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La gestión de colecciones implica el desarrollo, almacenamiento y preservación de bienes culturales , así como de objetos de la cultura contemporánea (incluidos el arte , la literatura , la tecnología y los documentos contemporáneos ) en museos , bibliotecas , archivos y colecciones privadas . El objetivo principal de la gestión de colecciones es satisfacer las necesidades de la declaración de misión del coleccionista individual o de la institución coleccionista [ se necesita más explicación ] , al mismo tiempo que se garantiza la seguridad y sostenibilidad a largo plazo de los objetos culturales bajo el cuidado del coleccionista. La gestión de colecciones, que consiste principalmente en las responsabilidades administrativas asociadas con el desarrollo de las colecciones, está estrechamente relacionada con el cuidado de las colecciones , que es la preservación física del patrimonio cultural. Los profesionales más influenciados por la gestión de colecciones incluyen administradores de colecciones , registradores y archiveros .
Las colecciones de bienes culturales requieren mucho cuidado y protección para garantizar su seguridad contra pérdidas o daños externos, pero también requieren documentación detallada para ayudar a rastrear la vida del objeto dentro de la institución que las posee. Para satisfacer estas necesidades, los coleccionistas se adhieren a las normas y prácticas de gestión y cuidado de las colecciones, que sirven para crear un entorno seguro para los objetos de la colección con documentación adjunta clara y precisa. Cuando el cuidado de las colecciones aborda las acciones físicas necesarias para prevenir o retrasar los daños al patrimonio cultural, la gestión de las colecciones puede definirse como "un proceso de recopilación de información, comunicación, coordinación, formulación de políticas, evaluación y planificación". [1] Estos procesos influyen en las decisiones sobre la gestión de registros y la política de gestión de colecciones, que describe protocolos para el alcance de la colección, el cuidado de las colecciones y la planificación y respuesta a emergencias.
Los sistemas de gestión de colecciones (CMS) son programas de software diseñados para ayudar en el archivo y catalogación de objetos de una colección. Dentro de bibliotecas, archivos y museos. Aunque cada programa CMS es único, existen varias características que se consideran estándar:
Según la Institución Smithsonian, un registro es "cualquier información oficial registrada, independientemente del medio o las características, que sea creada, recibida y mantenida" por un coleccionista individual o una institución. [3] Como cada objeto dentro de una colección debe tener documentación adjunta, la gestión de registros funciona como el enfoque principal de la gestión de colecciones y cubre una amplia gama de estándares de políticas y documentación. Los temas cubiertos bajo el paraguas de la gestión de registros incluyen sistemas de gestión de información de colecciones, políticas de acceso y baja de colecciones, políticas de gestión de colecciones, catalogación y conservación. La falta de sistemas adecuados de mantenimiento de registros en los museos compromete la seguridad de las colecciones de los museos y amenaza el papel de los museos como centros de información. La gestión planificada y sistematizada de los registros mejora los programas y actividades de los museos, lo que conduce a una gobernanza y funcionamiento eficaces del museo. [4]
La catalogación es el proceso de ingresar datos informativos sobre un objeto en un catálogo de colección o base de datos. Este proceso implica asignar números de identificación únicos a objetos individuales dentro de una colección y adjuntar documentación adjunta relevante al artículo, como hojas de trabajo curatoriales, fotografías, evaluaciones de condición e información de adhesión y/o baja. [5] Un catálogo está destinado a servir como un registro sistemático escrito o digital de cada objeto dentro de una colección y debe, como mínimo, incluir una descripción del objeto que permita una fácil identificación de un objeto. [6]
La catalogación es un aspecto importante de la gestión de colecciones, ya que proporciona los registros individuales asociados con cada objeto dentro de una colección. Si un objeto se pierde o destruye, la entrada del catálogo se puede utilizar como registro permanente del objeto y sus datos. Para algunas colecciones, como las de historia natural, la entrada del catálogo de un objeto o espécimen también contiene los valores científicos y la información de investigación sobre el objeto físico, lo que hace que el mantenimiento de una entrada del catálogo sea imperativo para futuras investigaciones y educación. [5] La mayoría de los coleccionistas e instituciones modernos utilizan CMS para agilizar el proceso de catalogación. Para que esto sea efectivo, se deben utilizar estándares de entrada de datos para la estructura, los valores y el contenido de los datos, que luego "forman la base de un conjunto de herramientas que pueden conducir a una buena catalogación descriptiva, documentación consistente, registros compartidos y una mayor acceso del usuario final." [7]
La curación se puede definir como la recopilación, organización, preservación y exhibición de información sobre un objeto o tema de colección específico. La función de comisariado la desempeñan personas conocidas como curadores , quienes, en muchos casos, están capacitados como especialistas en la materia. Los curadores realizan investigaciones sobre objetos, ofrecen orientación en la organización de una colección y seleccionan objetos para utilizarlos en exposiciones . [8] La curación implica el desarrollo y diseño de exposiciones, generalmente basadas en objetos dentro de la colección, así como la investigación y redacción en profundidad de materiales asociados con la colección. [9]
La curación digital es una extensión de la curación de contenidos e implica la recopilación, preservación y archivo de activos digitales asociados con colecciones digitalizadas. [10] [11] Los activos digitales incluyen tanto aquellos elementos que se originaron en una forma digital y se consideran nacidos digitales (es decir, sitios web, wikis y sonidos y fotografías creados digitalmente), así como elementos analógicos que han sido digitalizados (es decir, catalogados en formato digital, manteniendo la forma física/analógica original). [12] [13] La curación digital, al igual que la curación de contenidos, también implica el desarrollo y diseño de exposiciones basadas en objetos de la colección, que en este caso, a menudo implica el mantenimiento de sitios web para exposiciones en línea.
Ya sean digitales o digitalizadas, muchas colecciones modernas contienen algún tipo de contenido de colección digital que debe mantenerse de la misma manera que los objetos físicos. La preservación de activos digitales implica la creación de metadatos para mejorar la accesibilidad y el seguimiento de objetos, evitando la obsolescencia técnica y la pérdida de datos debido a una mala gestión, realizando auditorías de rutina del software técnico y catálogos digitales para garantizar que los datos permanezcan intactos, aplicando estándares de autorización para proteger los datos de alteraciones no autorizadas. y gestionar contenidos con fines de investigación y exhibición. [14]
Una política de gestión de colecciones sienta las bases de cómo una institución maneja situaciones relacionadas con su colección. Puede definirse como "una declaración escrita detallada que explica por qué una institución está en funcionamiento y cómo realiza sus actividades. La política articula los estándares profesionales de la institución con respecto a los elementos que quedan bajo su cuidado y sirve como guía para el personal". Dado que las instituciones a menudo se enfrentan a preguntas que tienen que ver con qué objetos deben adquirir, cómo manejar la retirada o préstamo de objetos de la colección, o los estándares de cuidado de los mismos; Es imperativo tener una política bien redactada que pueda ayudar a prevenir posibles problemas por parte de la institución. La prevención es el mejor enfoque cuando se trata de operaciones y objetos de la colección, por lo tanto, la política es un documento importante que puede considerarse casi como límites establecidos para ayudar a garantizar que el museo se mantenga fiel a su misión y al mismo tiempo brinde la mejor atención. para la colección.
El enfoque principal de la gestión de colecciones es documentar los estándares y prácticas necesarios para desarrollar, cuidar y poner a disposición para su uso los objetos de la colección bajo el cuidado de un coleccionista o institución. Para lograr esto, se crea una política de gestión de colecciones en la que se proporciona información detallada para explicar las necesidades específicas de la colección según el tipo, antigüedad, ubicación, etc. Las políticas de gestión de colecciones son específicas de la institución que posee la colección y estas políticas establecen términos tales como qué personal es responsable de las tareas individuales relacionadas con la colección, si un objeto debe adquirirse o retirarse de la colección y cuándo, quién dentro de la institución tiene acceso a la colección y las necesidades de atención preventiva de cada objeto dentro de la colección. . [15]
Dado que casi todas las decisiones que toma un museo se hacen teniendo en cuenta su declaración de misión , es importante que se incluya en la política. Una declaración de misión aborda el enfoque del museo en términos de su propósito y sus funciones y responsabilidades para con el público y las colecciones. Esta declaración es lo que ayuda a determinar todo lo que hace el museo y se debe hacer referencia a ella periódicamente para garantizar que las decisiones sigan alineadas con el objetivo original del museo. Las declaraciones de la misión del museo deben cumplir con los estándares de la Alianza Estadounidense de Museos . [dieciséis]
Además de la declaración de misión, las políticas suelen incluir una sección que describe el alcance de la colección. Esta es una parte útil de la política que "revisa la historia de la colección; considera sus fortalezas, debilidades y usos actuales; y establece lo que el museo colecciona y lo que no". La política de colecciones o los criterios de selección de una colección de biblioteca, archivo o museo es una declaración de las prioridades de la institución que se aplican a la adquisición de nuevos materiales. Las políticas de cobranza guían el proceso de desarrollo de la colección.
Incluso las bibliotecas más grandes, mejor financiadas y más famosas (como la Biblioteca del Congreso , la Biblioteca Británica y la Universidad de Stanford ) no pueden adquirir, albergar, catalogar y mantener todas las obras, [17] por lo que se requiere una política o un conjunto de criterios para seleccionarlas. que se debe adquirir. Generalmente la política de colecciones está relacionada con la misión o propósito de la biblioteca: por ejemplo, las bibliotecas nacionales recopilan materiales relacionados con esa nación o publicados en el territorio de esa nación, las bibliotecas académicas generalmente recopilan materiales utilizados en la enseñanza y la investigación en la institución a la que sirven [18] y las bibliotecas públicas recopilan materiales que se espera satisfagan las demandas del público al que sirven.
Las políticas de cobranza de muestra incluyen:
Además de establecer prioridades para la compra de materiales, las políticas de colecciones también sirven como guía cuando a las bibliotecas se les ofrecen obsequios de materiales o donaciones . La adquisición de materiales puede ser menos costosa que el procesamiento (clasificación, catalogación, etc.) y los costos de almacenamiento a largo plazo de muchos materiales, e incluso las donaciones gratuitas a las bibliotecas suelen tener costos asociados.
La política de una institución también puede incluir una historia de la institución.
Además de las normas generales de cuidado, una política de gestión de colecciones también se rige por las restricciones legales locales e internacionales impuestas a ciertos objetos del patrimonio cultural y las necesidades de gestión asociadas con ellos. Existen innumerables leyes en los libros que especifican cómo se deben manejar y mantener las antigüedades , los hallazgos arqueológicos y las piezas étnicas para garantizar su seguridad física, así como las consideraciones éticas que deben abordar estos objetos de colección únicos.
Ejemplos de leyes locales dentro de los Estados Unidos de América incluyen:
Ejemplos de legislación internacional incluyen:
Redactada como una subsección de la política general de gestión de colecciones, la mayoría de los coleccionistas e instituciones culturales utilizan una política de colecciones , o política de criterios de selección, en la que se describe el propósito de la colección y los tipos de objetos que se consideran más relevantes. La política de colección establece el alcance de la colección y su relevancia para la declaración de la misión de la institución al servir como "una descripción amplia de las colecciones [de la institución] y una explicación de cómo y qué colecciona el museo y cómo se utilizan esas colecciones". [29] El alcance de la colección tal como se establece en esta política sirve para definir si, cuándo y cómo una institución cultural elige acceder o retirar objetos de su colección. Además, como los diferentes tipos de colecciones requieren protocolos de atención únicos, la política de colecciones también detalla las categorías asociadas con la colección, como biblioteca o archivo, educación o investigación, permanente y exhibición. La política de cobranza también podría abordar los conflictos de intereses de los empleados que poseen colecciones personales similares a las de la institución en la que trabajan. [15] [29]
La adhesión puede definirse como "el proceso de crear un registro permanente de un objeto, conjunto o lote recibido de una fuente en un momento dado sobre el cual la [institución] tiene custodia, derecho o título, y asignar un número de control único a dicho objeto, conjunto o lote." [30] Como parte de la política de alcance de la colección, los coleccionistas y las instituciones deben establecer los términos de adquisición para garantizar que solo los objetos relevantes se incorporen exitosamente a la colección. Esta parte de la política analiza: quién dentro de la institución está autorizado a tomar decisiones sobre si un objeto se adquiere o no, bajo qué términos legales se adquirirá el objeto (es decir, documentación que demuestre la compra legal, restricciones de importación y exportación, y propiedad intelectual). derechos), e información del acuerdo de depósito si el objeto se almacenará dentro de una instalación externa. [15] La sección de adhesión de la política de colecciones también podría discutir las fortalezas y debilidades de la colección examinando la historia de la colección en su conjunto. Esto, a su vez, permite al coleccionista o institución establecer pautas para mejorar, hacer crecer y desarrollar la colección de la manera que resulte más beneficiosa. [29]
La baja es lo opuesto a la adhesión e implica la eliminación permanente de un objeto y todos los registros asociados de la colección de un coleccionista o institución. Al igual que la parte de adhesión de la política de recolección, la sección de baja establece los términos bajo los cuales se puede considerar la remoción de un objeto, así como las personas con autoridad para aprobar el proceso. Además, esta sección establece las restricciones legales asociadas con la remoción del objeto y los tipos de eliminación que son apropiados según el motivo de la baja. [15] Hay muchas razones por las que un objeto puede eliminarse de una colección, entre ellas:
Los coleccionistas y las instituciones recaudadoras a veces transfieren objetos hacia o desde sus colecciones por períodos temporales como parte de acuerdos de préstamo o custodia temporal. Estos préstamos ayudan a compartir y difundir información a diferentes comunidades y pueden resultar mutuamente beneficiosos tanto para las personas como para las instituciones que poseen colecciones. [29] Los préstamos pueden ocurrir por una variedad de razones y, a efectos de políticas, los préstamos pueden definirse como: préstamos para exposiciones estacionarias o itinerantes, préstamos de intercambio, préstamos para estudios, obsequios prometidos, obsequios con intereses fraccionarios (un "interés restante del donante en una donación parcial "), y préstamos a largo plazo. Las políticas de préstamos también podrán aplicarse a adquisiciones durante el período de procesamiento, a objetos no solicitados hasta que se pueda concertar su devolución, y a objetos de colección o aquellos encontrados, abandonados o no reclamados, cuya propiedad no esté clara. [29] [32]
Dentro de la sección de alcance de colecciones de una política de gestión de colecciones, generalmente hay un área dedicada a discutir los procedimientos para la aprobación y aceptación de préstamos, las tarifas de adquisición asociadas, la documentación requerida, los requisitos de seguro específicos y las instrucciones de seguimiento para las tenencias temporales. Esta sección también puede incluir información sobre préstamos antiguos y obras con restricciones que rigen si se les permite salir de la institución holding y cuándo. [29] La política de préstamos debe abordar tanto los préstamos entrantes como los salientes con procedimientos escritos detalladamente explicados. [32]
La gestión de colecciones se centra en gran medida en los estándares de planificación y respuesta, y establece estas prácticas en documentos que detallan cómo el personal responsable del cuidado de una colección debe abordar los diversos peligros para la colección. [33] Un plan de gestión de riesgos o estrategia de mitigación de riesgos es la sección de la política que identifica los peligros potenciales para la colección según la región en la que se encuentra la colección, incluidos incendios, terremotos, actividades delictivas o inundaciones, además de los daños causados por reparaciones, fallas en la construcción, cuidado inadecuado de las colecciones y negligencia. [34] Para informar los planes de gestión de riesgos, se lleva a cabo una evaluación de importancia y una evaluación de riesgos o una evaluación de las condiciones de recolección. [35] [36] [37]
El cuidado de las colecciones puede definirse como las medidas físicas preventivas adoptadas para prevenir daños o retrasar el deterioro natural de los objetos de la colección del patrimonio cultural. Estas prácticas se esfuerzan por brindar mayor seguridad a las colecciones al minimizar los daños de fuentes externas, como el manejo inadecuado, el vandalismo, los cambios climáticos, la sobreexposición a la luz y las plagas. [38] Una política de gestión de colecciones examina cuidadosamente las necesidades de conservación preventiva de los objetos individuales dentro de la colección, con el fin de proporcionar prácticas y estándares sobre cómo mitigar las amenazas, así como los procedimientos adecuados para abordar los problemas a medida que surjan. Los subtemas dentro de esta sección pueden incluir alojamiento de exhibición y almacenamiento, embalaje y transporte, y manejo integrado de plagas.
Cuando se mantienen objetos dentro de una colección, ya sea almacenados o expuestos en una exhibición, la principal preocupación debe ser la seguridad continua de la colección. Para lograr esto, el recolector o institución retenedora debe tomar en consideración los contenedores de alojamiento adecuados, así como las condiciones ambientales necesarias para evitar daños. La política de gestión de colecciones para la colección debe contener secciones en las que se aborden en su totalidad las necesidades de exhibición y almacenamiento de los objetos. Puede ser necesaria la consulta con un conservador-restaurador para abordar plenamente estos temas.
En términos de vivienda, un diseño estructural sólido es vital para garantizar que los objetos permanezcan intactos mientras están estacionarios. Esto incluye tener en cuenta el acolchado y el soporte de los objetos para evitar daños por golpes y enganches, y vitrinas o soportes de exhibición estables, lo que a menudo requiere la colaboración con un fabricante de soportes para garantizar la creación e instalación adecuadas. Los soportes, estantes, cajones y estuches, además de sujetadores, adhesivos, papeles y espumas, deben elegirse en función de su compatibilidad con el diseño estructural y los materiales de cada objeto individual. [39] La política de gestión de colecciones debe describir las especificaciones de alojamiento, como el uso de materiales libres de ácidos (pH neutro) y sin colorantes; tipos de gabinetes cerrados cuando estén disponibles; revestimientos apropiados, como telas (por ejemplo, muselina cruda ), láminas de polietileno y espuma de células cerradas (por ejemplo, Ethafoam); recipientes de papel, plástico, madera o metal; recintos como carpetas o tapetes; y normas para marcos, soportes y montajes. [40]
Las principales condiciones ambientales que requieren protocolos definidos en la política de gestión de colecciones incluyen temperatura , humedad relativa (HR), luz y contaminantes . [41] Es imposible prevenir por completo el deterioro natural de los objetos, pero mediante un cuidadoso seguimiento e implementación de políticas relativas a las condiciones ambientales, los efectos de estas condiciones se pueden reducir en gran medida.
Lo ideal es que los objetos dentro de una colección se manipulen lo menos posible, ya que cada vez que se manipulan, corren un mayor riesgo de sufrir daños. Un alojamiento adecuado para la exhibición y el almacenamiento ayudará a mitigar algunos de los riesgos de daños accidentales, pero es importante crear e implementar altos estándares para el cuidado y manejo rutinario, así como para el embalaje y transporte, de los objetos de colección. [48] Es extremadamente importante garantizar que el personal conozca y esté capacitado sobre las prácticas estándar para el manejo de objetos, como los protocolos de lavado de manos, el uso apropiado de guantes de algodón o látex, las prácticas establecidas para identificar debilidades estructurales que pueden requerir cuidados especiales y los modos aceptados de transporte de objetos dentro de la institución de tenencia (es decir, plataformas, carros, bandejas, almohadillas y pañuelos de papel). [49]
A veces, un coleccionista o una institución tendrá la necesidad de trasladar objetos fuera de los lugares de exhibición y almacenamiento. Por lo tanto, la política de gestión de colecciones, que analiza los procedimientos adecuados para préstamos y adquisiciones, también debe abordar protocolos adecuados de embalaje y transporte para garantizar que los objetos lleguen a su destino de forma segura. Para garantizar un transporte seguro, se deben combinar técnicas de manipulación segura con requisitos de embalaje individuales para el objeto específico que se envía. Idealmente, el objeto se empaquetará en un contenedor de envío que brinde protección contra golpes, vibraciones, cambios climáticos repentinos y mal manejo. Las políticas de gestión de colecciones asesorarán al personal sobre la mejor manera de abordar cuestiones como "la fragilidad del objeto, el método de envío, el clima por el que viajarán los objetos y el clima en el destino del objeto". [48] Durante el proceso de embalaje y transporte, es probable que varios departamentos dentro de la institución de envío puedan contribuir, y se debe coordinar la colaboración con la institución receptora para proporcionar políticas de aclimatación y desembalaje del objeto una vez recibido. [50] [51]
Dentro de la sección de cuidado de colecciones de una política de gestión de colecciones, normalmente hay una sección dedicada al manejo integrado de plagas (MIP). Esta sección cubre las políticas relacionadas con los métodos de prevención y supresión de varios tipos de plagas que normalmente se encuentran en las colecciones. El MIP se enfoca en utilizar técnicas de prevención y tratamiento sin pesticidas para minimizar los riesgos para la salud del personal, así como los daños a la colección misma. Ejemplos de tipos de plagas que deben abordarse incluyen "insectos, moho, ratones, ratas, pájaros y murciélagos". [52]
El aspecto de gestión de colecciones de IPM implica la creación e implementación de políticas para la inspección de rutina de objetos e instalaciones de alojamiento, procedimientos de captura autorizados y documentación de todas las inspecciones o programas de captura utilizados dentro de la instalación. Estas políticas se denominan controles culturales y las técnicas físicas utilizadas como parte del cuidado de las colecciones se conocen como controles mecánicos. [52] Los controles culturales específicos que pueden documentarse dentro de la política de gestión de colecciones incluyen:
Los sistemas de seguridad física para instalaciones protegidas generalmente tienen como objetivo: [53] [54] [55]
Corresponde a los diseñadores, arquitectos y analistas de seguridad equilibrar los controles de seguridad con los riesgos, teniendo en cuenta los costos de especificar, desarrollar, probar, implementar, utilizar, gestionar, monitorear y mantener los controles, junto con cuestiones más amplias como la estética , los derechos humanos. derechos , salud y seguridad, y normas o convenciones sociales.
Creada junto con la política de gestión de colecciones, la mayoría de las instituciones recaudadoras también poseerán una política de preparación para desastres y respuesta a emergencias que describe qué procedimientos se deben tomar para evitar lesiones o la pérdida de vidas de todo el personal y los visitantes del edificio, así como también cómo minimizar los daños. o pérdida de la colección. [33] El plan debe describir protocolos sobre cómo manejar un desastre, comenzando con la cadena de mando dentro del equipo de respuesta a emergencias, así como las responsabilidades individuales de cada miembro del personal. El equipo de respuesta a emergencias incluirá un funcionario administrativo responsable de notificar a otros miembros del equipo sobre un desastre y supervisar la implementación de las tareas de respuesta a emergencias. Estos miembros del personal suelen estar capacitados en protocolos adecuados de manejo de colecciones. El plan de preparación para desastres y respuesta a emergencias también debe incluir instrucciones detalladas que expliquen cómo se debe manejar cada tipo de desastre, incluida la evaluación y respuesta inicial de las amenazas, los procedimientos de evacuación cuando corresponda, los planes de mitigación de daños, las prioridades de salvamento y los inventarios y procedimientos de recuperación posteriores a los daños. [56] [57]
La sostenibilidad se define como el uso, desarrollo y protección de los recursos para satisfacer las necesidades de las generaciones actuales y futuras. [58] Las políticas de sostenibilidad de las colecciones son específicas de la colección o de la institución, ya que equilibran el contexto económico y social de las colecciones con el impacto ambiental de las mismas, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la legislación local y nacional. Un plan de acción de sostenibilidad se utiliza para identificar prácticas no sostenibles, delinear una meta y un plazo de finalización, y asignar responsabilidades. Las políticas de sostenibilidad y los planes de acción de sostenibilidad consideran la sostenibilidad a través de la lente de; uso económico de recursos, al considerar el costo-beneficio de los procesos de almacenamiento, dotación de personal, adquisiciones, mantenimiento y residuos de la colección; [59] capital social, al garantizar la paridad representacional a través de la participación comunitaria y la defensa de las partes interesadas ; [60] y el impacto ambiental, al enfatizar la reducción de desechos, las evaluaciones del ciclo de vida y las alternativas ambientalmente más seguras a los productos químicos de conservación, el embalaje y los materiales de transporte. [61]
Ejemplos de políticas de sostenibilidad incluyen:
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