La memoria institucional es un conjunto colectivo de hechos, conceptos, experiencias y conocimientos que posee un grupo de personas. [1]
La memoria institucional se ha definido como "el conocimiento almacenado dentro de la organización ". [2] Dentro de cualquier organización, las herramientas y técnicas deberán adaptarse para satisfacer las necesidades de esa organización. Estas adaptaciones se desarrollan con el tiempo y se enseñan a los nuevos miembros del grupo, evitando que se encuentren con los mismos problemas y tengan que desarrollar una solución que ya existe. De esta manera, las organizaciones ahorran tiempo y recursos que de otra manera podrían desperdiciarse.
Por ejemplo, dos talleres de reparación de automóviles pueden tener el mismo modelo de elevador para coches. Los elevadores en sí y las instrucciones escritas para ellos son idénticos. Sin embargo, si un taller tiene un techo más bajo que el otro, sus empleados pueden determinar que elevar un coche más allá de cierta altura puede provocar que el techo lo dañe. Los empleados actuales informan a los nuevos empleados de esta solución alternativa. Estos, a su vez, informan a los futuros empleados, incluso si la persona que descubrió originalmente el problema ya no trabaja allí. Dicha información se encuentra en la memoria institucional del taller de reparación.
La memoria institucional requiere la transmisión continua de recuerdos entre los miembros del grupo. Como tal, se basa en la continuidad de la pertenencia al grupo. Si todos los empleados del taller de automóviles antes mencionado renunciaran a la vez, los empleados contratados para reemplazarlos no podrían beneficiarse de la experiencia del grupo anterior. En tal caso, la organización habría perdido su memoria institucional y funcionaría con menor eficiencia hasta que se pudieran desarrollar nuevamente las soluciones alternativas que la componían.
Se pueden encontrar elementos de la memoria institucional en corporaciones , grupos profesionales, organismos gubernamentales , grupos religiosos , colaboraciones académicas y, por extensión, en culturas enteras . Existen diferentes ideas sobre cómo se transfiere la memoria institucional, ya sea entre personas o a través de fuentes escritas. [3]
La memoria institucional puede ser alentada para preservar una ideología o una forma de trabajar en un grupo de este tipo. Por el contrario, la memoria institucional puede estar arraigada hasta el punto de que se vuelva difícil cuestionarla, incluso si las condiciones que la hicieron surgir han cambiado. Un ejemplo de esto sería una organización que continúa presentando un formulario, incluso después de que se haya derogado la ley que lo exigía, por temor a consecuencias legales que ya no existen. La memoria institucional también puede tener influencia en la identidad organizacional , la elección de individuos y las acciones de los individuos que interactúan con la institución.
El conocimiento institucional se obtiene cuando las organizaciones traducen los datos históricos en conocimientos y sabiduría útiles. La memoria depende de la conservación de los datos y también de las habilidades analíticas necesarias para su uso eficaz dentro de la organización.
La religión es una de las fuerzas institucionales más importantes que actúan sobre la memoria colectiva atribuida a la humanidad. Por otra parte, la evolución de las ideas en la teoría marxista es que el mecanismo por el cual el conocimiento y la sabiduría se transmiten de generación en generación está sujeto al determinismo económico . En todos los casos, los sistemas sociales, las culturas y las organizaciones tienen interés en controlar y utilizar las memorias institucionales.
La estructura organizacional determina los requisitos de capacitación y las expectativas de comportamiento asociadas con los distintos roles. Esto forma parte del conocimiento institucional implícito. El ascenso a niveles superiores requiere la asimilación de este conocimiento, y cuando ingresan personas externas en un nivel alto, la efectividad tiende a deteriorarse si se ignora injustamente esta moral.