Una organización virtual es una colección temporal o permanente de individuos, grupos, unidades organizativas u organizaciones enteras geográficamente dispersos que dependen de la vinculación electrónica para completar el proceso de producción (definición de trabajo [1] ). Las organizaciones virtuales no representan un atributo de una empresa, pero pueden considerarse como una forma organizativa diferente y llevan a cabo los objetivos de la diplomacia cibernética .
Lamentablemente, es bastante difícil encontrar una definición precisa y fija de conceptos fundamentales como organización virtual o empresa virtual. [2] El término organización virtual surgió de la frase “realidad virtual”, cuyo propósito es asemejarse a la realidad mediante el uso de sonidos e imágenes electrónicos. [3] El término organización virtual implica relaciones novedosas e innovadoras entre organizaciones e individuos. Tanto la tecnología como la globalización respaldan este tipo particular de organización. [4]
Virtual puede definirse como "no existente físicamente como tal, pero creado por software para que parezca que lo es", [5] en otras palabras, "irreal pero que parece real". [6] Esta definición describe con precisión el principio rector de esta organización no convencional, que tiene la forma de una corporación real (convencional) desde el exterior, pero en realidad no existe físicamente e implica un proceso completamente digital que depende de asociados web independientes. [6] Por lo tanto, las organizaciones virtuales se centran en la tecnología y colocan la presencia física en un segundo plano. Las organizaciones virtuales poseen recursos físicos limitados, ya que el valor se agrega a través del conocimiento (móvil) en lugar del equipo (inamovible). [3]
Las organizaciones virtuales necesitan asociaciones, federaciones, relaciones, acuerdos y relaciones de alianza [4] ya que esencialmente son redes de asociación de entidades organizacionales diseminadas o corporaciones autónomas. [6]
La aparición de la externalización en los años 80 jugó un papel importante, sin duda, ya que su objetivo es erradicar los servicios internos improductivos y trasladar el problema al exterior de la organización. [7] La externalización implica necesariamente asociaciones, ya que las empresas recurren a otras instituciones. Por lo tanto, este método puso de relieve la necesidad de alianzas y redes en una empresa y provocó un gran interés por nuevas disciplinas. De hecho, este proceso ha cambiado drásticamente la forma en que las organizaciones consideran a los socios y ha aumentado su conciencia sobre los beneficios que pueden ofrecer las alianzas inteligentes. [7] Sin embargo, hasta principios de la década de 1980, este modelo de organización extremadamente burocrático (que implicaba una toma de decisiones desafiante, compleja y más lenta) se consideraba adecuado para gestionar una gran cantidad de empleados. [8]
Los términos organización virtual, empresa virtual o corporación virtual se utilizaron por primera vez a principios de los años 1990, como lo demuestran los trabajos de Jan Hopland, Roger N. Nagel, William H. Davidow y Malone. [9] La siguiente tabla nos permite comprender de forma más específica sus teorías ligeramente distintivas:
Como ya se ha mencionado, todavía no existe una definición universal del término organización virtual. Aunque este concepto empezó a desarrollarse hace mucho tiempo, hoy en día sigue avanzando. A continuación, podemos observar el modelo innovador de organización virtual que se centra en la creación rápida y eficiente de productos de primera clase (utilizando las competencias básicas de cada socio). [8]
Las organizaciones virtuales están respaldadas por tecnologías primarias como Internet y la World Wide Web , EDI , telecomunicaciones , correos electrónicos , groupware y videoconferencias . [10]
Las tecnologías de gestión del conocimiento que ayudan a las organizaciones virtuales comprenden: [10]
El EDI puede ser una herramienta útil para las organizaciones virtuales, ya que transfiere información (en un formato adecuado que una computadora puede utilizar sin problemas) de una computadora a otra sin necesidad de la intervención de ninguna persona. El EDI puede ser beneficioso para las organizaciones virtuales de muchas maneras, ya que el intercambio de información entre asociados se facilita y es más eficiente que con la transferencia no electrónica: mejor gestión de inventario y rendimiento de envío , ahorro de tiempo y evitación de errores gracias a que los datos solo deben introducirse una vez, así como un aumento de la velocidad y la precisión de los procesos. Sin embargo, el uso del EDI no es la opción óptima para facilitar la comunicación dentro de una organización virtual, ya que este sistema carece de la flexibilidad necesaria para reaccionar rápidamente. [11]
Las organizaciones virtuales pueden recibir apoyo de sistemas de software colaborativo , ya que proporcionan un núcleo compartido de información a los socios y una plataforma para colaborar independientemente de la posición física de los asociados. De esta manera, los sistemas de software colaborativo pueden ayudar a los asociados a realizar un seguimiento del ritmo de progreso del trabajo que se está realizando de manera que puedan cooperar en el proyecto sin preocuparse por las barreras geográficas. Sin embargo, de manera similar al EDI , el software colaborativo no es la decisión ideal para ayudar a la comunicación dentro de una organización virtual, ya que no permitiría a la organización formar rápidamente una alianza para responder a una oportunidad de mercado , a pesar de que ofrece más flexibilidad que el EDI . [11]
Muchas empresas virtuales han optado por la WWW basada en Internet para apoyar la comunicación organizacional, ya que constituye una alternativa práctica a la inflexibilidad del EDI y el software colaborativo . Si bien ayudar a los asociados de las organizaciones virtuales a comunicarse no era el propósito original de la WWW , sigue siendo favorablemente relevante para esta categoría de organizaciones. La web permite a todos los compañeros de trabajo (incluso los aislados) compartir sus pensamientos, opiniones y cada parte de una misión mutua, ya que fue diseñada para ser una especie de recopilación de datos del conocimiento de los individuos . [11]
A pesar de las ventajas que ofrece, puede resultar bastante complicado para quienes están familiarizados con los grupos de trabajo convencionales dirigir una organización virtual. Por lo tanto, el desafío de trabajar virtualmente conlleva grandes riesgos, ya que esta nueva estructura organizativa implica varios problemas. [15] Algunas personas piensan erróneamente que los desafíos solo provienen de la gestión de la tecnología , pero no debemos olvidar la importancia de los humanos. Es evidente que la tecnología de la información ofrece una plataforma eficiente y en gran medida beneficiosa , pero no debemos descuidar la necesidad, especialmente en una organización virtual, de las habilidades de los individuos y su forma de colaborar. [16]
La comunicación es un factor crucial en una organización virtual, ya que es responsable de su eficiencia e incluso de su supervivencia. Las organizaciones virtuales implican varios trabajadores autónomos e internacionales, lo que también implica desafíos como diferentes zonas horarias y barreras lingüísticas . La colaboración entre asociados también puede volverse bastante complicada, ya que este tipo de organización denota solo una pequeña cantidad de interacción cara a cara . Por lo tanto, se puede observar una falta de múltiples enfoques de comunicación en las organizaciones virtuales. [15]
La cultura constituye un elemento esencial en cualquier organización, sea del tipo que sea. Sin embargo, las organizaciones virtuales deben ser aún más vigilantes con respecto a esta noción, ya que implica un liderazgo compartido entre el equipo, que está compuesto por trabajadores independientes de todo el mundo. Las organizaciones virtuales deben encontrar una manera de superar las diferencias culturales , que implican enfoques disímiles de trabajo (como el tiempo y los plazos) y de vida (la puntualidad, por ejemplo), en otras palabras, filosofías distintivas. Por lo tanto, la organización virtual debe exegéticamente respetar las diferencias dentro del equipo. [15]
Para gestionar con éxito una organización virtual es necesaria una comunicación y una cooperación valiosas entre los miembros del equipo. Las percepciones entre los socios pueden ser muy disímiles y pueden dar lugar a conflictos en torno a la gestión de la organización virtual. Por ello, es más que necesario que los asociados construyan una relación sólida a pesar del obstáculo de la distancia [15]. La confianza también es un asunto crucial, ya que un liderazgo compartido entre compañeros de trabajo implica, en consecuencia, la pérdida de control sobre determinadas funciones encomendadas a otros asociados [17] .
Las organizaciones virtuales dependen completamente de la tecnología , ya que están basadas en Internet. Es más que necesario que las personas que participan en una asociación posean herramientas tecnológicas similares a las de sus asociados. Los problemas de compatibilidad resultantes del hardware y el software , como el sistema operativo y el software de ciertas computadoras, pueden perturbar la eficiencia de la organización virtual. Por ejemplo, la aparición de problemas de incompatibilidad (dificultad para integrar información generada con herramientas diferentes) en relación con el hardware o el software afectaría drásticamente el proceso y el rendimiento de las organizaciones virtuales, ya que dependen de estas herramientas. Establecer, mantener y difundir un conocimiento común definido entre los socios es uno de los problemas más importantes para la gestión de las organizaciones virtuales. La seguridad y la protección de datos también constituyen un desafío importante, ya que toda la información sobre las organizaciones virtuales se transmite y recopila digitalmente. [15] Las organizaciones virtuales deben realizar un control y una evaluación continuos de la tecnología utilizada para evitar quedarse obsoletos y perder oportunidades. [18]
La organización virtual implica costos considerables. Entre los costos de instalación y equipamiento y los costos de mantenimiento, la factura puede volverse muy elevada rápidamente. También constituye un desafío medir, evaluar y hacer un seguimiento del trabajo realizado dentro de los diferentes departamentos de la infraestructura virtual. Esto puede llevar a que los socios incumplan los plazos, tengan que volver a trabajar y, por lo tanto, a una pérdida de eficiencia y ganancias. [15]