Un equipo multifuncional (XFN), también conocido como equipo multidisciplinario o equipo interdisciplinario , [1] [2] [3] es un grupo de personas con diferentes conocimientos funcionales que trabajan para alcanzar un objetivo común. [4] Puede incluir a personas de los departamentos de finanzas , marketing , operaciones y recursos humanos . Por lo general, incluye a empleados de todos los niveles de una organización. Los miembros también pueden provenir de fuera de una organización (en particular, de proveedores, clientes clave o consultores).
Los equipos multifuncionales suelen funcionar como equipos autodirigidos a los que se les asigna una tarea específica que requiere la participación y la experiencia de varios departamentos. Asignar una tarea a un equipo compuesto por personas multidisciplinarias aumenta el nivel de creatividad y establece una opinión común. Cada miembro ofrece una perspectiva alternativa al problema y una posible solución a la tarea. En el mundo empresarial actual, la innovación es una ventaja competitiva líder y los equipos multifuncionales promueven la innovación a través de un proceso de colaboración creativa. Los miembros de un equipo multifuncional no necesitan ser expertos en la realización de múltiples tareas per se, pero deben estar preparados para ayudar en diferentes aspectos de la creación de un producto real, ya que son colectivamente responsables de sus tareas de equipo multifuncional, así como de sus tareas laborales cotidianas normales.
Algunos investigadores han considerado las interacciones interfuncionales como de naturaleza cooperativa o competitiva, mientras que otros han argumentado que las áreas funcionales de la organización a menudo se ven obligadas a competir y cooperar simultáneamente entre sí (“ coopetición ”) y es fundamental comprender cómo estas relaciones complejas interactúan y afectan el desempeño de la empresa. [5]
La toma de decisiones dentro de un equipo puede depender del consenso , pero a menudo está dirigida por un gerente/entrenador/líder de equipo. El liderazgo puede ser un desafío importante en los equipos multifuncionales. Los líderes tienen la tarea de dirigir a los miembros del equipo de varias disciplinas. Deben transformar diferentes variaciones de información en un resultado final coherente. Los equipos multifuncionales pueden compararse con la junta directiva de una empresa. Un grupo de personas de diversos orígenes y disciplinas se reúne para colaborar de manera eficiente con el fin de mejorar la organización o resolver un problema.
Algunas organizaciones se basan en flujos de trabajo multifuncionales al tener líneas de informes para múltiples gerentes. Este tipo de gestión se denomina gestión matricial y a estas organizaciones se las suele llamar organizaciones matriciales.
El crecimiento de equipos multifuncionales autodirigidos ha influido en los procesos de toma de decisiones y las estructuras organizacionales. Aunque la teoría de la gestión suele proponer que todo tipo de estructura organizacional necesita tomar decisiones estratégicas , tácticas y operativas, han comenzado a surgir nuevos procedimientos que funcionan mejor con los equipos. [6]
Hasta hace poco, la toma de decisiones fluía en una sola dirección. Los objetivos generales a nivel corporativo impulsaban los objetivos estratégicos de la unidad de negocios (SBU ) , y estos, a su vez, impulsaban los objetivos a nivel funcional. Hoy, las organizaciones tienen estructuras más planas, las empresas se diversifican menos y los departamentos funcionales han comenzado a estar menos definidos. El auge de los equipos autodirigidos refleja estas tendencias. La dinámica dentro del equipo tiende a volverse multidireccional en lugar de jerárquica. Los procesos interactivos fomentan el consenso dentro de los equipos. Además, las directivas que se dan al equipo tienden a volverse más generales y menos prescriptivas.
Los equipos multifuncionales necesitan una amplia gama de información para tomar decisiones. Necesitan recurrir a información de todas las partes de la base de datos de una organización, incluida la información de todos los departamentos funcionales. La integración de sistemas se vuelve importante porque hace que toda la información sea accesible a través de una única interfaz. Un beneficio inherente de un equipo multifuncional es la amplitud de conocimientos que cada miembro aporta al grupo. Cada miembro del equipo es un representante de un departamento y, por lo tanto, puede aprovechar su familiaridad para acceder y proporcionar el conocimiento de ese departamento al equipo. Esto aumenta la eficiencia de un equipo multifuncional al reducir el tiempo dedicado a recopilar información.
Los equipos multifuncionales requieren información de todos los niveles de gestión. Los equipos pueden tener su origen en la necesidad percibida de tomar decisiones principalmente estratégicas, tácticas u operativas, pero necesitarán los tres tipos de información. Casi todos los equipos autodirigidos necesitarán información que tradicionalmente se utiliza en decisiones estratégicas, tácticas y operativas. Por ejemplo, el desarrollo de nuevos productos tradicionalmente se considera un procedimiento táctico. Recibe la dirección estratégica de la alta dirección y utiliza departamentos operativos como ingeniería y marketing para realizar su tarea. Pero un equipo de desarrollo de nuevos productos estaría formado por personas de los departamentos operativos y, a menudo, por alguien de la alta dirección.
En muchos casos, el equipo tomaría decisiones estratégicas no estructuradas (como en qué mercados competir, en qué nuevas tecnologías de producción invertir y qué retorno de la inversión exigir); decisiones tácticas (como si construir un prototipo, si hacer pruebas de concepto, si hacer pruebas de mercado y cuánto producir); y decisiones operativas estructuradas (como la programación de la producción, las compras de inventario y los vuelos de medios ). En otros casos, el equipo se limitaría a decisiones tácticas y operativas. En cualquier caso, necesitaría información asociada con los tres niveles.
Los equipos multifuncionales están formados por personas de diferentes partes de una organización. La información debe ser comprensible para todos los usuarios. No solo los ingenieros utilizan datos técnicos, no solo los contadores utilizan datos financieros, y no solo el personal de recursos humanos utiliza datos de RR.HH. Las organizaciones modernas carecen de gerentes intermedios para combinar, ordenar y priorizar los datos. La información técnica, financiera, de marketing y de todos los demás tipos debe venir en un formato que todos los miembros de un equipo multifuncional puedan entender. Esto implica reducir la cantidad de jerga especializada , ordenar la información según la importancia, ocultar procedimientos estadísticos complejos a los usuarios, dar interpretaciones de los resultados y proporcionar explicaciones claras de los problemas difíciles. Los sistemas de visualización de datos pueden presentar resultados complejos de manera intuitiva.
Desde que Peter Drucker publicó en 1954 su libro The Practice of Management (La práctica de la gestión) sus opiniones sobre la gestión por objetivos , la toma de decisiones empresariales se ha orientado más hacia los objetivos. [ ¿Según quién? ] Los directivos han llegado a considerar la toma de decisiones en general, y el pensamiento estratégico en particular, como un proceso de varias etapas que comienza con una evaluación de la situación actual, la definición de objetivos y, a continuación, la determinación de cómo alcanzarlos. La gestión por objetivos tomó este esquema básico y lo aplicó a prácticamente todas las decisiones importantes.
Hoy en día [ ¿cuándo? ] muchas empresas han comenzado a optar por un enfoque menos estructurado y más interactivo. Una forma de implementarlo implica el uso de equipos multifuncionales autodirigidos. [7] Los defensores de esta estrategia esperan que estos equipos desarrollen estrategias que redefinan las industrias y creen nuevas “ mejores prácticas ”. [ cita requerida ] Ellos [¿ quiénes? ] piensan que las mejoras incrementales no son suficientes. [ cita requerida ]
Los equipos multifuncionales, que utilizan técnicas no estructuradas y buscan ventajas competitivas revolucionarias, supuestamente requieren sistemas de información que presenten mayor interactividad, más flexibilidad y capacidad para manejar lógica difusa . [ cita requerida ] La inteligencia artificial algún día podría ser útil en este aspecto.
Muchos equipos de grandes organizaciones se enfrentan a desafíos relacionados con la creación de un ambiente de colaboración cuando tratan con dependencias interfuncionales y compañeros de otras funciones. La estructura de las organizaciones en general no favorece la colaboración interfuncional entre los equipos.
La comunicación fluida es la base de los equipos multifuncionales. El equipo debe programar todas las reuniones y preparar la agenda para cada una. El equipo debe saber qué se va a discutir. [8]
Es importante que las organizaciones creen una cultura entre sus empleados, un sentido de derecho con cada una de las partes interesadas para impulsarlos a hacer un esfuerzo adicional y colaborar con otros equipos para lograr los objetivos de la empresa. Esto es fundamental para la colaboración proactiva, más allá de los tiempos de crisis.