La gestión de viajes corporativos es la función de gestionar el enfoque estratégico de una empresa con respecto a los viajes (política de viajes), las negociaciones con todos los proveedores , el funcionamiento diario del programa de viajes corporativos, la seguridad de los viajeros , la gestión de tarjetas de crédito y la gestión de datos de viajes y gastos ('T&E').
No debe confundirse el trabajo de la CTM con el de una agencia de viajes tradicional . Si bien las agencias brindan los servicios de viajes cotidianos a los clientes corporativos, son el brazo ejecutor de lo que la corporación ha negociado y establecido en la política. En otras palabras, la CTM decide la clase de servicio que los empleados pueden tomar, negocia las tarifas corporativas con las aerolíneas y los hoteles y determina cómo se deben utilizar las tarjetas de crédito corporativas. La agencia, por otro lado, realiza la reserva real dentro de los parámetros establecidos por la corporación.
Para muchas empresas, los costos de viajes y entretenimiento representan el segundo gasto anual controlable más alto, superado solo por los salarios y los beneficios, y suelen ser más altos que los costos de TI o bienes raíces. Los costos de viajes y entretenimiento no solo se limitan a los viajes ( aerolíneas , trenes , hoteles , alquiler de automóviles , ferry/barco, etc.), sino que incluyen todos los costos incurridos durante el viaje, como comidas del personal y los clientes, tarifas de taxi, propinas, obsequios para clientes, suministros (materiales y servicios de oficina), etc. Además, esta área a menudo incluye la gestión de reuniones, la seguridad y protección de los viajeros, así como la gestión de tarjetas de crédito y la información general de los viajes.
La gestión de estos costes suele estar a cargo del Director de Viajes Corporativos, función que puede formar parte del Departamento de Finanzas , RRHH , Compras o Servicios Administrativos.
Muchas empresas, especialmente las grandes multinacionales, optan por la consolidación global de sus compras de viajes. En otras palabras, pueden optar por poner toda la compra de sus planes de viaje en manos de una empresa de gestión de viajes (TMC). Esto casi siempre se hace mediante una solicitud de propuesta (RFP) global, a través de la cual la empresa invita a las principales TMC a participar en la RFP. El proceso y la selección de la TMC pueden llevar varios meses. Una vez que la empresa ha elegido su TMC, la gestión de sus planes de viaje será gestionada por la TMC seleccionada en todo el mundo. Por supuesto, puede haber excepciones en ciertos países.
Las ventajas de una consolidación global residen en el juego de los números: la empresa podrá sacar partido de las cifras globales a la hora de negociar con los proveedores. Estas negociaciones podrían incluir aerolíneas, cadenas hoteleras, hoteles individuales (por razones específicas), empresas de alquiler de coches, etc. El objetivo principal de optar por la vía de la consolidación global es generar ahorros en el presupuesto de viajes y gastos de la empresa. [ cita requerida ]
La implementación de la gestión de viajes corporativos suele delegarse en las empresas de gestión de viajes (TMC, por sus siglas en inglés). Una TMC gestionará el programa de viajes corporativos o de negocios de una organización. A menudo proporcionarán una herramienta de reserva en línea, [1] aplicación móvil, equipos de gestión y consultoría de programas, servicios de viajes ejecutivos, asistencia para reuniones y eventos, funcionalidad de informes y potencialmente otros. Estas empresas han utilizado históricamente los sistemas de distribución global (GDS, por sus siglas en inglés) para reservar viajes para sus clientes, aunque estos sistemas ya no proporcionan contenido completo, por lo que estas brechas deben llenarse con contenido agregado adicional, que no sea GDS. [2] Esto permite al asesor de viajes comparar diferentes itinerarios y costos al mostrar la disponibilidad en tiempo real, lo que permite a los usuarios acceder a las tarifas de boletos de avión, habitaciones de hotel y autos de alquiler simultáneamente. [3]
Travel Management Lite es una versión liviana de una solución de gestión de viajes corporativos, generalmente utilizada por pymes y empresas en crecimiento que no requieren soluciones extensas o personalizadas ofrecidas por las TMC. La principal ventaja de una solución Lite es mejorar la transparencia en tiempo real en el gasto de viajes en toda la empresa y brinda acceso a aplicaciones móviles y web necesarias para reservar y administrar los viajes de una empresa. Esto permite que los viajeros de negocios, asistentes y gerentes de viajes reserven de manera más eficiente y tengan un acceso más rápido al soporte que si usaran diferentes sitios de reserva de ocio o agencias de viajes fuera de línea. [4]
Una gran parte de la gestión del transporte corporativo cubre la Gestión del Transporte Terrestre (GTM), que es proporcionada por agencias de viajes de negocios y proveedores de software de empresa a empresa para que los clientes corporativos consoliden y agilicen la gestión de sus proveedores de transporte terrestre principalmente para optimizar los costos de viaje, la programación y la organización. [5]
En el sistema de gestión de viajes corporativos, las empresas de GTM desempeñan un papel de agregadores o centros virtuales para todos los servicios relacionados con el transporte terrestre. Actúan como mediadores utilizando bases de datos, sistemas de distribución global (GDS) y varias plataformas relacionadas con la industria, como compañías de taxis y viajes compartidos, [6] flotas corporativas, transporte público y otras alternativas para encontrar viajes óptimos para los usuarios de viajes. [7] [8]
Sin embargo, en el siglo XXI, la actividad de los GTM no se limita a una búsqueda en bases de datos o comparaciones de precios de referencia para las necesidades de transporte, sino que abarca un amplio espectro de categorías de negocios que incluyen asistencia en viajes, contabilidad, gestión de gastos y análisis de viajes, entre otros. [5]
Al igual que otros tipos de empresas de gestión de transporte, la calidad del software de la empresa y su integración con la nube siguen siendo fundamentales para la coordinación del flujo de transporte mediante el escalado de diferentes proveedores y servicios a las necesidades de los clientes corporativos.
Ejemplos de empresas en esta categoría son Gett , AMEX GBT , Amadeus y aquellas dedicadas a la gestión de gastos comerciales como Coupa , Expensify y ExpenseOut.
Al igual que la mayoría de las empresas relacionadas con el turismo y la economía de los viajes, el sector empresarial GMT se ha visto muy afectado por la actual pandemia de COVID-19 y las restricciones de viaje en muchos países del mundo. [7] [9] Sin embargo, con la vacunación en marcha en muchos países, el sector GTM ha mostrado algunos signos de recuperación. [10] [11]
