Los registros públicos son documentos o piezas de información que no se consideran confidenciales y generalmente pertenecen a la conducta del gobierno.
Dependiendo de la jurisdicción, los ejemplos de registros públicos incluyen información relacionada con nacimientos, defunciones, matrimonios y transacciones documentadas con agencias gubernamentales.
Se han estudiado actitudes y expectativas sobre qué información debe hacerse pública. [1]
Desde las primeras sociedades organizadas , con impuestos , disputas, etc., se han necesitado registros de algún tipo. En la antigua Babilonia los registros se guardaban en escritura cuneiforme en tablillas de arcilla. En el imperio inca de América del Sur , que no tenía escritura, los registros se llevaban mediante una forma elaborada de nudos en cuerdas, quipu , cuyo significado se ha perdido.
En Europa occidental , a finales de la Edad Media, los registros públicos incluían registros censales , así como registros de nacimiento, defunción y matrimonio; un ejemplo es el Libro de Domesday de Guillermo el Conquistador de 1086 . [2] También se registraron los detalles de los acuerdos matrimoniales reales , que en realidad eran tratados internacionales . La Ley de la Oficina de Registro Público del Reino Unido, que formalizó el mantenimiento de registros mediante la creación de la Oficina de Registro Público , se aprobó en 1838. [3]
Aunque los registros públicos son registros de asuntos públicos, no necesariamente están disponibles sin restricciones, aunque la legislación sobre libertad de información (FOI) que se ha introducido gradualmente en muchas jurisdicciones desde la década de 1960 ha facilitado el acceso. Cada gobierno tiene políticas y regulaciones que rigen la disponibilidad de la información contenida en los registros públicos. Una restricción común es que los datos sobre una persona normalmente no están disponibles para otros; por ejemplo, la Ley de Registros Públicos de California (PRA) establece que "salvo ciertas excepciones explícitas, la información personal mantenida sobre un individuo no puede divulgarse sin el consentimiento de la persona". [4] Por ejemplo, en California , cuando una pareja completa una solicitud de licencia de matrimonio , tienen la opción de marcar la casilla para saber si el matrimonio es "confidencial" (el registro se cerrará y no se abrirá al público una vez registrado). o "público" (el registro se convertirá en registro público una vez grabado). Básicamente, si el acta de matrimonio es pública, se puede solicitar una copia del acta al condado en el que se produjo el matrimonio. [5] [ enlace muerto ]
En el Reino Unido, los documentos del Gabinete estaban sujetos a la regla de los treinta años : hasta la introducción de la legislación sobre libertad de información, los documentos del Gabinete no estaban disponibles durante treinta años; cierta información podría permanecer oculta por más tiempo. A partir de 2011, [actualizar]la norma todavía se aplica a cierta información, como las actas de las reuniones del Gabinete.
Algunas empresas brindan acceso, mediante una tarifa, a muchos registros públicos disponibles en Internet. Muchos de ellos se especializan en tipos particulares de información, mientras que algunos ofrecen acceso a diferentes tipos de registros, generalmente a profesionales en diversos campos. Algunas empresas venden software con la promesa de acceso ilimitado a registros públicos, pero es posible que no proporcionen más que información básica sobre cómo acceder a sitios web públicos ya disponibles y generalmente gratuitos. [6]
Cada año, los medios de comunicación, grupos cívicos, bibliotecas, organizaciones sin fines de lucro, escuelas y otros grupos interesados patrocinan la "Semana del Sol". La Semana del Sol tiene lugar a mediados de marzo, coincidiendo con el cumpleaños de James Madison y el Día Nacional de la Libertad de Información el día 16. [7] El propósito de la semana es resaltar la idea de que "el gobierno funciona mejor cuando opera abiertamente". [8]
En muchos estados, las legislaturas estatales suelen estar exentas de las leyes de registros públicos que se aplican a los funcionarios ejecutivos estatales y locales. En 2016, Associated Press solicitó los correos electrónicos y los horarios diarios de los líderes legislativos estatales (presidentes de las cámaras estatales y presidentes de los senados estatales) en los 50 estados; una mayoría negó la solicitud. [9]
De particular importancia fue la evolución del derecho del common law "a acceder a los expedientes judiciales para inspeccionarlos y copiarlos". La expectativa inherente al derecho de acceso a los registros judiciales del derecho consuetudinario es que cualquier persona pueda acudir a la oficina del secretario del tribunal durante el horario laboral y solicitar inspeccionar los registros judiciales, con acceso casi instantáneo. Ese derecho es una salvaguardia fundamental de la integridad de los tribunales. Cualquier decisión de ocultar registros judiciales requiere una orden de sellado. El derecho a acceder a los expedientes judiciales también es fundamental para la libertad: no existe forma concebible de ejercer el derecho de Habeas Corpus, considerado por el difunto juez Brennan como "la piedra angular" de la Constitución de los Estados Unidos, sin acceso a los expedientes judiciales como registros públicos. [ cita necesaria ]
En los Estados Unidos, el derecho consuetudinario a "acceder a los registros judiciales para inspeccionarlos y copiarlos" fue reafirmado por la Corte Suprema de los Estados Unidos en Nixon contra Warner Communications, Inc (1978), donde el tribunal encontró varias partes del derecho a acceder a los registros judiciales. como inherente a las Enmiendas Primera, Cuarta, Sexta y Decimocuarta. En los Estados Unidos, el acceso a los registros judiciales se rige por los derechos civiles de las enmiendas a la Constitución de los Estados Unidos, no por la Ley de Libertad de Información.
A medida que los registros judiciales se vuelven cada vez más accesibles en línea, la preocupación por el debilitamiento de la información privada se ha convertido en un problema importante. En el pasado, para obtener registros judiciales era necesario que las personas acudieran físicamente a un juzgado y solicitaran documentos. Sin embargo, con la relativa facilidad con la que ahora las personas pueden acceder a estos registros, la información altamente confidencial (es decir, nombres de víctimas, números de seguro social, etc.) corre el riesgo de ser explotada públicamente. [10]
El acceso a los registros públicos nacionales de EE. UU. se rige por la Ley de Libertad de Información (FOIA). Las agencias federales pueden rechazar las solicitudes de acceso a registros de conformidad con la FOIA si la información solicitada está sujeta a exención, o si alguna información puede ser redactada (eliminada).
Además de la FOIA nacional, todos los estados tienen algún tipo de legislación sobre la FOI . Por ejemplo, Colorado tiene la Ley de Registros Abiertos de Colorado (CORA); [11] en Nueva Jersey la ley se conoce como Ley de Registros Públicos Abiertos (OPRA). [12]
Existen muchos grados de accesibilidad a los registros públicos entre estados, algunos hacen que sea bastante fácil solicitar y recibir documentos, y otros con muchas exenciones y categorías restringidas de documentos. Un estado que responde bastante a las solicitudes de registros públicos es Nueva York , que utiliza el Comité de Gobierno Abierto para ayudar a los ciudadanos con sus solicitudes. [13] Un estado que fue bastante restrictivo en la forma en que responden a las solicitudes de registros públicos es Pensilvania , donde la ley anteriormente presumía que todos los documentos están exentos de divulgación, a menos que se pueda demostrar lo contrario. [14] Esto fue cambiado por un proyecto de ley de 2008 que entró en vigor en 2009. [15] La Ley de Registros Públicos de California ( Código de Gobierno de California §§6250-6276.48) cubre los registros de arresto y registro de los reclusos en las cárceles del estado de California y prisiones, que no están cubiertas por los derechos de la Primera Enmienda ( libertad de expresión y de prensa ). El acceso público a los registros de arrestos y fichajes se considera una salvaguardia fundamental de la libertad. [ cita necesaria ]
Con la llegada de Internet y la era de la información, el acceso a los registros públicos en los Estados Unidos para cualquiera que desee verlos ha aumentado dramáticamente. Terceros, como la industria de los intermediarios de información, hacen uso regular de registros públicos para compilar perfiles fácilmente accesibles de millones de personas y pueden obtener ganancias del servicio de recopilación y extracción de datos.
Los datos de los registros públicos se utilizan para múltiples propósitos, como garantizar que los pagos de manutención de los hijos se realicen según lo determinado por los tribunales, [16] ayudar a las agencias de crédito a mantener datos precisos [17] y ayudar a pagar los beneficios de pensión a los jubilados. [18]
Los antecedentes penales individuales generalmente se consideran registros públicos en los Estados Unidos y a menudo se accede a ellos mediante verificaciones de antecedentes penales , pero "el acceso y el uso de la información de registros de antecedentes penales mantenida por el FBI ha sido tradicionalmente limitado y controlado en gran medida para proteger la privacidad". de las personas a quienes pertenecen los registros." [19] La Ley Federal de Informes Crediticios Justos impone "requisitos de prácticas de información justas por parte de las agencias de informes de consumidores que reportan información de registros públicos, como registros de antecedentes penales, con fines laborales", y algunas leyes estatales de protección al consumidor imponen regulaciones más restrictivas. [20]
Según el Comité de Reporteros para la Libertad de Prensa , en Estados Unidos, los registros de arrestos "generalmente están abiertos al público a menos que se refieran a una investigación activa o en curso. Algunos estados restringen la información que se puede obtener de un registro de arresto, especialmente cuando se trata de personas que nunca fueron acusadas, fueron absueltas o cuyos antecedentes fueron eliminados. Una vez más, la determinación a menudo resultará en una prueba de equilibrio que compara el interés del público en la divulgación con el interés de privacidad individual". [21] Por el contrario, los registros de custodia protectora y delincuencia juvenil están exentos de la mayoría de las leyes estatales de registros abiertos, de modo que el acceso está "limitado al menor, sus padres o tutores, u otras partes directamente involucradas en un asunto legal". [22]
A principios de 2018, los Archivos Nacionales crearon una página web, "Disposición no autorizada de registros federales", para publicar todos los casos de investigaciones sobre una posible destrucción no autorizada de registros. [23]
