La facilitación en los negocios , el desarrollo organizacional y la toma de decisiones por consenso se refiere al proceso de diseñar y ejecutar una reunión de acuerdo con un conjunto de requisitos previamente acordados. [1]
La facilitación se ocupa de todas las tareas necesarias para alcanzar un resultado de reunión productivo e imparcial que refleje los objetivos acordados y los resultados definidos de antemano por el propietario de la reunión o el cliente. [2]
La facilitación implica dirigir una reunión en nombre de otra persona. Esto es lo que la distingue de la ciencia de reuniones , que tiene como objetivo desarrollar la autonomía de los iniciadores y líderes de reuniones. No obstante, la facilitación aplica muchos conceptos y herramientas ampliamente utilizados en la ciencia de reuniones, como los rompehielos.
Áreas de aplicación
La facilitación se utiliza en una amplia gama de situaciones y ocupaciones, incluidos los lugares de trabajo, las actividades de ocio y salud, la planificación organizativa y el desarrollo comunitario. [3] La facilitación atiende las necesidades de cualquier grupo que se reúna con un propósito común, ya sea tomar una decisión, resolver un problema o simplemente intercambiar ideas e información. No dirige al grupo ni intenta distraer o entretener. Una interpretación ligeramente diferente se centra más específicamente en un grupo que participa en el aprendizaje experiencial . [4] En particular, esto se asocia con el aprendizaje activo y los conceptos de autoridad tutelar . Esto se cubre en profundidad en el trabajo de investigación de John Heron en la Universidad de Surrey y el Centro Internacional de Investigación Cooperativa .
Competencias
La Asociación Internacional de Facilitadores ha definido una serie de competencias básicas compiladas en un marco de Competencias Básicas del Facilitador que incluye seis competencias principales y varias subcompetencias que sustentan una amplia gama de dinámicas de facilitación. [5]
Dinámica
- Establecer reglas básicas
- A menudo, quienes no tienen formación en facilitación pasan por alto el establecimiento de reglas básicas, que es un componente clave del proceso de facilitación, especialmente en reuniones convocadas para debatir problemas difíciles o para formación. Estas reglas suelen reiterarse de alguna forma al comienzo de una reunión o taller facilitado para garantizar que los participantes comprendan los distintos roles que se están desempeñando y las responsabilidades que se asignan a cada uno. Algunos aspectos ocupan un lugar destacado, como:
- Estar abierto a sugerencias
- Construir sobre lo que hay, no derribar ideas
- Permitir a los demás espacio (para hablar o expresarse)
- respeto mutuo
- que el facilitador no es dueño del tema en discusión y la identidad de ese dueño es clara
- reglas de enfrentamiento, como tiempos de espera y procedimientos que se adoptarán
- Cómo se detectarán y abordarán los problemas no resueltos
- Por último, es fundamental que, durante la reunión, quede claro que no se espera que el responsable del tema intervenga para imponer ideas más allá de establecer parámetros para su consideración o para aportar ideas. El facilitador, en este sentido, es el responsable del proceso de la reunión.
Todos ellos están estrechamente relacionados con la idea de la facilitación como herramienta de empoderamiento (en el lugar de trabajo) . [4]
- Consulta con el cliente
- Un facilitador trabajará con un cliente que sea alguien de una organización o un grupo diverso que lo llame y lo haya invitado a asistir. Intentará comprender el propósito y el resultado de la reunión discutiéndolo con el cliente.
- Hacer arreglos para la reunión
- El facilitador se encargará de organizar o gestionar los preparativos prácticos. También estudiará en detalle la ubicación y la disposición de la sala. Investigará la reunión de antemano para comprender por qué se celebra y para asegurarse de que todas las partes interesadas estén invitadas y puedan asistir.
- Establecer la agenda
- Comprenderán en detalle cómo se abordará cada tema de la agenda y cuánto tiempo debe llevar. Mediante técnicas especializadas, permitirán a los participantes comprender todos los temas en juego y todas las alternativas de acción. El facilitador diseña el proceso (agenda) basándose en sus discusiones con los participantes y en su experiencia en procesos.
- Comprender las normas del grupo
- No harán suposiciones sobre la forma en que interactúan las personas y tratarán de adaptarse a las formas de vida de diferentes culturas y organizaciones.
- Comprender la dinámica de grupo
- Mientras abordan los aspectos prácticos de una reunión, los participantes deben tener en cuenta las corrientes subyacentes, tanto verbales como no verbales, que pueden indicar problemas que tiene el grupo. El facilitador puede intentar ayudar al grupo a tomar conciencia de estos problemas.
- Considere la necesidad de flexibilizar "Flex-cil-a-tar"
- mediante el cual uno facilita de manera flexible una discusión o una reunión con un objetivo final y un plan en mente para llegar allí y luego ajusta el plan en función de las respuestas y la dirección que toma el grupo, pero aún así los lleva de regreso al objetivo final.
Facilitador
Las tareas y responsabilidades que se enumeran a continuación no tienen por qué estar a cargo de un único facilitador. A menudo, la función la comparten varias personas: por ejemplo, una persona puede organizar la logística antes de la reunión, otra puede controlar el tiempo y supervisar la agenda durante la reunión, y una tercera persona puede ser responsable de registrar los acuerdos.
- Antes de una reunión, los facilitadores:
- Investigar la reunión
- Descubra el propósito y el objetivo (si lo hay) de la reunión
- Establecer quién necesita asistir
- Elaborar un borrador de agenda y diseñar los procesos grupales para alcanzar los resultados necesarios.
- Compartir la agenda con los posibles asistentes, modificándola según sea necesario
- Asegúrese de que todos estén completamente informados sobre la reunión y que todos conozcan el propósito y las posibles consecuencias de la reunión.
- Durante la reunión, los facilitadores:
- monitorear la agenda
- mantener el tiempo
- gestionar el proceso grupal
- Fomentar la participación de todos los asistentes
- Ayudar a los participantes a comprender diferentes puntos de vista.
- Fomentar soluciones que incorporen diversos puntos de vista
- Gestionar el comportamiento de los participantes
- crear un ambiente seguro
- Enseñar nuevas habilidades de pensamiento y facilitar actividades de pensamiento estructurado.
- registrar (con una fraseología convenida) los acuerdos. También pueden señalar cuestiones no resueltas para su posterior debate.
- El facilitador podrá redactar y publicar los resultados de la reunión para todos los interesados, incluidos aquellos que no pudieron asistir.
Formas de reunión
Una reunión suele implicar que todos estén juntos en la misma sala al mismo tiempo y esta es la principal situación en la que se practica la facilitación. Con la introducción de las telecomunicaciones modernas, el campo ha crecido hasta abarcar otras formas de reuniones:
- Misma hora mismo lugar
- La reunión tradicional en una sala con todas las partes presentes al mismo tiempo.
- Misma hora en diferente lugar
- La teleconferencia con todas las partes en ubicaciones separadas o con algunas en subreuniones dispersas geográficamente, todas con conexión de audio/video.
- Diferentes tiempos, mismo lugar
- Una reunión que se centra en un lugar físico en particular, donde las personas contribuyen a medida que pasan. Un ejemplo es un tablón de anuncios montado en la pared o un cartel que permite a las personas agregar comentarios a medida que pasan. Una encuesta que utilice computadoras sin conexión en red en un quiosco también sería una reunión "en un mismo lugar y a diferentes horas".
- Diferentes tiempos, diferentes lugares
- Reunión a través de un enlace web, como grupos de discusión, foros, blogs y Usenet . Existe un software especializado de apoyo a la toma de decisiones grupales habilitado para la web. Las páginas de discusión de Wikipedia entran en esta categoría.
- Facilitación virtual
Con la revolución digital, el uso generalizado de la videoconferencia combinada con otras herramientas digitales para la colaboración dio lugar a un campo emergente de facilitación virtual que se lleva a cabo en reuniones simultáneas en diferentes lugares. Las reuniones y talleres en línea son excelentes ejemplos de facilitación virtual. En resumen, el enfoque reúne a miembros de equipos remotos para discutir temas relevantes en tiempo real. [6]
Véase también
Referencias
- ^ Strauss, David (2002): Cómo hacer que la colaboración funcione. SF, BK Publishers.
- ^ Schwarz, Roger et al. (2011): El facilitador calificado: un recurso integral para consultores, facilitadores, gerentes, capacitadores y coaches, Willey.
- ^ Hogan, Christine (2004). Entender la facilitación: teoría y principios . Kogan Page. ISBN 978-0749438265.
- ^ ab Heron, J. El manual completo del facilitador , (1999) Kogan Page ISBN 0-7494-2798-1
- ^ Schuman, Sandor. (ed) (2005) El manual de facilitación de grupos de la IAF: mejores prácticas de la organización líder en facilitación. San Francisco: Jossey-Bass
- ^ Nunesdea, Paul et al. (2020): Más allá de las reuniones virtuales: herramientas digitales para equipos y organizaciones de mayor rendimiento, Amazon ISBN 979-8654064332 .
Lectura adicional
- Bens, I. ¡Facilitando con facilidad! (Nueva edición revisada en febrero de 2005) Jossey-Bass ISBN 0-7879-7729-2
- Hogan, CF (1999), Facilitación del aprendizaje , Melbourne, Australia: Eruditions, ISBN 1-86491-005-4
- Hogan, CF (2000), Facilitando el empoderamiento , Londres: Kogan Page, ISBN 978-0749432973
- Hogan, CF (2002), Entendiendo la facilitación , Londres: Kogan Page, ISBN 0 7494 3826 6
- Hogan, CF (2003), Facilitación práctica , Londres: Kogan Page, ISBN 0 7494 3827 4
- Hogan, CF (2007), Facilitación de grupos multiculturales: una guía práctica , Londres: Kogan Page, ISBN 0749444924
- Kaner, S. con Lind, L., Toldi, C., Fisk, S. y Berger, D. Guía del facilitador para la toma de decisiones participativa , (2007) Jossey-Bass ISBN 978-0-7879-8266-9
- Kayser, T. Mining Group Gold , (3.ª edición, 2010) McGraw Hill ISBN 978-0-07-174062-3
- Schuman, S. (Editor). Manual de facilitación de grupos de la IAF: mejores prácticas de la organización líder en facilitación , (2005) Jossey-Bass ISBN 0-7879-7160-X
- Schuman, S. (Editor). Creando una cultura de colaboración , (2006) Jossey-Bass ISBN 0-7879-8116-8
- Schwarz, R. El facilitador experto (3.ª edición, 2017) Jossey-Bass ISBN 978-1119064398
- Josef W. Seifert: Visualización - Presentación - Facilitación: Traducción del clásico alemán Gabal, Offenbach 2012. ISBN 978-3-86936-394-3
- Spencer, L. Ganar mediante la participación , (1989) Kendall Hunt Pub. Co. ISBN 978-0-8403-6196-7
- Salas, Tillmann, McKee Visualización en programas participativos , (1999) Southbound, en asociación con UNICEF Dhaka, ISBN 978-983-9054-45-3
- Wilkinson, M. CLICK: El libro de las reuniones virtuales , (2013) Leadership Strategies Publishing ISBN 978-0-9722-4585-2
- Wilkinson, M. Los secretos de la facilitación (2.ª edición, 2012) Jossey-Bass ISBN 978-1-1182-0613-3
Enlaces externos
- ATD: ¿Qué es la facilitación?