Una solicitud de propuesta ( RFP ) es un documento que solicita una propuesta, a menudo realizada a través de un proceso de licitación , por una agencia o empresa interesada en la adquisición de un producto básico , servicio o activo valioso, a proveedores potenciales para que presenten propuestas comerciales . [1]
Una RFP se utiliza cuando la solicitud requiere experiencia técnica, capacidad especializada o cuando el producto o servicio que se solicita aún no existe, y la propuesta puede requerir investigación y desarrollo para crear lo que se solicita.
La RFP presenta requisitos preliminares para el producto o servicio y puede dictar en diversos grados la estructura y el formato exactos de la respuesta del proveedor. Las RFP efectivas generalmente reflejan la estrategia y los objetivos comerciales a corto y largo plazo, brindando información detallada sobre qué proveedores podrán ofrecer una perspectiva coincidente. [2]
Solicitudes similares incluyen una solicitud de cotización (RFQ), en la que el cliente puede simplemente estar buscando una cotización de precio , y una solicitud de información (RFI), en la que el cliente necesita más información de los proveedores antes de enviar una RFP. Una RFI suele ir seguida de una RFP o una RFQ. [3]
En principio, una RFP:
Una RFP normalmente implica más que una solicitud de precio . Ejemplos de ellos son: elegir los requisitos, el cronograma del proyecto, el formato del paquete RFP y obtener autorización para el formato del paquete RFI. Otra información solicitada puede incluir información e historial corporativo básico, información financiera (¿puede la empresa cumplir sin riesgo de quiebra ), capacidad técnica (utilizada en adquisiciones importantes de servicios, cuando el artículo no se ha fabricado previamente o cuando el requisito podría cumplirse mediante diversos medios técnicos), información del producto, como disponibilidad de existencias y período estimado de finalización, y referencias de clientes que se pueden verificar para determinar la idoneidad de una empresa (incluidos los antecedentes educativos y militares de sus empleados en el proyecto, graduados universitarios y aquellos con estudios universitarios avanzados). los grados pueden agregar "valor" al postor).
La omnipresente disponibilidad de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web estatales o operados por proveedores que proporcionan listados de RFP, así como RFI y RFQ. Muchos permiten a los proveedores registrarse sin cargo para recibir correos electrónicos de solicitudes, ya sea en general o para categorías específicas de productos o servicios en los que existe interés. En algunos casos, todo el proceso se realiza en línea con las respuestas en forma de documentos escaneados o archivos PDF cargados en el servidor; en otros casos, o por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y/o en disco CD/DVD o unidad flash por correo o servicio de entrega. [ cita necesaria ]
En los ejércitos de muchos países, a menudo se presenta una RFP para cumplir con un Requisito Operacional (OR), después de lo cual la autoridad de adquisiciones militares normalmente emitirá una especificación técnica detallada contra la cual los contratistas potenciales realizarán ofertas (es decir, ofertas). En el uso civil, una RFP suele ser parte de un proceso de ventas complejo , también conocido como ventas empresariales .
Las RFP suelen incluir especificaciones del artículo, proyecto o servicio para el que se solicita una propuesta. Cuanto más detalladas sean las especificaciones, mayores serán las posibilidades de que la propuesta presentada sea precisa. Generalmente, las RFP se envían a un proveedor o lista de proveedores aprobados.
Los postores devuelven una propuesta en una fecha y hora determinadas. Las propuestas tardías pueden o no considerarse, dependiendo de los términos de la RFP inicial. Las propuestas se utilizan para evaluar la idoneidad como proveedor, vendedor o socio institucional. Normalmente, las organizaciones siguen un proceso detallado de selección de proveedores para seleccionar a los proveedores que deberían ser invitados a futuras rondas de negociación. Este proceso de selección podría consistir en modelos de puntuación de proveedores o discusiones internas dentro de la organización compradora. Se pueden celebrar debates sobre las propuestas (a menudo para aclarar capacidades técnicas o para señalar errores en una propuesta o, en muchos casos, para negociar el precio). En la mayoría de los casos, sólo se puede invitar a los postores seleccionados a participar en licitaciones posteriores, o se les puede pedir que presenten su mejor propuesta técnica y financiera, comúnmente conocida como Mejor Oferta Final (BAFO) . Los cambios posteriores pueden denominarse Mejor Oferta Final Revisada (BARFO) .
Una vez que ambas partes, es decir, una organización compradora y una organización vendedora, acuerden los términos y condiciones técnicos y comerciales de la propuesta, podrían pasar a los siguientes pasos, como la firma del contrato y la declaración de trabajo que formalizaría las transacciones de compra.
Hoy en día, muchas organizaciones se están volviendo más colaborativas en el desarrollo de RFP; Esto es especialmente cierto para las universidades y otras entidades públicas importantes que realizan compras importantes de tecnología. Los grupos emisores de RFP solicitan casos de uso específicos, en lugar de proporcionar una lista de características, y se aseguran de tener la oportunidad de incluir demostraciones, seminarios web y reuniones como parte del proceso de RFP para garantizar que tienen un conocimiento sólido de todos los productos de la competencia antes de lanzarlos. una compra. [4]
Una plantilla RFP es un documento que se utiliza para crear una solicitud de propuesta formal. Por lo general, lo crea la persona que emitirá la RFP. La plantilla se puede utilizar como guía para quienes responden a la RFP.
El propósito de una plantilla RFP es proporcionar toda la información e instrucciones necesarias para que alguien responda con una propuesta que cumpla con todos los requisitos establecidos en el documento.
Una plantilla de RFP bien redactada incluirá secciones sobre:
En la contratación pública de los Estados Unidos , el Reglamento Federal de Adquisiciones 15.203 cubre las solicitudes de propuestas, estableciendo
Las solicitudes de propuestas (RFP) se utilizan en adquisiciones negociadas para comunicar los requisitos gubernamentales a posibles contratistas y solicitar propuestas. [6]
El FAR permite la evaluación de propuestas, discusiones adicionales con los postores y la invitación a presentar revisiones de la propuesta final (FPR) por escrito, en las que se basa una decisión de selección final. [7] Las solicitudes del gobierno federal para revisiones de la propuesta final deben
informar a los oferentes que las revisiones finales de la propuesta se harán por escrito y que el Gobierno tiene la intención de otorgar la adjudicación sin obtener más revisiones. [8]
El término "solicitud de propuestas" se utiliza a veces en relación con la contratación pública en el Reino Unido ; por ejemplo, en junio de 2016 se emitió una solicitud de propuestas para recaudar y gestionar el Fondo de Inversión en Banda Ancha propuesto por el Gobierno del Reino Unido . [9]
El término colectivo RFX se utiliza a menudo para abarcar una solicitud de propuesta (RFP) o cualquiera de los términos que se enumeran a continuación. [10]