Un pedido abierto , un acuerdo de compra abierto o un pedido de pedido anticipado [1] es un pedido de compra que un cliente realiza a su proveedor para permitir múltiples fechas de entrega durante un período de tiempo, a menudo negociadas para aprovechar los precios predeterminados . Normalmente se utiliza cuando existe una necesidad recurrente de bienes fungibles. Los pedidos abiertos se utilizan a menudo cuando un cliente compra grandes cantidades y ha obtenido descuentos especiales. Con base en el pedido abierto, se pueden crear pedidos de venta ("liberaciones abiertas" u "pedidos de liberación") y artículos de factura según sea necesario hasta que se cumpla el contrato, se llegue al final del período del pedido o se alcance un valor máximo de pedido predeterminado. [2]
La emisión de un pedido general permite al cliente no tener más existencias de las necesarias en ningún momento y evita los gastos administrativos que supone procesar pedidos de compra frecuentes, a la vez que favorece la fijación de precios con descuento mediante compromisos de volumen o rebajas de precio . Del lado del proveedor, un pedido general puede proporcionar el beneficio de garantizar la continuidad del negocio y también ayudar a los proveedores a predecir mejor los flujos de caja y los pedidos futuros. [3] [ cita requerida ]
Un pedido general se establece con un precio fijo por un período de tiempo. El comprador busca el mejor precio entre las ofertas de los proveedores que compiten entre sí. Una vez que se elige la mejor, se fijan los precios de los bienes y también se entregan cantidades de cada producto al proveedor para preparar el stock para la entrega solicitada.
El comprador proporciona la cantidad prevista como cantidad de uso total registrada históricamente durante algunos años o según sea necesario para el análisis cuantitativo. El proveedor puede establecer una condición de cantidad a suministrar para este [contrato]. Por ejemplo, el 80% de la cantidad prevista debe comprarse al final del contrato, que puede ser de uno o dos años.
En el caso de que el proveedor no pueda suministrar los productos del contrato a tiempo, se cobrará el cargo por demora en la entrega. De todos modos, dado que el proveedor ya ha mantenido el stock para la entrega inmediata durante el primer año o período acordado, si el comprador no puede cumplir con las condiciones del contrato, como "debe comprar el 80% de la cantidad prevista en el plazo de un año", el contrato puede prorrogarse, o el cargo por demora puede no ser mayor, o no se pueden cobrar otros cargos solicitados por el comprador.
De manera realista, al final del contrato de pedido abierto , el comprador no compraría la cantidad prevista según lo acordado en el contrato, digamos el 80% de la demanda enviada al proveedor. El comprador también permitirá al proveedor vender los productos en el contrato para reducir la cantidad. El proveedor también tiene que hablar e informar al comprador sobre las cantidades de bienes que conserva para que el comprador pueda conocer el estado del stock. Antes de que el comprador emita la orden de compra al proveedor, el comprador debe preguntar primero al proveedor sobre la disponibilidad de stock para evitar el problema de la falta de stock.
Las bibliotecas utilizan el término "pedido general" para referirse a sus acuerdos con las editoriales para comprar "un conjunto determinado de publicaciones". [4] Los pedidos generales o pedidos a pedido también se pueden utilizar para solicitar servicios, por ejemplo, servicios de mantenimiento y reparación . En estos casos, no se obtienen los beneficios asociados con el mantenimiento en existencias, pero el pedido a pedido puede permitir que se organicen fácilmente reparaciones de emergencia o mantenimiento a pedido a tarifas garantizadas.
La parte más difícil de tener un contrato es determinar la cantidad prevista que ha dispuesto el usuario del producto. Como la cantidad prevista puede ser difícil de conseguir, el proveedor debe saber la cantidad que debe mantener en stock. Una forma sencilla de hacerlo es hablar con el comprador sobre la cantidad que debe mantener en stock. Por ejemplo, pueden mantener solo el 20 % en stock durante los primeros 6 meses, de modo que el proveedor y el comprador puedan revisar la cantidad y ajustarla adecuadamente. Esto reduce la carga de stock del proveedor durante el período del contrato y puede ayudar al comprador al final del contrato si el stock no se mueve tan rápido como se esperaba. El contrato puede extenderse año tras año, pero se puede ajustar cada vez a medida que un historial de pronósticos más relevante prediga la necesidad de disminuir o aumentar los requisitos de stock. Alternativamente, algunas empresas pueden utilizar la información prevista a través de un sistema de planificación de requisitos de material para determinar las cantidades de stock adecuadas a lo largo del ciclo de vida del producto .
El Reglamento Federal de Adquisiciones de los Estados Unidos utiliza el término "acuerdos de compra global" o BPAs en FAR 8.405-3:
Las actividades de pedido pueden establecer BPAs bajo cualquier contrato programado para cubrir necesidades repetitivas de suministros o servicios. [5]
El Reglamento señala una preferencia a favor de establecer acuerdos de adjudicación de contratos de compraventa de múltiples adjudicaciones cuando sea posible, en lugar de adjudicar únicamente un acuerdo de adjudicación de un solo adjudicación. [5] : Párrafo 3(i)
Según la Administración de Servicios Generales de Estados Unidos , los BPA: