Una orden general , acuerdo de compra general u orden de cancelación [1] es una orden de compra que un cliente realiza a su proveedor para permitir múltiples fechas de entrega durante un período de tiempo, a menudo negociada para aprovechar precios predeterminados . Normalmente se utiliza cuando existe una necesidad recurrente de bienes fungibles. Los pedidos abiertos se utilizan a menudo cuando un cliente compra grandes cantidades y ha obtenido descuentos especiales. Con base en el pedido abierto, se pueden crear pedidos de venta ("liberaciones generales" u "órdenes de lanzamiento") y artículos de factura según sea necesario hasta que se cumpla el contrato, se alcance el final del período del pedido o se alcance un valor máximo predeterminado del pedido. [2]
Emitir una orden general permite al cliente no tener más existencias de las necesarias en ningún momento y evita el gasto administrativo de procesar órdenes de compra frecuentes, al tiempo que favorece precios con descuento a través de compromisos de volumen o descuentos en precios . Por parte del proveedor, un pedido general puede ofrecer el beneficio de garantizar la continuidad del negocio y también ayudar a los proveedores a predecir mejor los flujos de caja y los pedidos futuros. [3] [ cita necesaria ]
Una orden abierta se establece en un contrato de precio fijo por un período de tiempo. El comprador busca el mejor precio entre las ofertas de los proveedores competidores. Una vez elegido el mejor, se fijan los precios de los productos y también se entregan las cantidades de cada producto al proveedor para que prepare el stock para la entrega solicitada.
El comprador proporciona la cantidad prevista como cantidad de uso total registrada históricamente durante algunos años o según sea necesario para el análisis cuantitativo. El proveedor podrá dar una condición de cantidad a suministrar para este [contrato]. Por ejemplo, el 80% de la cantidad prevista debe comprarse al final del contrato, que puede ser de uno o dos años.
El pedido abierto cobrará el retraso en la entrega si el proveedor no pudo suministrar a tiempo los productos del contrato. De todos modos, dado que el proveedor ya ha mantenido el stock para entrega inmediata durante el primer año o período acordado, si el comprador no puede cumplir las condiciones del contrato, tales como "debe comprar el 80% de la cantidad prevista dentro de un año", el contrato puede cancelarse. extendido, o el cargo por demora podría no ser más, o ningún otro cargo solicitado por el comprador.
De manera realista, al final del contrato de pedido global , el comprador no compraría la cantidad prevista según lo acordado en el contrato, es decir, el 80% de la demanda enviada al proveedor. El comprador también permitirá al proveedor vender los productos del contrato para reducir la cantidad. El proveedor también tiene que hablar e informar al comprador sobre las cantidades de mercancía que conserva para que el comprador pueda conocer el estado del stock. Antes de que el comprador emita la orden de compra al proveedor, el comprador debe preguntar primero al proveedor sobre la disponibilidad de existencias para evitar el problema de la falta de disponibilidad de existencias.
Las bibliotecas utilizan el término "pedido general" para cubrir sus acuerdos con editores para comprar "todo un determinado conjunto de publicaciones". [4] Las órdenes abiertas o las órdenes de cancelación también podrán utilizarse para solicitar servicios, por ejemplo, servicios de mantenimiento y reparación . En estos casos, los beneficios asociados con la tenencia de existencias no surgen, pero la orden de cancelación puede permitir que se organicen fácilmente reparaciones de emergencia o mantenimiento de guardia a tarifas garantizadas.
La parte más difícil de tener un contrato es determinar la cantidad prevista dispuesta por el usuario del producto. Como puede ser difícil obtener la cantidad prevista, el proveedor debe conocer la cantidad que debe mantener en stock. Una forma sencilla de hacerlo es discutir con el comprador qué cantidad mantener en stock. Por ejemplo, podrían mantener sólo el 20% en stock durante los primeros 6 meses, de modo que el proveedor y el comprador puedan revisar la cantidad y ajustarla adecuadamente. Esto reduce la carga de existencias del proveedor durante el período del contrato y podría ayudar al comprador al final del contrato si las existencias no se mueven tan rápido como se anticipó. El contrato podría ampliarse año tras año, pero se puede ajustar cada vez que un historial de pronóstico más relevante indique la necesidad de disminuir o aumentar los requisitos de existencias. Alternativamente, algunas empresas pueden utilizar información pronosticada a través de un sistema de planificación de requisitos de materiales para determinar las cantidades de existencias adecuadas a lo largo del ciclo de vida del producto .
El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos utiliza el término "acuerdos de compra general" o BPA en FAR 8.405-3:
Las actividades de pedidos pueden establecer BPA en virtud de cualquier contrato programado para satisfacer necesidades repetitivas de suministros o servicios. [5]
El Reglamento señala una preferencia a favor de establecer BPA de adjudicación múltiple cuando sea posible, en lugar de conceder únicamente un BPA de adjudicación única. [5] : Párrafo 3(i)
Según la Administración de Servicios Generales de EE. UU. , los BPA: