrales . Las organizaciones podrían desarrollar su propio software, modelando sus procesos financieros internos, o comprar un paquete comercial y adaptarlo a sus necesidades. En las décadas de 1970 y 1980, algunas de las empresas de software que fabricaban paquetes de contabilidad para el mercado de mainframes de IBM eran Management Science America , McCormack & Dodge , Walker Interactive Products , Informatics General y Cullinet Software . [5] [6]
Con el tiempo, el software de contabilidad empresarial más complejo y costoso pasó a formar parte con frecuencia de un amplio conjunto de software conocido como software de planificación de recursos empresariales (ERP). Estas aplicaciones suelen tener un período de implementación muy largo, a menudo superior a seis meses. En muchos casos, estas aplicaciones son simplemente un conjunto de funciones que requieren una importante integración, configuración y personalización para siquiera empezar a parecerse a un sistema de contabilidad.
En la actualidad, hay muchos programas de contabilidad gratuitos de código abierto y de alta gama disponibles en línea cuyo objetivo es cambiar la dinámica del mercado [ cita requerida ] . La mayoría de estas soluciones de software están basadas en la web.
La ventaja de una solución de alta gama es que estos sistemas están diseñados para respaldar procesos específicos de cada empresa, ya que son altamente personalizables y pueden adaptarse a los requisitos comerciales exactos. Esto suele tener un coste significativo en términos de dinero y tiempo de implementación.
A medida que la tecnología mejora, los proveedores de software han podido ofrecer software cada vez más avanzado a precios más bajos. Este software es adecuado para empresas en múltiples etapas de crecimiento. Muchas de las características del software de gama media y alta (incluida la personalización avanzada y bases de datos extremadamente escalables) son necesarias incluso para las pequeñas empresas cuando abren múltiples ubicaciones o crecen en tamaño. Además, con cada vez más empresas expandiéndose en el extranjero o permitiendo que los trabajadores trabajen desde casa, muchos clientes más pequeños tienen la necesidad de conectar varias ubicaciones. Sus opciones son emplear software como servicio u otra aplicación que les ofrezca accesibilidad similar desde múltiples ubicaciones a través de Internet.
Con la llegada de computadoras y conexiones a Internet más rápidas, las empresas de software de contabilidad han podido crear software de contabilidad que se paga con un cargo mensual recurrente en lugar de una tarifa de licencia inicial mayor (software como servicio, SaaS ). La tasa de adopción de este nuevo modelo de negocio ha aumentado constantemente hasta el punto en que los jugadores tradicionales se han visto obligados a lanzar sus propias versiones en línea.
El software de contabilidad en la nube es donde se puede acceder a la información financiera desde cualquier dispositivo conectado a Internet en cualquier momento, aunque los datos financieros en sí estén ubicados en una computadora centralizada. Esto se diferencia del software de contabilidad más tradicional en que está restringido a una determinada computadora o sistema de computadoras y no se puede acceder fácilmente a la información contable desde otros dispositivos. Algunas de las razones por las que los usuarios prefieren el software de contabilidad en la nube es que no hay necesidad de preocuparse por el mantenimiento o las actualizaciones del sistema de hardware, puede reducir los costos generales y el hecho de que un usuario puede obtener acceso desde múltiples ubicaciones. Una de las principales razones por las que no se utiliza el software de contabilidad en la nube es la amenaza a la seguridad de los datos. [7]
La privacidad en la computación en la nube está en constante riesgo de divulgación cuando está en posesión de un tercero. Los factores que generan desconfianza en la privacidad incluyen la falta de autorización, la imprevisibilidad y la inconformidad. Las amenazas a la seguridad varían según los diferentes entornos e interacciones de la nube y pueden causar riesgos importantes que deben considerarse específicos de ese origen. La desautorización es una amenaza que surge de permitir que organizaciones de terceros manejen los datos de un individuo y que el usuario no tenga control total. La falta de control del usuario es el efecto de mantener los datos en la nube, a diferencia del propio host local, y aumenta el nivel de imprevisibilidad del usuario. La complejidad legislativa afecta la computación en la nube en el lugar donde se almacenan los datos y las leyes que deben seguir los datos en esa ubicación o ubicaciones. Si bien la computación en la nube y los entornos de TI tradicionales pueden plantear diferentes problemas de privacidad, los controles de seguridad son generalmente similares. [8]
