Una intranet es una red informática para compartir información, facilitar la comunicación, herramientas de colaboración, sistemas operativos y otros servicios informáticos dentro de una organización, generalmente excluyendo el acceso de personas externas. [1] El término se utiliza en contraste con las redes públicas, como Internet , pero utiliza la misma tecnología basada en el conjunto de protocolos de Internet . [2]
Una intranet para toda la organización puede constituir un punto focal importante de comunicación y colaboración interna y proporcionar un punto de partida único para acceder a recursos internos y externos. En su forma más simple, una intranet se establece con tecnologías para redes de área local (LAN) y redes de área amplia (WAN). [3] [4] [5] Muchas intranets modernas tienen motores de búsqueda , perfiles de usuario, blogs, aplicaciones móviles con notificaciones y planificación de eventos dentro de su infraestructura.
A veces se contrasta una intranet con una extranet . Si bien una intranet generalmente está restringida a los empleados de la organización, los clientes, proveedores u otras partes aprobadas también pueden acceder a las extranets. [6] Las extranets extienden una red privada a Internet con disposiciones especiales para autenticación, autorización y contabilidad ( protocolo AAA ).
Las intranets se utilizan cada vez más para ofrecer herramientas, por ejemplo de colaboración (para facilitar el trabajo en grupos y las teleconferencias) o directorios corporativos, herramientas de gestión de ventas y relaciones con los clientes , gestión de proyectos , etc.
Las intranets también se están utilizando como plataformas de cambio de cultura corporativa. Por ejemplo, un gran número de empleados discutiendo temas clave en una aplicación de foro de intranet podría generar nuevas ideas en gestión, productividad, calidad y otros temas corporativos.
En las intranets grandes, el tráfico del sitio web suele ser similar al tráfico del sitio web público y se puede comprender mejor mediante el uso de software de métricas web para realizar un seguimiento de la actividad general. Las encuestas a los usuarios también mejoran la eficacia del sitio web de la intranet.
Las empresas más grandes permiten a los usuarios de su intranet acceder a Internet pública a través de servidores firewall. Tienen la capacidad de filtrar los mensajes que van y vienen, manteniendo intacta la seguridad. Cuando parte de una intranet se hace accesible a los clientes y otras personas ajenas a la empresa, se convierte en parte de una extranet . Las empresas pueden enviar mensajes privados a través de la red pública, utilizando cifrado/descifrado especial y otras medidas de seguridad para conectar una parte de su intranet con otra.
Los equipos de experiencia de usuario, edición y tecnología de Intranet trabajan juntos para producir sitios internos. Por lo general, las intranets son administradas por los departamentos de comunicaciones, recursos humanos o CIO de grandes organizaciones, o alguna combinación de estos.
Debido al alcance y la variedad del contenido y la cantidad de interfaces del sistema, las intranets de muchas organizaciones son mucho más complejas que sus respectivos sitios web públicos. Las intranets y su uso están creciendo rápidamente. Según el Intranet Design Annual 2007 de Nielsen Norman Group , el número de páginas en las intranets de los participantes promedió 200.000 entre 2001 y 2003 y aumentó a un promedio de 6 millones de páginas entre 2005 y 2007. [7]
Productividad de la fuerza laboral : las intranets pueden ayudar a los usuarios a localizar y ver información más rápidamente y a utilizar aplicaciones relevantes para sus funciones y responsabilidades. Con la ayuda de una interfaz de navegador web , los usuarios pueden acceder a los datos contenidos en cualquier base de datos que la organización desee poner a disposición, en cualquier momento y, sujeto a disposiciones de seguridad, desde cualquier lugar dentro de las estaciones de trabajo de la empresa, lo que aumenta la capacidad de los empleados para realizar su trabajo más rápido y con mayor rapidez. con precisión y con la confianza de que tienen la información correcta. También ayuda a mejorar los servicios prestados a los usuarios.
Tiempo : las intranets permiten a las organizaciones distribuir información a los empleados según sea necesario ; Los empleados pueden vincular información relevante cuando les convenga, en lugar de distraerse indiscriminadamente con el correo electrónico.
Comunicación : Las intranets pueden servir como poderosas herramientas de comunicación dentro de una organización, iniciativas verticalmente estratégicas que tienen un alcance global en toda la organización. El tipo de información que se puede transmitir fácilmente es el propósito de la iniciativa y lo que ésta pretende lograr, quién impulsa la iniciativa, los resultados logrados hasta la fecha y con quién hablar para obtener más información. Al proporcionar esta información en la intranet, el personal tiene la oportunidad de mantenerse actualizado con el enfoque estratégico de la organización. Algunos ejemplos de comunicación serían el chat, el correo electrónico y/o los blogs. Un gran ejemplo del mundo real de cómo una intranet ayudó a una empresa a comunicarse es cuando Nestlé tenía varias plantas de procesamiento de alimentos en Escandinavia. Su sistema de soporte central tenía que atender varias consultas cada día. [8] Cuando Nestlé decidió invertir en una intranet, rápidamente se dieron cuenta del ahorro. McGovern dice que los ahorros derivados de la reducción de las llamadas de consulta fueron sustancialmente mayores que la inversión en la intranet.
La publicación web permite mantener y acceder fácilmente al engorroso conocimiento corporativo en toda la empresa utilizando hipermedia y tecnologías web. Los ejemplos incluyen manuales de empleados, documentos de beneficios, políticas de la empresa, estándares comerciales, fuentes de noticias e incluso capacitación, a los que se puede acceder utilizando estándares comunes de Internet ( Archivos Acrobat, archivos Flash, aplicaciones CGI). Dado que cada unidad de negocio puede actualizar la copia en línea de un documento, la versión más reciente suele estar disponible para los empleados que utilizan la intranet.
Operaciones y gestión empresarial : las intranets también se utilizan como plataforma para desarrollar e implementar aplicaciones que respalden las operaciones y decisiones empresariales en toda la empresa interconectada.
Flujo de trabajo : un término colectivo que reduce los retrasos, como la automatización de la programación de reuniones y la planificación de vacaciones.
Rentabilidad : los usuarios pueden ver información y datos a través de un navegador web en lugar de mantener documentos físicos como manuales de procedimientos, listas telefónicas internas y formularios de solicitud. Potencialmente, esto puede ahorrarle dinero a la empresa en impresión, duplicación de documentos y en el medio ambiente, así como en gastos generales de mantenimiento de documentos. Por ejemplo, la empresa de gestión de recursos humanos PeopleSoft "obtuvo importantes ahorros de costes al trasladar los procesos de recursos humanos a la intranet". [8] McGovern continúa diciendo que se encontró que el costo manual de inscripción en los beneficios era de 109,48 dólares estadounidenses por inscripción. "El cambio de este proceso a la intranet redujo el costo por inscripción a $21,79; un ahorro del 80 por ciento". Otra empresa que ahorró dinero en informes de gastos fue Cisco. "En 1996, Cisco procesó 54.000 informes y la cantidad de dólares procesados fue de 19 millones de dólares". [8]
Mejorar la colaboración : todos los usuarios autorizados pueden acceder fácilmente a la información, lo que permite el trabajo en equipo. Poder comunicarse en tiempo real a través de herramientas integradas de terceros, como una mensajería instantánea, promueve el intercambio de ideas y elimina bloqueos en la comunicación para ayudar a impulsar la productividad de una empresa. [ cita necesaria ]
Capacidad multiplataforma : hay navegadores web compatibles con estándares disponibles para Windows, Mac y UNIX.
Diseñado para una audiencia : muchas empresas dictan especificaciones informáticas que, a su vez, pueden permitir a los desarrolladores de intranet escribir aplicaciones que sólo tienen que funcionar en un navegador (sin problemas de compatibilidad entre navegadores). Poder dirigirse específicamente al "espectador" es una gran ventaja. Dado que las intranets son específicas del usuario (requieren autenticación de base de datos/red antes de acceder), los usuarios saben exactamente con quién están interactuando y pueden personalizar su intranet según su función (puesto de trabajo, departamento) o individuo ("Felicitaciones Jane, en tu tercer año con nuestra empresa!").
Promover una cultura corporativa común : cada usuario tiene la capacidad de ver la misma información dentro de la intranet.
Admite una arquitectura informática distribuida : la intranet también se puede vincular al sistema de información de gestión de una empresa, por ejemplo, un sistema de cronometraje.
Compromiso de los empleados : dado que la "participación en la toma de decisiones" es uno de los principales impulsores del compromiso de los empleados, [9] ofrecer herramientas (como foros o encuestas) que fomenten la colaboración entre pares y la participación de los empleados puede hacer que los empleados se sientan más valorados e involucrados. .
La mayoría de las organizaciones dedican recursos considerables a la planificación e implementación de su intranet, ya que es de importancia estratégica para el éxito de la organización. Parte de la planificación incluiría temas tales como determinar el propósito y los objetivos de la intranet, [10] [11] identificar personas o departamentos responsables de la implementación y gestión y diseñar planes funcionales, diseños y diseños de páginas.
El personal apropiado también garantizaría que se organizaran los cronogramas de implementación y la eliminación gradual de los sistemas existentes, al mismo tiempo que definiría e implementaría la seguridad de la intranet y garantizaría que se encuentre dentro de los límites legales y otras limitaciones. Para producir un producto final de alto valor, los planificadores de sistemas deben determinar el nivel de interactividad deseado (por ejemplo, wikis , formularios en línea).
Los planificadores también pueden considerar si la entrada de nuevos datos y la actualización de los datos existentes deben controlarse de manera centralizada o delegarse. Estas decisiones van acompañadas de consideraciones de hardware y software (como sistemas de gestión de contenidos ), cuestiones de participación (como buen gusto, acoso, confidencialidad) y características que deben admitirse. [12]
Las intranets suelen ser sitios estáticos; son una unidad compartida que sirve documentos almacenados centralmente junto con artículos o comunicaciones internas (a menudo comunicación unidireccional). Al aprovechar las empresas que se especializan en intranets "sociales", las organizaciones están empezando a pensar en cómo sus intranets pueden convertirse en un "centro de comunicación" para todo su equipo. La implementación real incluiría pasos tales como asegurar el apoyo y la financiación de la alta dirección, [13] realizar un análisis de los requisitos del negocio e identificar las necesidades de información de los usuarios.
Desde la perspectiva técnica, sería necesario realizar una instalación coordinada del servidor web y la red de acceso de los usuarios, las aplicaciones de usuario/cliente requeridas y la creación de un marco de documentos (o plantilla) para el contenido que se alojará. [14]
El usuario final debe participar en las pruebas y la promoción del uso de la intranet de la empresa, posiblemente a través de una metodología de adopción paralela o un programa piloto. A largo plazo, la empresa debería llevar a cabo mediciones y evaluaciones continuas, incluso mediante evaluaciones comparativas con otros servicios de la empresa. [15] [16]
Algunos aspectos no son estáticos.
Una estructura de intranet necesita personal clave comprometido con el mantenimiento de la intranet y el contenido actualizado. Para la retroalimentación en la intranet, en las redes sociales se puede realizar a través de un foro para que los usuarios indiquen qué quieren y qué no les gusta.
El Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea entró en vigor en mayo de 2018. Desde entonces, la protección de la privacidad de los empleados, clientes y otras partes interesadas (por ejemplo, consultores) se ha convertido cada vez más en una preocupación importante para la mayoría de las empresas (al menos, todas aquellos que tienen interés en mercados y países donde existen regulaciones para proteger la privacidad).
Una red privada empresarial es una red informática construida por una empresa para interconectar los distintos sitios de la empresa (como sitios de producción, oficinas y tiendas) con el fin de compartir recursos informáticos.
A partir de la digitalización de las redes de telecomunicaciones, iniciada en la década de 1970 en los EE. UU. por AT&T, [17] e impulsada por el crecimiento de la disponibilidad y la demanda de los sistemas informáticos, las redes empresariales se han construido durante décadas sin la necesidad de añadirles el término privado . . Las redes funcionaban a través de redes de telecomunicaciones y, en cuanto a las comunicaciones de voz, se esperaba y se ofrecía cierto grado de seguridad y secreto.
Pero con Internet en la década de 1990 llegó un nuevo tipo de red, las redes privadas virtuales , construidas sobre esta infraestructura pública, utilizando cifrado para proteger el tráfico de datos contra escuchas ilegales. Por lo tanto, las redes empresariales ahora se denominan comúnmente redes privadas empresariales para aclarar que son redes privadas, a diferencia de las redes públicas.
La red Unix de Internet e intranet proporciona una función de correo electrónico funcional en todo el mundo.
La tarea de transferencia de datos se divide en dos soluciones de red: una intranet utilizada para transferir datos entre los miembros de la formación a altas tasas de actualización para respaldar el vuelo en formación cercana y una Internet utilizada para transferir datos entre formaciones separadas a tasas de actualización más bajas.