Formulario (documento)

Un formulario es un documento que contiene espacios en blanco (también llamados campos o marcadores de posición ) en los que se puede escribir o seleccionar una opción. Los formularios se pueden distribuir a varios firmantes a la vez o se pueden poner a disposición a pedido. Antes de ser completados, cada copia de un formulario suele ser idéntica, excepto, posiblemente, por un número de serie . Un formulario permite a una organización recopilar un conjunto uniforme de datos de muchas partes de manera consistente.

Los formularios, cuando se completan, varían en su propósito; por ejemplo, un formulario puede ser una declaración, una solicitud o un pedido . Un cheque también puede considerarse un formulario. Además, existen varios formularios para impuestos . Un ejemplo es una declaración de impuestos ; es necesario completarla para determinar el monto de impuestos que uno debe pagar. Un formulario también puede ser una solicitud de reembolso de impuestos .

Los formularios se pueden completar por duplicado (o por triplicado , es decir, tres veces) cuando la información recopilada en el formulario debe distribuirse a varios departamentos dentro de una organización. Esto se puede hacer utilizando papel carbón .

Historia

Los formularios han existido durante un tiempo considerable; los historiadores del derecho han descubierto formularios legales preimpresos desde principios del siglo XIX que simplificaron enormemente la tarea de redactar quejas y otros alegatos legales.

Ventajas

Las ventajas de los formularios incluyen las siguientes:

Hay que escribir menos (aunque la impresión se hace casi universalmente de algún modo automático).
Se le dice o se le recuerda qué información debe proporcionarse.
Hay uniformidad, para mayor comodidad en el procesamiento.
La información se recoge por escrito y, por tanto, puede volver a examinarse posteriormente (el formulario también puede incluir un campo de firma para permitir que alguien se haga responsable de la exactitud de la información proporcionada).
Las tareas más sencillas, como la recopilación o distribución de datos, se pueden separar en el flujo de trabajo de los procesos que requieren más habilidades, como la toma de decisiones. De este modo, la emisión y el procesamiento de los formularios pueden estar a cargo de personal menos capacitado o de una computadora. La tarea que requiere menos habilidades pasa a ser la de emitir o completar el formulario apropiado para las circunstancias y luego pasarlo al siguiente paso del flujo de trabajo. Esto puede reducir los costos y aumentar el volumen de trabajo que se puede manejar.

Un formulario en una computadora permite escribir cómodamente las partes variables (los datos de entrada). También puede garantizar que todos los espacios reservados se completen correctamente.

Estructura del formulario

Al igual que un documento normal, un formulario suele contener contenido fijo. También contiene algunos marcadores de posición que se deben completar. Los formularios en blanco generalmente no están sujetos a derechos de autor en los EE. UU. ^[1]

Marco y contenido fijo

El marco es la parte del documento que nunca cambia. Generalmente contiene un título e instrucciones textuales.

Marcadores de posición

Los marcadores de posición, o campos, son cuadros o espacios donde uno puede escribir o teclear para completar el formulario.

Notas

^ 37 Código de Reglamentos Federales § 202.1(c) (2006) ("Los formularios en blanco, como tarjetas de control de tiempo, papel cuadriculado, libros de contabilidad, diarios, cheques bancarios, tarjetas de puntuación, libretas de direcciones, formularios de informes, formularios de pedidos y similares, que están diseñados para registrar información y no transmiten información en sí mismos [no están sujetos a derechos de autor]"); véase también Baker v. Selden , 101 US 99 (1880).