Una solicitud de información ( RFI ) es un proceso comercial común cuyo propósito es recopilar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores. [1] Normalmente sigue un formato que puede usarse con fines comparativos.
Una RFI se utiliza principalmente para recopilar información que ayude a tomar una decisión sobre los pasos a seguir. Por lo tanto, las RFI rara vez son la etapa final y, en cambio, suelen utilizarse en combinación con la solicitud de propuesta (RFP), la solicitud de licitación (RFT) y la solicitud de cotización (RFQ). Además de recopilar información básica, una RFI se utiliza a menudo como una convocatoria enviada a una amplia base de proveedores potenciales con el fin de condicionar las mentes de los proveedores, desarrollar una estrategia, crear una base de datos y prepararse para una RFP, RFT o RFQ. [2]
Una RFI puede ser abierta , donde la información se recopila públicamente de cualquier persona interesada que quiera presentar una propuesta, o cerrada , donde se contacta a las partes de forma privada para que proporcionen información.
La disponibilidad ubicua de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web estatales o operados por proveedores que ofrecen listados de solicitudes de información, solicitudes de propuestas y solicitudes de cotización. Muchos permiten a los proveedores registrarse sin cargo para recibir correos electrónicos con solicitudes generales o de categorías específicas de productos o servicios por los que existe interés. Todo el proceso puede realizarse en línea y recopila las respuestas como documentos escaneados o archivos en formato PDF (formato de documento portátil ) cargados en el servidor. O por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y/o en un disco CD / DVD o una unidad flash USB por correo o servicio de entrega. [ cita requerida ]
En la industria de la construcción se utiliza una RFI cuando la documentación de construcción de un proyecto carece de la información necesaria para continuar con un determinado alcance de trabajo. La presenta el contratista general , el cliente o el arquitecto la responde y se distribuye a todas las partes interesadas. Generalmente se acepta como un cambio en el alcance del trabajo, a menos que se requiera una aprobación adicional para los costos asociados con el cambio.
Una RFI es una práctica común y aceptada por un subcontratista o proveedor para expresar su preocupación en relación con la omisión o aplicación incorrecta de un producto y solicitar una mayor aclaración sobre el uso previsto por el propietario del edificio o su aceptación oficial del producto especificado. También es aceptable que el subcontratista utilice una RFI para llamar la atención sobre un producto inferior que puede no satisfacer las necesidades del propietario del edificio y utilizar su experiencia para recomendar el producto mejor/correcto.
Durante algunos años, las RFI se rastreaban mediante hojas de cálculo, pero a principios del siglo XXI muchas empresas comenzaron a utilizar varias aplicaciones de gestión de la construcción, incluidas plataformas de gestión de documentos, para administrar los procesos de RFI [3] y ayudar a los profesionales de la construcción a ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar la calidad.
Hoy en día, es común que el software de gestión de RFI realice un seguimiento automático de todas las actividades relacionadas con las RFI y alerte a todo el personal cuando hay cambios de estado para ayudar a aumentar la productividad y evitar retrasos en la construcción. [4]
El formato exacto de una RFI variará según la información que se solicite, pero los elementos más comunes que se encuentran en una RFI de la industria de la construcción incluyen: [5]