Una oficina virtual es parte de la industria de espacios de trabajo flexibles que brinda a las empresas cualquier combinación de servicios, espacio y/o tecnología, sin que dichas empresas asuman los gastos de capital de poseer o alquilar una oficina tradicional.
Una oficina virtual puede ser utilizada por emprendedores, autónomos y pequeñas empresas que no necesitan o no pueden permitirse un espacio de oficina tradicional. También puede ser utilizado por empresas más grandes que quieran establecer presencia en una ubicación específica sin comprometerse a un contrato de arrendamiento a largo plazo.
Algunos proveedores de oficinas virtuales ofrecen servicios adicionales, como alquiler de salas de reuniones, apoyo administrativo y servicios de recepcionista en vivo. Estos servicios generalmente se brindan de forma remota, pero también algunos proveedores de oficinas virtuales tienen un espacio de oficina física donde los clientes pueden tener acceso a estos servicios. Esta puede ser una opción atractiva para empresas que quieran proyectar una imagen profesional sin el coste de una oficina de tiempo completo.
Los servicios de oficina virtual comenzaron en la década de 1960 como oficinas con servicios y han evolucionado con la tecnología para incluir una amplia variedad de personal, espacio físico, almacenamiento digital y servicios de comunicación. [1] Los clientes pagan una tarifa de contrato por estos servicios que pueden ofrecerse a la carta, como paquetes o suscripción de membresía. El concepto es popular entre empresas de todos los tamaños, incluidos los empresarios autónomos. Uno de los principales atractivos de la oficina virtual es la flexibilidad que ofrece a los empleados y autónomos para trabajar desde una oficina satélite, una oficina en casa , una ubicación remota o incluso mientras viajan a través de un dispositivo móvil. Al mismo tiempo, una empresa puede ofrecer a sus clientes y empleados una oficina en casa estable con acceso a servicios como recepcionista, salas de conferencias, espacio de escritorio, buzones de correo, impresión y envío de faxes en una dirección permanente, que son propiedad y están mantenidos por la oficina virtual. proveedor o un tercero.
En 2021, varias empresas se propusieron solucionar los desafíos de las reuniones virtuales. Esto propició la aparición del software de oficina virtual. Cuando se habla de una empresa que tiene una oficina virtual, ya no se hace referencia a un conjunto estándar de servicios empresariales. Más bien, un espacio virtual para que los empleados se reúnan y realicen actividades relacionadas con el negocio. [ cita necesaria ]
Los proveedores de oficinas virtuales también pueden incluir capital digital como almacenamiento en la nube , alojamiento web , correo electrónico y otras aplicaciones basadas en la web. [ cita necesaria ]
Además, según la investigación, las actitudes y políticas de los empleadores en la plataforma virtual afectan la vida personal y la productividad de sus empleados. Los empleados serán más productivos si creen que su empresa confía en ellos, los reconoce, se preocupa por ellos y recibe la capacitación adecuada (incluidos procesos en línea, etc.), la gestión de proyectos y el apoyo para realizar sus tareas de manera productiva. Cuando los empleados no tienen que gastar tiempo, dinero o recursos en transporte entre el hogar y el trabajo, esto impacta positivamente en la productividad de los empleados. Por eso se hizo necesario crear un entorno de software adecuado para garantizar el funcionamiento de estos procesos. [2]
El concepto de oficina virtual tuvo sus raíces antes y durante la Revolución Industrial , donde se han establecido paralelos con los estilos de trabajo actuales, específicamente el trabajo desde casa. [3] El concepto de oficina virtual es una evolución de la tradicional suite ejecutiva . Como suite ejecutiva, el arrendamiento se volvió cada vez más impráctico para ciertos tipos y etapas de negocios, y naturalmente abrió la puerta a un concepto de oficina virtual. [4]
A mediados del siglo XX, profesionales y ejecutivos comenzaron a examinar formas de hacer un uso más eficiente del costo creciente de los bienes raíces, el personal y otros capitales. A continuación se detallan algunos hitos en la evolución resultante de la oficina virtual, junto con la llegada de tecnologías que ayudan a dar forma a la industria. [ cita necesaria ]
El factor más importante en la expansión de las oficinas virtuales fue la transición forzada al trabajo remoto durante la pandemia de COVID-19.
La sociedad introdujo rápidamente el trabajo remoto, por lo que las nuevas tecnologías y sistemas operativos deben probarse y capacitarse adecuadamente. [15]
La comunicación y el conocimiento de otros miembros del equipo son algo natural cuando todos trabajan en el mismo lugar, por lo que cuando se trabaja de forma remota, los empleados y gerentes tienen que esforzarse más para mantener las relaciones con los colegas. Los nuevos empleados necesitan aprender hábitos organizacionales incluso mientras trabajan de forma remota. [dieciséis]
La infraestructura de oficina virtual puede incluir una variedad de ubicaciones y servicios físicos, así como servicios digitales. La infraestructura se comparte entre individuos y entidades, lo que permite que los recursos se utilicen de manera más eficiente. Esto permite a los usuarios la flexibilidad de alquilar o utilizar únicamente los servicios que necesitan. [ cita necesaria ]
El coworking es una tendencia relacionada en espacios de trabajo flexibles que pone énfasis en que los usuarios interactúen entre sí para crear una cultura organizacional sin trabajar para la misma empresa. Al igual que las oficinas virtuales, los lugares de coworking ofrecen espacios de trabajo con servicios y los clientes pueden utilizarlos según sea necesario.
La tecnología de realidad virtual es otra tendencia que pronto podría afectar a las oficinas virtuales. Las aplicaciones de realidad virtual tienen la capacidad de crear espacios de oficina que son espacios físicos dentro del mundo virtual donde los usuarios pueden reunirse y trabajar codo a codo. [17]