Un sistema de gestión de documentos ( DMS ) es generalmente un sistema informático que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y administrar archivos o documentos. Algunos sistemas incluyen un seguimiento del historial donde se registra un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término tiene cierta superposición con los conceptos de sistemas de gestión de contenido . A menudo se lo considera un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales , la digitalización de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .
Aunque muchos sistemas de gestión de documentos electrónicos almacenan los documentos en su formato de archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de gestión de documentos basados en la web están empezando a almacenar el contenido en forma de HTML . Estos sistemas de gestión de documentos basados en HTML pueden actuar como sistemas de publicación o sistemas de gestión de políticas. [1] El contenido se captura mediante editores basados en navegador o mediante la importación y conversión de contenido que no sea HTML. El almacenamiento de documentos como HTML permite un flujo de trabajo de texto completo más sencillo, ya que la mayoría de los motores de búsqueda tratan con HTML de forma nativa. Se requiere un DMS sin un formato de almacenamiento HTML para extraer el texto del formato propietario, lo que hace que el flujo de trabajo de búsqueda de texto completo sea ligeramente más complicado.
Las capacidades de búsqueda, incluidas las consultas booleanas , el análisis de clústeres y la derivación [2], se han convertido en componentes críticos de DMS a medida que los usuarios se han acostumbrado a buscar en Internet y pasan menos tiempo organizando su contenido.
Los sistemas de gestión de documentos suelen ofrecer funciones de almacenamiento, control de versiones, metadatos, seguridad, así como de indexación y recuperación. A continuación, se incluye una descripción de estos componentes:
Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos particulares que se utilizan en su campo particular. A continuación se incluye una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. [19] [20] La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. [21]
Las regulaciones gubernamentales generalmente requieren que las empresas que trabajan en ciertas industrias controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos estrictamente. Estas industrias incluyen contabilidad (por ejemplo: 8va Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en los EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de sangre, células humanas y productos tisulares (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). [22] Algunas industrias trabajan con requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que retienen para privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Los ejemplos incluyen información de salud protegida (PHI) como lo requiere HIPAA o documentos de proyectos de construcción requeridos para períodos de garantía. Un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información organizacionales en períodos de mediano a largo plazo. [23]
Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos (como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas) son una prueba de que los documentos están bajo control. El incumplimiento puede dar lugar a multas, la pérdida de negocios o daños a la reputación de una empresa.
El control de documentos incluye: [24]
Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costos de cumplimiento de una organización junto con funciones relacionadas, como un oficial de protección de datos y una auditoría interna .
La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, conservar, entregar y eliminar "documentos" en toda la empresa. En este contexto, los "documentos" son cualquiera de los innumerables activos de información que incluyen imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeo.
Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de gestión de documentos no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, el seguimiento y la edición de la información almacenada. El software de gestión de documentos es un gabinete electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos en papel y digitales. [25] El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel con archivos digitales y almacenarlos en un solo centro después de escanearlos y de importar los formatos digitales . [26] Uno de los beneficios más importantes de la gestión de documentos digitales es un entorno "a prueba de fallos" para salvaguardar todos los documentos y datos. [27] En la industria de la construcción pesada específicamente, el software de gestión de documentos permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura los documentos de los proyectos a los que están asignados desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a agilizar las operaciones diarias. [28]
Las reglas de validación de datos deben estar integradas en el formulario en sí, en lugar de realizarse en un entorno de posprocesamiento. Esto proporciona al usuario una experiencia interactiva en tiempo real. A menudo, la validación de datos requiere una búsqueda en la base de datos. Las reglas deben permitir esta consulta a la base de datos, proporcionando al usuario opciones en tiempo real basadas en los resultados de la consulta.
A nivel organizacional, un plan de estrategia de sistemas de información (ISSP) es una forma de determinar en términos generales qué sistemas de información debería tener una organización implementados en el mediano y largo plazo (normalmente alrededor de tres a cinco años [...]).
