Un portal de intranet es la puerta de enlace que unifica el acceso a la información y aplicaciones empresariales [1] en una intranet . Es una herramienta que ayuda a una empresa a gestionar sus datos, aplicaciones e información más fácilmente a través de vistas personalizadas. Algunas soluciones de portal pueden integrar aplicaciones heredadas , objetos de otros portales y manejar miles de solicitudes de usuarios. En un entorno empresarial corporativo, también se le conoce como portal empresarial .
La Intranet e Internet comparten muchos elementos y utilizan las mismas tecnologías, pero difieren fundamentalmente en sus misiones. A diferencia de Internet, la intranet opera dentro de una red privada y no necesariamente está conectada a la Web. La conectividad se produce dentro del proceso llamado mapeo de direcciones . Aquí, las direcciones de Intranet se convierten en direcciones de Internet para proporcionar la transparencia requerida y viceversa. [2]
A través del portal de intranet, la red privada puede imponer sus propias reglas locales de comportamiento [2] gracias a la instalación y mantenimiento de un mecanismo como un firewall [3] y soluciones de portal de intranet. Los navegadores de Internet no pueden conectarse al servidor detrás de él y deben comunicarse con la máquina de la puerta de enlace y cumplir con las restricciones impuestas por la puerta de enlace. [4] Solo los usuarios dentro de una organización pueden acceder a la red. Los usuarios también pueden acceder a Internet cumpliendo un conjunto de reglas locales. El alcance de la red permite que el portal de intranet funcione más rápido y con mayor rendimiento que Internet.
Las intranets corporativas comenzaron a ganar popularidad durante la década de 1990. A medida que las intranets se volvieron rápidamente más complejas, nació el concepto de portal de intranet. Hoy en día, los portales de intranet brindan capacidades de valor agregado, como administrar flujos de trabajo, aumentar la colaboración entre grupos de trabajo y permitir que los creadores de contenido publiquen su información por sí mismos.
Un ejemplo típico de una plataforma web utilizada para crear y alojar una intranet es Microsoft SharePoint , que utiliza el 46% de las organizaciones. [5] SharePoint proporciona las funciones necesarias para la colaboración, la integración y la personalización.
El portal de intranet ayuda a los empleados a tomar decisiones mejores y más informadas, que resultan de un mayor conocimiento. También ayuda a reducir costos, ahorra tiempo, aumenta la colaboración, aumenta la productividad y la eficacia.
El portal de intranet puede ayudar a los empleados a encontrar información más fácilmente y realizar mejor su trabajo, aunque pocos diseños de portal son óptimos desde el primer momento. De hecho, especialmente en empresas más pequeñas, los diseñadores pueden implementar algunas características que se encuentran en el software de portal comercial a través de medios más simples (hágalo usted mismo). La mayoría de las intranets se han vuelto completamente difíciles de manejar y presentan una experiencia de usuario muy fragmentada y confusa, sin coherencia y con poco soporte de navegación. Los portales pretenden corregir este problema presentando una puerta de entrada única a toda la información y servicios corporativos. Un beneficio de crear esta apariencia consistente es que los usuarios necesitan menos tiempo para aprender a usar el entorno. También reconocen más fácilmente dónde se encuentran en el portal y adónde pueden ir, lo que no es poca cosa cuando se navega por un gran espacio de información. Al integrar servicios y presentar fragmentos personalizados en la pantalla inicial, los portales de intranet también reducen la necesidad de que los usuarios naveguen por todas partes para obtener la información necesaria, lo que les facilita el desempeño de su trabajo. [1]
El portal de intranet es una herramienta basada en la web que permite a los usuarios crear un sitio personalizado que reúne dinámicamente las actividades de Internet y el contenido deseado en una sola página. Al proporcionar un marco contextual para la información, los portales pueden llevar la ciencia y la tecnología (Ciencia y tecnología) y el "conocimiento" organizacional al escritorio. [6]
Los portales de intranet pueden suponer un gran coste empresarial. El mantenimiento y la gestión pueden llevar mucho tiempo y ser costosos. No sólo es un costo mantener el portal en funcionamiento, sino también un costo cuando el sistema se desconecta. La mayoría de las intranets se establecen para poner todos los recursos de una organización en un solo lugar y tenerlas fuera de línea puede obligar a suspender las operaciones.
Los problemas de seguridad pueden convertirse en un problema continuo. El acceso no autorizado es una preocupación y puede resultar en que los usuarios obtengan acceso a información confidencial. La denegación de acceso puede causar problemas a los usuarios que necesitan acceso para su trabajo.
Tener todo en un solo lugar sólo es bueno si está organizado. La sobrecarga de información puede dificultar mucho la búsqueda de información, lo que reduce la productividad. [7]
Herramientas y recursos : área para que los empleados se vinculen o descarguen las aplicaciones necesarias para realizar funciones laborales. También se proporciona información para encontrar recursos internos y externos.
Servicios asociados — .
Operaciones comerciales : para brindar a los usuarios acceso a políticas y manuales comerciales importantes.
Calendario de la empresa : para brindar acceso al usuario a fechas y horas de eventos importantes de la empresa.
Punto de acceso para empleados : ubicación predeterminada de la página web principal de la empresa para que los empleados obtengan toda la información sobre la empresa.
Wiki : se puede utilizar en el entorno empresarial para la gestión del conocimiento.
Gestión del flujo de trabajo : establezca flujos de trabajo para tareas comerciales comunes, como enviar informes de gastos, presentar trámites de recursos humanos corporativos y procesos de aprobación de documentos.
Tablón de anuncios : gestionar anuncios corporativos.
Gestión de tareas : cree y actualice listas de tareas compartidas en toda la corporación.