El software de contabilidad es un programa informático que mantiene libros de contabilidad en computadoras, incluido el registro de transacciones y saldos de cuentas. Puede depender del pensamiento virtual. Dependiendo del propósito, el software puede administrar presupuestos, realizar tareas de contabilidad para múltiples monedas, realizar nóminas y gestión de relaciones con los clientes y preparar informes financieros. [ cita requerida ] El trabajo para implementar funciones de contabilidad en computadoras se remonta a los primeros días del procesamiento electrónico de datos. [1] Con el tiempo, el software de contabilidad ha revolucionado desde respaldar operaciones contables básicas hasta realizar contabilidad en tiempo real y respaldar el procesamiento y la presentación de informes financieros. [2] El software de contabilidad en la nube se introdujo por primera vez en 2011 y permitió el desempeño de todas las funciones contables a través de Internet.
El software de contabilidad suele estar compuesto por varios módulos, con diferentes secciones que tratan áreas específicas de la contabilidad . Entre los más comunes se encuentran:
Tenga en cuenta que los proveedores pueden utilizar nombres diferentes para estos módulos.
En muchos casos, la implementación (es decir, la instalación y configuración del sistema en el cliente) puede ser una consideración más importante que el software elegido en sí cuando se trata del costo total de propiedad para la empresa. La mayoría de las aplicaciones de mercado medio y grande se venden exclusivamente a través de revendedores, desarrolladores y consultores. Esas organizaciones generalmente transfieren una tarifa de licencia al proveedor de software y luego cobran al cliente por los servicios de instalación, personalización y soporte. Los clientes normalmente pueden contar con pagar aproximadamente entre el 50 y el 200% del precio del software en honorarios de implementación y consultoría. [ cita requerida ] [3]
Otras organizaciones venden, consultan y brindan soporte a los clientes directamente, eliminando al revendedor. El software de contabilidad ofrece muchos beneficios, como acelerar el proceso de recuperación de información , aportar eficiencia al proceso de conciliación bancaria , preparar automáticamente el IVA y el IVA y , quizás lo más importante, brindar la oportunidad de ver el estado de la posición financiera de la empresa en tiempo real. [ cita requerida ]
El software de contabilidad personal tiene un diseño sencillo y se utiliza principalmente para particulares. Algunas de las actividades que admite son las transacciones contables de tipo cuentas por pagar , la gestión de presupuestos y la conciliación de cuentas sencilla. Es relativamente económico en comparación con otras opciones de contabilidad. Uno de los usos más comunes del software de contabilidad personal es la preparación de impuestos. Este software se utiliza para presentar declaraciones de impuestos en un formato adecuado para el Servicio de Impuestos Internos. Un ejemplo de este tipo de software sería TurboTax. [4]
En el extremo inferior de los mercados empresariales , el software de aplicaciones económico permite realizar la mayoría de las funciones generales de contabilidad empresarial. Los proveedores suelen prestar servicios a un único mercado nacional, mientras que los proveedores más grandes ofrecen soluciones independientes en cada mercado nacional.
Muchos de los productos de gama baja se caracterizan por ser productos de " entrada única ", a diferencia de los sistemas de entrada doble que se observan en muchas empresas. Algunos productos tienen una funcionalidad considerable, pero no se consideran compatibles con los PCGA o las NIIF / FASB . Algunos sistemas de gama baja no tienen la seguridad adecuada ni registros de auditoría.
El mercado medio cubre una amplia gama de software empresarial que puede ser capaz de satisfacer las necesidades de múltiples estándares de contabilidad nacionales y permitir la contabilidad en múltiples monedas .
Además de las funciones de contabilidad general, el software puede incluir sistemas de información de gestión integrados o complementarios , y puede estar orientado a uno o más mercados, por ejemplo, con módulos de contabilidad de proyectos integrados o complementarios .
Las aplicaciones de software en este mercado generalmente incluyen las siguientes características:
El software de contabilidad para grandes organizaciones era, por lo general, el dominio de los ordenadores mainframe . Las organizaciones podían desarrollar su propio software, modelando sus procesos financieros internos, o comprar un paquete comercial y adaptarlo a sus necesidades. En los años 1970 y 1980, algunas de las empresas de software que fabricaban paquetes de contabilidad para el mercado de mainframes de IBM eran Management Science America , McCormack & Dodge , Walker Interactive Products , Informatics General y Cullinet Software . [5] [6]
Con el tiempo, el software de contabilidad empresarial más complejo y costoso pasó a formar parte de un conjunto más amplio de software, conocido como software de planificación de recursos empresariales (ERP). Estas aplicaciones suelen tener un período de implementación muy largo, a menudo superior a seis meses. En muchos casos, estas aplicaciones son simplemente un conjunto de funciones que requieren una importante integración, configuración y personalización para empezar a parecerse siquiera a un sistema de contabilidad.
En la actualidad, se encuentran disponibles en Internet muchos programas de contabilidad gratuitos de código abierto de alta gama cuyo objetivo es cambiar la dinámica del mercado [ cita requerida ] . La mayoría de estas soluciones de software están basadas en la Web.
La ventaja de una solución de alta gama es que estos sistemas están diseñados para respaldar procesos específicos de cada empresa, ya que son altamente personalizables y se pueden adaptar a los requisitos comerciales exactos. Esto suele tener un costo significativo en términos de dinero y tiempo de implementación.
A medida que la tecnología mejora, los proveedores de software han podido ofrecer software cada vez más avanzado a precios más bajos. Este software es adecuado para empresas en múltiples etapas de crecimiento. Muchas de las características del software de gama media y alta (incluida la personalización avanzada y las bases de datos extremadamente escalables) son necesarias incluso para las pequeñas empresas que abren varias ubicaciones o crecen en tamaño. Además, dado que cada vez más empresas se expanden al extranjero o permiten que los trabajadores trabajen desde casa, muchos clientes más pequeños tienen la necesidad de conectar varias ubicaciones. Sus opciones son emplear software como servicio u otra aplicación que les ofrezca una accesibilidad similar desde varias ubicaciones a través de Internet.
Con la llegada de computadoras más veloces y conexiones a Internet, las empresas de software de contabilidad han podido crear software de contabilidad que se paga mediante un cargo recurrente mensual en lugar de una tarifa de licencia inicial más alta (software como servicio, SaaS ). La tasa de adopción de este nuevo modelo de negocios ha aumentado de manera constante hasta el punto en que los actores tradicionales se han visto obligados a lanzar sus propias versiones en línea.
El software de contabilidad en la nube permite acceder a la información financiera desde cualquier dispositivo conectado a Internet en cualquier momento, aunque los datos financieros se encuentren en una computadora centralizada. Esto difiere del software de contabilidad más tradicional, ya que está restringido a una determinada computadora o sistema de computadoras y no se puede acceder fácilmente a la información contable desde otros dispositivos. Algunas de las razones por las que los usuarios prefieren el software de contabilidad en la nube es que no hay necesidad de preocuparse por el mantenimiento o las actualizaciones del sistema de hardware, puede reducir los costos generales y un usuario puede obtener acceso desde múltiples ubicaciones. Una de las principales razones por las que no se utiliza el software de contabilidad en la nube es la amenaza a la seguridad de los datos. [7]
La privacidad en la computación en la nube está en constante riesgo de divulgación cuando está en posesión de un tercero. Los factores que dan lugar a la desconfianza en la privacidad incluyen la falta de autorización, la imprevisibilidad y la falta de conformidad. Las amenazas a la seguridad varían según los diferentes entornos e interacciones en la nube y pueden causar riesgos significativos que deben considerarse específicos de ese origen. La falta de autorización es una amenaza que surge de permitir que organizaciones de terceros gestionen los datos de un individuo y el usuario no tenga el control total. La falta de control del usuario es el efecto de mantener los datos en la nube, en lugar de en el propio host local, y aumenta el nivel de imprevisibilidad del usuario. La complejidad legislativa afecta a la computación en la nube en cuanto a dónde se almacenan los datos y las leyes que deben cumplir los datos en esa ubicación o ubicaciones. Si bien la computación en la nube y los entornos de TI tradicionales pueden plantear diferentes problemas de privacidad, los controles de seguridad son generalmente similares. [8]
