Los registros públicos son documentos o piezas de información que no se consideran confidenciales y generalmente pertenecen a la conducta del gobierno.
Dependiendo de la jurisdicción, los ejemplos de registros públicos incluyen información relacionada con nacimientos, muertes, matrimonios y transacciones documentadas con agencias gubernamentales.
Se han estudiado las actitudes y expectativas sobre qué información debe hacerse pública. [1]
Desde las primeras sociedades organizadas , con impuestos , disputas, etc., se han necesitado registros de algún tipo. En la antigua Babilonia, los registros se conservaban en escritura cuneiforme sobre tablillas de arcilla. En el imperio inca de Sudamérica , que no tenía escritura, los registros se conservaban mediante una elaborada forma de nudos en cuerdas, el quipu , cuyo significado se ha perdido.
En Europa occidental, a finales de la Edad Media, los registros públicos incluían registros censales , así como registros de nacimiento, defunción y matrimonio; un ejemplo es el Libro Domesday de Guillermo el Conquistador de 1086. [2] También se registraban los detalles de los acuerdos matrimoniales reales , que eran efectivamente tratados internacionales . La Ley de la Oficina de Registro Público del Reino Unido, que formalizó el mantenimiento de registros mediante la creación de la Oficina de Registro Público , se aprobó en 1838. [3]
Aunque los registros públicos son registros de asuntos públicos, no necesariamente están disponibles sin restricciones, aunque la legislación sobre la libertad de información (FOI, por sus siglas en inglés) que se ha introducido gradualmente en muchas jurisdicciones desde la década de 1960 ha facilitado el acceso. Cada gobierno tiene políticas y regulaciones que rigen la disponibilidad de la información contenida en los registros públicos. Una restricción común es que los datos sobre una persona normalmente no están disponibles para otros; por ejemplo, la Ley de Registros Públicos de California (PRA, por sus siglas en inglés) establece que "excepto ciertas excepciones explícitas, la información personal mantenida sobre un individuo no puede divulgarse sin el consentimiento de la persona". [4] Por ejemplo, en California , cuando una pareja completa una solicitud de licencia de matrimonio , tiene la opción de marcar la casilla para indicar si el matrimonio es "confidencial" (el registro se cerrará y no se abrirá al público una vez registrado) o "público" (el registro se convertirá en registro público una vez registrado). Básicamente, si el registro de matrimonio es público, se puede solicitar una copia del registro al condado en el que se celebró el matrimonio. [5] [ enlace muerto ]
En el Reino Unido, los documentos del Gabinete estaban sujetos a la regla de los treinta años : hasta la introducción de la legislación sobre libertad de información, los documentos del Gabinete no estaban disponibles durante treinta años; cierta información podía retenerse durante más tiempo. A partir de 2011, [actualizar]la regla todavía se aplica a cierta información, como las actas de las reuniones del Gabinete.
Algunas empresas ofrecen acceso, a cambio de una tarifa, a numerosos registros públicos disponibles en Internet. Muchas de ellas se especializan en tipos de información concretos, mientras que otras ofrecen acceso a distintos tipos de registros, normalmente a profesionales de diversos campos. Algunas empresas venden software con la promesa de un acceso ilimitado a registros públicos, pero es posible que no proporcionen nada más que información básica sobre cómo acceder a sitios web públicos ya disponibles y generalmente gratuitos. [6]
Cada año, los medios de comunicación, los grupos cívicos, las bibliotecas, las organizaciones sin fines de lucro, las escuelas y otros grupos interesados patrocinan la "Semana del Sol". La Semana del Sol se celebra a mediados de marzo, coincidiendo con el cumpleaños de James Madison y el Día Nacional de la Libertad de Información el 16. [7] El propósito de la semana es destacar la idea de que "el gobierno funciona mejor cuando lo hace abiertamente". [8]
En muchos estados, las legislaturas estatales suelen estar exentas de las leyes de registros públicos que se aplican a los funcionarios ejecutivos estatales y a los funcionarios locales. En 2016, Associated Press solicitó los correos electrónicos y las agendas diarias de los líderes legislativos estatales (presidentes de las Cámaras de Representantes estatales y presidentes de los Senados estatales) en los 50 estados; una mayoría denegó la solicitud. [9]
De particular importancia fue la evolución del derecho consuetudinario de "acceder a los registros judiciales para inspeccionarlos y copiarlos". La expectativa inherente al derecho consuetudinario de acceder a los registros judiciales es que cualquier persona pueda acudir a la oficina del secretario del tribunal durante el horario de trabajo y solicitar inspeccionar los registros judiciales, con acceso casi instantáneo. Ese derecho es una salvaguarda fundamental de la integridad de los tribunales. Cualquier decisión de ocultar registros judiciales requiere una orden de sellado. El derecho de acceso a los registros judiciales también es fundamental para la libertad: no hay forma concebible de ejercer el derecho de habeas corpus, considerado por el difunto juez Brennan como "la piedra angular" de la Constitución de los Estados Unidos, sin el acceso a los registros judiciales como registros públicos. [ cita requerida ]
En los Estados Unidos, el derecho consuetudinario a "acceder a los registros judiciales para inspeccionarlos y copiarlos" fue reafirmado por la Corte Suprema de los Estados Unidos en Nixon v Warner Communications, Inc (1978), donde el tribunal determinó que varias partes del derecho a acceder a los registros judiciales eran inherentes a las Enmiendas Primera, Cuarta, Sexta y Decimocuarta. En los Estados Unidos, el acceso a los registros judiciales está regido por los Derechos Civiles establecidos en las Enmiendas a la Constitución de los Estados Unidos, no por la Ley de Libertad de Información.
A medida que los expedientes judiciales se vuelven cada vez más accesibles en línea, la preocupación por el menoscabo de la información privada se ha convertido en un problema importante. En el pasado, para obtener los expedientes judiciales era necesario acudir físicamente a un juzgado y solicitar los documentos. Sin embargo, con la relativa facilidad con la que ahora se puede acceder a estos expedientes, la información altamente sensible (es decir, los nombres de las víctimas, los números de la seguridad social, etc.) corre el riesgo de ser explotada públicamente. [10]
El acceso a los registros públicos nacionales de los EE. UU. se rige por la Ley de Libertad de Información (FOIA). Las agencias federales pueden rechazar las solicitudes de acceso a los registros de conformidad con la FOIA si la información solicitada está sujeta a una exención, o si se puede redactar (eliminar) cierta información.
Además de la Ley de Libertad de Información (FOIA) nacional, todos los estados tienen algún tipo de legislación al respecto . Por ejemplo, Colorado tiene la Ley de Registros Abiertos de Colorado (CORA); [11] en Nueva Jersey la ley se conoce como la Ley de Registros Públicos Abiertos (OPRA). [12]
Existen muchos grados de accesibilidad a los registros públicos entre los estados, algunos de los cuales hacen que sea bastante fácil solicitar y recibir documentos, y otros con muchas exenciones y categorías restringidas de documentos. Un estado que es bastante receptivo a las solicitudes de registros públicos es Nueva York , que utiliza el Comité de Gobierno Abierto para ayudar a los ciudadanos con sus solicitudes. [13] Un estado que era bastante restrictivo en su forma de responder a las solicitudes de registros públicos es Pensilvania , donde la ley anteriormente presumía que todos los documentos estaban exentos de divulgación, a menos que se pudiera probar lo contrario. [14] Esto fue cambiado por un proyecto de ley de 2008 que entró en vigencia en 2009. [15] La Ley de Registros Públicos de California ( Código de Gobierno de California §§6250-6276.48) cubre los registros de arresto y registro de reclusos en las cárceles y prisiones del Estado de California, que no están cubiertos por los derechos de la Primera Enmienda ( libertad de expresión y de prensa ). El acceso público a los registros de arresto y registro se considera una salvaguarda fundamental de la libertad. [ cita requerida ]
Con la llegada de Internet y la era de la información, el acceso a los registros públicos de los Estados Unidos para cualquier persona que desee consultarlos ha aumentado drásticamente. Terceros, como la industria de los intermediarios de información , utilizan regularmente los registros públicos para compilar perfiles de fácil acceso sobre millones de personas y pueden obtener ganancias del servicio de recopilación y extracción de datos.
Los datos de registros públicos se utilizan para múltiples propósitos, como garantizar que los pagos de manutención infantil se realicen según lo determinado por los tribunales, [16] ayudar a las agencias de crédito a mantener datos precisos [17] y ayudar a pagar los beneficios de pensión a los jubilados. [18]
En Estados Unidos, los antecedentes penales individuales se consideran generalmente registros públicos y a menudo se accede a ellos a través de verificaciones de antecedentes penales , pero "el acceso y uso de la información de los registros de antecedentes penales mantenida por el FBI ha sido tradicionalmente limitado y controlado en gran medida para proteger la privacidad de las personas a las que pertenecen los registros". [19] La Ley de Informes Crediticios Justos federal impone "requisitos de prácticas de información justas por parte de las agencias de informes de consumidores que reportan información de registros públicos, como registros de antecedentes penales, para fines laborales", y algunas leyes estatales de protección al consumidor imponen regulaciones más restrictivas. [20]
Según el Comité de Reporteros para la Libertad de Prensa , en los Estados Unidos, los registros de arrestos "generalmente están abiertos al público a menos que se refieran a una investigación activa o en curso. Algunos estados restringen la información que se puede obtener de un registro de arresto, especialmente cuando se trata de personas que nunca fueron acusadas, fueron absueltas o tuvieron sus antecedentes borrados. Una vez más, la determinación a menudo dará como resultado una prueba de equilibrio que compara el interés del público en la divulgación con el interés de privacidad individual". [21] Por el contrario, la custodia protectora y los registros de delincuencia juvenil están exentos de la mayoría de las leyes de registros abiertos de los estados, de modo que el acceso está "limitado al menor, sus padres o tutores u otras partes directamente involucradas en un asunto legal". [22]
A principios de 2018, los Archivos Nacionales crearon una página web, "Disposición no autorizada de registros federales", para publicar todos los casos de investigaciones sobre posible destrucción no autorizada de registros. [23]
