stringtranslate.com

Sistema de gestión documental

Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es generalmente un sistema informático que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y administrar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen un seguimiento del historial donde se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se lo considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la digitalización de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .

Historia

Aunque muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos almacenan los documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados ​​en la web están empezando a almacenar el contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados ​​en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante editores basados ​​en navegador o mediante la importación y conversión de contenido que no sea HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más sencillo, ya que la mayoría de los motores de búsqueda tratan con HTML de forma nativa. Se requiere un DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea ligeramente más complicado.

Las capacidades de búsqueda, incluidas las consultas booleanas , el análisis de clústeres y la derivación [2], se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se han acostumbrado a buscar en Internet y pasan menos tiempo organizando su contenido.

Componentes

Los sistemas de gestión de documentos suelen ofrecer funciones de almacenamiento, control de versiones, metadatos, seguridad, así como de indexación y recuperación. A continuación, se incluye una descripción de estos componentes:

Normalización

Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos particulares que se utilizan en su campo particular. A continuación se incluye una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. [19] [20] La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. [21]

Control de documentos

Las regulaciones gubernamentales generalmente requieren que las empresas que trabajan en ciertas industrias controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos estrictamente. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: 8va Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de sangre, células humanas y productos tisulares (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). [22] Algunas industrias trabajan con requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen para privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Los ejemplos incluyen información de salud protegida (PHI) como lo requiere HIPAA o documentos de proyectos de construcción requeridos para períodos de garantía. Un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información organizacionales en períodos de mediano a largo plazo. [23]

Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos (como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas) proporcionan evidencia de que los documentos están bajo control. El incumplimiento puede provocar multas, la pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.

El control de documentos incluye: [24]

Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costos de cumplimiento de una organización junto con funciones relacionadas, como un oficial de protección de datos y una auditoría interna .

DM integrado

La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, conservar, entregar y eliminar "documentos" en toda la empresa. En este contexto, los "documentos" son cualquiera de los innumerables activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeo.

Software de gestión de documentos

Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de gestión de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, el seguimiento y la edición de la información almacenada. El software de gestión de documentos es un gabinete electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos en papel y digitales. [25] El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel con archivos digitales y almacenarlos en un solo centro después de escanearlos y de importar los formatos digitales . [26] Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno "a prueba de fallos" para salvaguardar todos los documentos y datos. [27] En la industria de la construcción pesada específicamente, el software de gestión de documentos permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura los documentos de los proyectos a los que están asignados desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a agilizar las operaciones diarias. [28]

Véase también

Referencias

  1. ^ Sistema de gestión de políticas Archivado el 29 de octubre de 2011 en Wayback Machine.
  2. ^ Stemming: Facilitar la búsqueda Archivado el 11 de enero de 2012 en Wayback Machine.
  3. ^ Parsons, M. (2004). Gestión eficaz del conocimiento para despachos de abogados. Oxford University Press. pág. 234. ISBN 9780195169683. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  4. ^ Shivakumar, SK (2016). Gestión de contenido y búsqueda empresarial para la creación de plataformas digitales. John Wiley & Sons. pág. 93. ISBN 9781119206828. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  5. ^ ab Fletcher, AN; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Gestión del flujo de trabajo con SAP WebFlow: un manual práctico. Springer Science & Business Media. págs. 15-16. ISBN 9783540404033. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  6. ^ Webber, M.; Webber, L. (2016). Gobernanza de TI: políticas y procedimientos. Wolters Kluwer. pp. 41–4. ISBN 9781454871323. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  7. ^ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT) . Departamento de Transporte de Arizona. p. 158. Las reglas de validación de datos deben estar integradas en el formulario en sí, en lugar de realizarse en un entorno de posprocesamiento. Esto proporciona al usuario una experiencia interactiva en tiempo real. A menudo, la validación de datos requiere una búsqueda en la base de datos. Las reglas deben permitir esta consulta a la base de datos, proporcionando al usuario opciones en tiempo real basadas en los resultados de la consulta.
  8. ^ Morley, D.; Parker, CS (2014). Comprensión de las computadoras: hoy y mañana, integral. Cengage Learning. págs. 558–559. ISBN 9781285767277. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  9. ^ abc Meurant, G. (2012). Introducción a los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Academic Press. pág. 120. ISBN 9780323140621. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  10. ^ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementación de TI en la construcción. Routledge. pág. 130. ISBN 9781134198986. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  11. ^ Skipper, SL (2015). Cómo establecer un sistema de control de documentos para cumplir con las normas ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 y los requisitos de la FDA. ASQ Quality Press. pág. 156. ISBN 9780873899178. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  12. ^ Austerberry, D. (2012). Gestión de activos digitales. CRC Press. pp. 27-28. ISBN 9781136033629. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  13. ^ ab Austerberry, D. (2012). Gestión de activos digitales. CRC Press. pág. 30. ISBN 9781136033629. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  14. ^ White, M. (2012). Búsqueda empresarial. O'Reilly Media, Inc., págs. 73-74. ISBN 9781449330408. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  15. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.140.40: Publicación». Archivado desde el original el 6 de junio de 2011. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  16. ^ Organización Internacional de Normalización. «35.240.30: Aplicaciones de TI en información, documentación y publicación». Archivado desde el original el 6 de junio de 2011. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  17. ^ OnSphere Corporation. "Gestión de documentos SOP en entornos validados" (PDF) . Archivado desde el original (PDF) el 4 de septiembre de 2011. Consultado el 25 de abril de 2011 .
  18. ^ Meurant, G. (2012). Introducción a los sistemas de gestión de documentos electrónicos. Academic Press. pág. 16. ISBN 9780323140621. Recuperado el 19 de mayo de 2018 .
  19. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.140.10: Escritura y transliteración». Archivado desde el original el 7 de julio de 2009. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  20. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.140.20: Ciencias de la información». Archivado desde el original el 5 de diciembre de 2008. Consultado el 14 de julio de 2008 .
  21. ^ Organización Internacional de Normalización. «01.110: Documentación técnica de productos». Archivado desde el original el 6 de junio de 2011. Consultado el 15 de julio de 2008 .
  22. ^ "Código de Regulaciones Federales Título 21, Parte 1271". Administración de Alimentos y Medicamentos. Archivado desde el original el 10 de octubre de 2011. Consultado el 31 de enero de 2012 .
  23. ^ Wiggins, Bob (2000). Gestión eficaz de documentos: cómo liberar el conocimiento corporativo (2.ª ed.). Gower. pág. 25. ISBN 9780566081484. Archivado desde el original el 13 de enero de 2018 . Consultado el 9 de abril de 2016 . A nivel organizacional, un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) es una forma de determinar en términos generales qué sistemas de información debería tener una organización implementados en el mediano y largo plazo (normalmente alrededor de tres a cinco años [...]).
  24. ^ "¿Qué es el control de documentos?". isoTracker . Consultado el 9 de noviembre de 2023 .
  25. ^ "Sistemas de gestión de documentos: guía del comprador". Archivado desde el original el 10 de enero de 2017 . Consultado el 10 de enero de 2017 .
  26. ^ Chaouni, Mamoun (5 de febrero de 2015). "7 ventajas poderosas de usar un sistema de gestión de documentos" Archivado el 10 de enero de 2017 en Wayback Machine.
  27. ^ ash-conversions (13 de febrero de 2020). "Beneficios de un sistema de gestión de documentos y 9 aspectos a tener en cuenta". Ash Conversions International . Consultado el 7 de mayo de 2020 .
  28. ^ "Software de gestión documental para la construcción". HCSS . 15 de diciembre de 2021 . Consultado el 7 de junio de 2022 .

Enlaces externos