Las cuentas por cobrar , abreviadas como AR o A/R , [1] son reclamaciones de pago legalmente ejecutables en poder de una empresa por bienes suministrados o servicios prestados que los clientes han pedido pero no pagado. El proceso de cuentas por cobrar implica la incorporación de clientes, facturación , cobros, deducciones, gestión de excepciones y, finalmente, contabilización de efectivo después de cobrar el pago. Por lo general, se presentan en forma de facturas emitidas por una empresa y entregadas al cliente para su pago dentro de un plazo acordado. Las cuentas por cobrar se muestran en un balance como un activo . Es una de una serie de transacciones contables relacionadas con la facturación de un cliente por bienes y servicios que el cliente ha pedido. Estos pueden distinguirse de los pagarés por cobrar , que son deudas creadas a través de instrumentos legales formales llamados pagarés . [2]
Las cuentas por cobrar representan el dinero que las entidades deben a la empresa por la venta de productos o servicios a crédito. En la mayoría de las entidades comerciales, las cuentas por cobrar generalmente se ejecutan generando una factura y enviándola por correo o entregándola electrónicamente al cliente, quien, a su vez, debe pagarla dentro de un plazo establecido, llamado condiciones de crédito [ cita requerida ] o condiciones de pago .
El equipo de cuentas por cobrar está a cargo de recibir fondos en nombre de una empresa y aplicarlos a sus saldos pendientes actuales.
Los equipos de cobranza y caja forman parte del departamento de cuentas por cobrar. Mientras el departamento de cobranza busca al deudor, el equipo de caja aplica el dinero recibido. Las empresas pretenden cobrar todas las facturas pendientes antes de que venzan. Para lograr un DSO más bajo y un mejor capital de trabajo , las organizaciones necesitan una estrategia de cobranza proactiva para centrarse en cada cuenta.
Las cuentas por cobrar pueden afectar la liquidez de la empresa; por tanto, es importante prestar atención a estas métricas. Por tanto, el riesgo de la inversión debe ser lo más pequeño posible. [3]
Un ejemplo de un plazo de pago común es 30 días netos , lo que significa que el pago vence al final de los 30 días a partir de la fecha de la factura. El deudor es libre de pagar antes de la fecha de vencimiento; Las empresas pueden ofrecer un descuento por pago anticipado. Otras condiciones de pago comunes incluyen Net 45, Net 60 y 30 días a fin de mes. El acreedor puede cobrar cargos por mora o intereses si el monto no se paga antes de la fecha de vencimiento.
En la práctica, los plazos suelen mostrarse como dos fracciones: el descuento y el período de descuento comprenden la primera fracción y la letra 'n' y el período de vencimiento del pago comprenden la segunda fracción. Por ejemplo, si una empresa realiza una compra y recibirá un descuento del 2% por pagar dentro de los 10 días, mientras que el pago total vence dentro de los 30 días, los términos se mostrarían como 2/10, n/30.
La contabilización de una cuenta por cobrar se logra mediante una simple transacción contable; sin embargo, el proceso de mantener y cobrar pagos sobre los saldos de las cuentas subsidiarias por cobrar puede ser una propuesta de tiempo completo. Dependiendo de la industria en la práctica, los pagos de las cuentas por cobrar se pueden recibir hasta 10 a 15 días después de que se haya alcanzado la fecha de vencimiento. Estos tipos de prácticas de pago a veces se desarrollan según los estándares de la industria, la política corporativa o debido a la situación financiera del cliente.
Dado que no se cobrarán todas las deudas de los clientes, las empresas normalmente estiman el monto y luego registran una provisión para cuentas de cobro dudoso [4] que aparece en el balance como una contracuenta que compensa el total de las cuentas por cobrar. Cuando las cuentas por cobrar no se pagan, algunas empresas las entregan a agencias de cobro de terceros o abogados de cobro que intentarán recuperar la deuda mediante la negociación de planes de pago, ofertas de liquidación o la iniciación de otras acciones legales.
Los anticipos pendientes forman parte de las cuentas por cobrar si una empresa recibe un pedido de sus clientes con condiciones de pago acordadas de antemano. Dado que la facturación se realiza para reclamar los anticipos varias veces, esta área de cobranza no se refleja en las cuentas por cobrar. Idealmente, dado que el pago por adelantado se realiza dentro de un plazo mutuamente acordado, es responsabilidad del departamento de cuentas sacar periódicamente el estado de cuenta que muestre el anticipo cobrable y debe entregarse a ventas y marketing para el cobro de los anticipos. El pago de las cuentas por cobrar puede protegerse ya sea mediante una carta de crédito o mediante un Seguro de Crédito Comercial .
Un análisis de edad de cuentas por cobrar de los contables, también conocido como Libro de deudores, se divide en categorías para corriente, 30 días, 60 días, 90 días o más. El análisis o informe se conoce comúnmente como saldo de prueba envejecido. Los clientes generalmente se enumeran en orden alfabético o por monto pendiente, o según el plan de cuentas de la empresa. Los saldos cero no suelen mostrarse.
En el balance de una empresa , las cuentas por cobrar son el dinero que entidades ajenas a la empresa le deben a esa empresa. Las cuentas por cobrar se clasifican como activos corrientes asumiendo que vencen dentro de un año calendario o año fiscal . Para registrar un asiento de diario para una venta a cuenta, se debe debitar una cuenta por cobrar y acreditar una cuenta de ingresos. Cuando el cliente liquida sus cuentas, se debita el efectivo y se acredita la cuenta por cobrar en el asiento del diario. El saldo final en el balance de comprobación de las cuentas por cobrar suele ser un débito.
Las organizaciones empresariales que se han vuelto demasiado grandes para realizar tales tareas a mano (o las pequeñas que podrían pero prefieren no hacerlo a mano) generalmente utilizarán software de contabilidad en una computadora para realizar esta tarea.
Las empresas tienen dos métodos disponibles para medir el valor neto de las cuentas por cobrar, que generalmente se calcula restando el saldo de una cuenta de provisión de la cuenta de cuentas por cobrar.
El primer método es el método de provisión , que establece una cuenta de contraactivo, provisión para cuentas de cobro dudoso o provisión para insolvencias , que tiene el efecto de reducir el saldo de las cuentas por cobrar. El monto de la provisión para insolvencias se puede calcular de dos maneras: (1) revisando cada deuda individual y decidiendo si es dudosa (una provisión específica); o (2) estableciendo un porcentaje fijo (por ejemplo, 2%) del total de deudores (una disposición general). El cambio en la provisión para insolvencias de un año a otro se contabiliza en la cuenta de gastos por insolvencias en el estado de resultados .
El método de asignación se puede calcular utilizando el método del estado de resultados, que se basa en un porcentaje de las ventas netas a crédito; el enfoque del balance, que se basa en un calendario de vencimientos en el que las deudas de cierta antigüedad se clasifican por riesgo, o una combinación de ambos.
El segundo método es el método de cancelación directa . Es más simple que el método de provisión porque permite una entrada simple para reducir las cuentas por cobrar a su valor neto realizable. El asiento consistiría en debitar una cuenta de gastos de insolvencia y acreditar las respectivas cuentas por cobrar en el libro de ventas. El método de cancelación directa no está permitido según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados .
Los dos métodos no son mutuamente excluyentes, y algunas empresas tendrán una provisión para deudas de cobro dudoso, cancelando deudas específicas que saben que son incobrables (por ejemplo, si el deudor ha entrado en liquidación ).
Las empresas pueden utilizar sus cuentas por cobrar como garantía a la hora de obtener un préstamo ( préstamo basado en activos ). También podrán venderlos mediante factoring . Los conjuntos o carteras de cuentas por cobrar pueden venderse a terceros mediante titulización .
A efectos de declaración de impuestos, una provisión general para deudas incobrables no es una deducción permitida de las ganancias [5] ; una empresa sólo puede obtener alivio para deudores específicos que se han vuelto incobrables. Sin embargo, a efectos de presentación de informes financieros, las empresas pueden optar por tener una provisión general contra insolvencias coherente con su experiencia pasada de pagos de clientes para evitar sobreestimar a los deudores en el balance .