Una propuesta comercial es una oferta escrita de un vendedor a un posible patrocinador.
Las propuestas comerciales son a menudo un paso clave en un proceso de ventas complejo , donde el comprador considera más que el precio en una compra. [1]
Una propuesta sitúa los requisitos del comprador en un contexto que favorece los productos y servicios del vendedor, y educa al comprador sobre la capacidad del vendedor para satisfacer sus necesidades. [2]
Hay tres categorías distintas de propuestas comerciales: solicitadas formalmente, solicitadas informalmente y no solicitadas.
Las propuestas solicitadas se escriben en respuesta a requisitos publicados, contenidos en una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de cotización (RFQ), una invitación a presentar ofertas (IFB) o una solicitud de información (RFI). [3]
Solicitud de propuesta (RFP)
Las RFP proporcionan especificaciones detalladas de lo que el cliente quiere comprar y, a veces, incluyen instrucciones para preparar la propuesta, así como los criterios de evaluación que el cliente utilizará para evaluar las ofertas. Los clientes emiten RFP cuando sus necesidades no pueden satisfacerse con productos o servicios generalmente disponibles. Las RFI se emiten para calificar a los proveedores que están interesados en proporcionar servicios/productos para requisitos específicos. En función de la respuesta a la RFI, se emite una RFP detallada a los proveedores calificados que la organización cree que pueden proporcionar los servicios deseados. Las propuestas en respuesta a las RFP rara vez tienen menos de 10 páginas y, a veces, alcanzan miles de páginas, sin datos de costos. [1]
Solicitud de cotización (RFQ)
Los clientes envían solicitudes de cotización cuando quieren comprar grandes cantidades de un producto y el precio no es el único factor a considerar (por ejemplo, cuando se tienen en cuenta la disponibilidad, la entrega o el servicio). Las solicitudes de cotización pueden ser muy detalladas, por lo que las propuestas escritas para ellas pueden ser extensas, pero generalmente son mucho más breves que una propuesta de solicitud de propuesta. [1] Las propuestas de solicitud de cotización consisten principalmente en datos de costos, con breves descripciones que abordan cuestiones del cliente, como el control de calidad.
Invitación a presentar ofertas (IFB)
Los clientes emiten contratos de licitación cuando compran algún servicio, como la construcción. Los requisitos son detallados, pero la consideración principal es el precio. Por ejemplo, un cliente proporciona planos arquitectónicos para que los contratistas presenten ofertas. Estas propuestas pueden ser extensas, pero la mayor parte de la extensión proviene de datos de estimación de costos y cronogramas detallados. [1]
Solicitud de información (RFI)
En ocasiones, antes de que un cliente emita una RFP, RFQ o IFB, emite una Solicitud de información (RFI). El objetivo de la RFI es obtener "inteligencia de marketing" sobre qué productos, servicios y proveedores están disponibles. Las RFI se utilizan para dar forma a las RFP, RFQ e IFB finales, por lo que los proveedores potenciales tienen mucho cuidado al responder a estas solicitudes, con la esperanza de dar forma a la eventual convocatoria formal hacia sus productos o servicios. [1]
Este tipo de propuestas se realizan cuando una empresa privada, agencia gubernamental o asociación negocia el suministro de un servicio o producto a una sola empresa y cuando esta tiene una excelente credibilidad y un historial de logros. El formato estándar para este tipo de propuesta consiste en información sobre un producto específico, incluido el precio y los plazos de entrega. Algunas ventajas de esto incluyen no tener que tener recursos para ganar un contrato y la empresa o el cliente sabe a qué hora llegará el trabajo.
Propuestas internas
Las propuestas internas son ideas o proyectos que se presentan a quien ocupa el puesto de alta dirección de una empresa. Este tipo de propuestas pueden ser redactadas por un individuo, grupo, departamento o división en particular de una empresa en particular. Un ejemplo de esto es cuando el gerente de una línea de productos escribe una propuesta sugiriendo que la empresa debería robotizar el proceso de producción. Algunas ventajas de esto incluyen una comunicación más fácil, conocer las necesidades del cliente y tomar decisiones rápidas. Algunas ventajas de esto pueden incluir la competencia de otras empresas y la pérdida de campeones de gestión. [4]
Las propuestas no solicitadas son folletos de marketing genéricos que se utilizan para presentar un producto o servicio a un cliente potencial. A menudo se utilizan como "regalos" al final de las reuniones iniciales con nuestros clientes o como "regalos" en ferias comerciales u otras reuniones públicas. No están diseñadas para cerrar una venta, solo para presentar la posibilidad de una venta. [5]
La gestión de propuestas a menudo consta de las siguientes funciones y responsabilidades básicas:
Algunos autores se refieren a las etapas clave del proceso de gestión de propuestas utilizando códigos de colores para indicar las revisiones de los hitos, por ejemplo, una revisión de sombrero negro. [6] La Asociación de Profesionales de la Gestión de Propuestas (APMP) se refiere a una revisión de sombrero negro como una revisión independiente de las estrategias y propuestas que probablemente presenten los competidores. [7] Se utilizan otros colores en relación con los equipos: una revisión de estrategia previa a la redacción a veces se denomina "Equipo rosa", una revisión de borrador formal puede denominarse "Equipo rojo" y el término "Equipo dorado" indica una revisión final previa a la presentación. [8] [ se necesita una mejor fuente ]
Inherente al proceso de gestión de propuestas es la decisión de presentar o no una oferta, que está respaldada por el plan de captura . [9]