Un sistema de contabilidad utilizado para requisitos especiales de presentación de informes.
Diagrama que demuestra la diferencia entre contabilidad general y de fondos.
La contabilidad de fondos es un sistema de contabilidad para registrar recursos cuyo uso ha sido limitado por el donante, la autoridad de la subvención, la agencia rectora u otros individuos u organizaciones o por ley. [1] Enfatiza la responsabilidad en lugar de la rentabilidad y es utilizado por organizaciones sin fines de lucro y por gobiernos. En este método, un fondo consta de un conjunto de cuentas con autoequilibrio y cada una se informa como sin restricciones, restringida temporalmente o restringida permanentemente según las restricciones impuestas por el proveedor.
La etiqueta contabilidad de fondos también se ha aplicado a la contabilidad de inversiones, contabilidad de carteras o contabilidad de valores: todos sinónimos que describen el proceso de contabilización de una cartera de inversiones como valores , materias primas y/o bienes raíces mantenidos en un fondo de inversión como un fondo mutuo. o fondo de cobertura . [2] [3] La contabilidad de inversiones, sin embargo, es un sistema diferente, sin relación con la contabilidad del gobierno y de los fondos sin fines de lucro.
Descripción general
Las organizaciones sin fines de lucro y las agencias gubernamentales tienen requisitos especiales para mostrar, en los estados e informes financieros, cómo se gasta el dinero, en lugar de cuántas ganancias se obtuvieron. A diferencia de las empresas orientadas a las ganancias, que utilizan un único conjunto de cuentas autoequilibradas (o libro mayor ), las organizaciones sin fines de lucro pueden tener más de un libro mayor (o fondo), dependiendo de sus requisitos de informes financieros. [4] Un contador de dicha entidad debe poder producir informes que detallen los gastos e ingresos de cada uno de los fondos individuales de la organización, e informes que resuma las actividades financieras de la organización en todos sus fondos. [5] [6]
La contabilidad de fondos distingue entre dos clases principales de fondos: [7] aquellos fondos que tienen un uso ilimitado, que la organización puede gastar para cualquier propósito, y aquellos que tienen un uso restringido. El motivo de la restricción puede deberse a varios motivos diferentes. Los ejemplos incluyen requisitos legales, donde el dinero sólo puede usarse legalmente para un propósito específico, o una restricción impuesta por el donante o proveedor. Estas restricciones de donantes/proveedores generalmente se comunican por escrito y pueden encontrarse en los términos de un acuerdo, subvención gubernamental, testamento o donación. [7]
Por lo tanto, al utilizar el método de contabilidad de fondos, una organización puede separar los recursos financieros entre aquellos disponibles inmediatamente para operaciones en curso y aquellos destinados a un motivo específico del donante. Esto también proporciona un registro de auditoría de que todo el dinero se ha gastado para el fin previsto y, por lo tanto, se ha liberado de la restricción.
Un ejemplo puede ser un sistema escolar local en los Estados Unidos. Recibe una subvención de su gobierno estatal para apoyar una nueva iniciativa de educación especial, otra subvención del gobierno federal para un programa de almuerzos escolares y una anualidad para premiar a los profesores que trabajan en proyectos de investigación. A intervalos periódicos, el sistema escolar necesita generar un informe al estado sobre el programa de educación especial, un informe a una agencia federal sobre el programa de almuerzo escolar y un informe a otra autoridad sobre el programa de investigación. Cada uno de estos programas tiene sus propios requisitos de presentación de informes, por lo que el sistema escolar necesita un método para identificar por separado los ingresos y gastos relacionados. Esto se hace estableciendo fondos separados, cada uno con su propio plan de cuentas .
Organizaciones sin ánimo de lucro
Las finanzas de las organizaciones sin fines de lucro se dividen en dos categorías principales: fondos restringidos y sin restricciones. [7] La cantidad de fondos en cada categoría puede cambiar con el tiempo y está determinada por las restricciones y requisitos de presentación de informes de los donantes, la junta directiva o los proveedores de fondos. [8]
Los fondos no restringidos son, como su nombre indica, no restringidos y, por lo tanto, las organizaciones no necesariamente necesitan más de un Fondo General; sin embargo, muchas organizaciones más grandes utilizan varios para ayudarles a contabilizar los recursos no restringidos. Los fondos no restringidos pueden incluir:
Fondo general : este es el fondo mínimo necesario para recursos no restringidos y se relaciona tanto con activos corrientes como no corrientes y pasivos relacionados que pueden usarse a discreción de la junta directiva de la organización.
Fondo designado : activos que han sido asignados a un propósito específico por la junta directiva de la organización pero aún no están restringidos ya que la junta puede cancelar el uso deseado. [9]
Fondos comerciales : muchas grandes organizaciones sin fines de lucro ahora tienen tiendas y otros puntos de venta donde recaudan fondos mediante la venta de bienes y servicios. Los beneficios obtenidos se utilizan posteriormente para los fines de las organizaciones. [9]
Fondo de planta (terrenos, edificios y equipos) : algunas organizaciones mantienen sus activos no corrientes y pasivos relacionados en un fondo separado de los activos corrientes.
Fondo corriente – sin restricciones – Si la organización mantiene sus activos no corrientes en un fondo de planta, entonces este se utiliza para contabilizar los activos corrientes que pueden utilizarse a discreción de la junta directiva de la organización. [10]
Los fondos restringidos pueden incluir:
Fondos de dotación: permanentes se utilizan para contabilizar el monto principal de obsequios o subvenciones que la organización debe, mediante acuerdo con el donante, mantener intactos a perpetuidad o hasta una fecha/evento futuro específico o se haya utilizado para el propósito para el cual se le dio.
Fondos de dotación: temporales son similares a los fondos de dotación permanentes, excepto que en un momento futuro o después de un evento futuro específico, la dotación estará disponible para uso sin restricciones o con un propósito restringido por parte de la organización.
Los fondos de anualidades y ingresos vitalicios son recursos proporcionados por donantes en los que la organización tiene un interés beneficioso pero no es el único beneficiario. Estos pueden incluir anualidades de donaciones caritativas o fondos de ingresos vitalicios.
Los fondos de la Agencia o del Custodio rinden cuentas de los recursos antes de que se desembolsen de acuerdo con las instrucciones del donante. La organización tiene poca o ninguna discreción sobre el uso de estos recursos y siempre tiene obligaciones iguales en las cuentas de la agencia.
Fondos corrientes – restringidos son activos corrientes sujetos a restricciones asignadas por donantes o otorgantes. [10]
Bases contables e informes financieros.
Al igual que las organizaciones con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos producirán estados financieros consolidados . [11] Estos se generan de acuerdo con los requisitos de presentación de informes del país en el que se encuentran o, si son lo suficientemente grandes, pueden producirlos según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), un ejemplo de esto es la organización benéfica Oxfam con sede en el Reino Unido . [9] Si la organización es pequeña, puede utilizar una contabilidad de caja, pero las más grandes generalmente utilizan una contabilidad de acumulación para sus fondos. [12]
Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos han preparado sus estados financieros utilizando las pautas del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) desde 1993. [13] Las normas de información financiera están contenidas principalmente en FAS117 y FIN43. [14] FASB emitió una actualización importante en 2016 que cambió los activos netos informados de tres categorías principales a dos categorías, fondos restringidos y no restringidos y cómo se representan en los estados financieros. [15]
Las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos utilizan los mismos cuatro estados financieros estándar que las organizaciones con fines de lucro:
Estado de actividades financieras o estado de sostenimiento, ingresos y gastos . Esta declaración se parece a la declaración de resultados de una empresa, pero puede utilizar términos como exceso o déficit en lugar de ganancia o pérdida . Muestra los resultados netos, por cada fondo, de las actividades de la organización durante el ejercicio fiscal reportado. El exceso o déficit se muestra como un cambio en los saldos de los fondos, [16] similar a un aumento o disminución del capital contable.
Estado de situación financiera o balance. Similar al balance de una empresa, este estado enumera el valor de los activos mantenidos y las deudas de la organización al final del período del informe. [17]
Declaración de cambios en el patrimonio : al igual que en el caso de las organizaciones con fines de lucro, esto muestra el cambio en el patrimonio de la organización a lo largo del año. Según las NIIF, la organización sin fines de lucro puede elegir si quiere producir esta declaración o no; algunos lo hacen, [18] y otros no. [9]
El estado de flujos de efectivo identifica las fuentes de efectivo que ingresan a la organización y los usos del efectivo que sale durante el año fiscal informado. [19]
En los Estados Unidos también puede haber una Declaración de gastos funcionales separada que distribuye cada gasto de la organización en montos relacionados con las diversas funciones de la organización. Estas funciones se dividen en dos categorías amplias: servicios de programas y servicios de apoyo . Los servicios del programa son las actividades relacionadas con la misión realizadas por la organización. Los servicios de apoyo no relacionados con el programa incluyen los costos de eventos de recaudación de fondos, gestión y administración general. [20] Esta es una sección requerida del Formulario 990 que es una declaración informativa anual requerida por el Servicio de Impuestos Internos para organizaciones sin fines de lucro. [21]
Sistema gubernamental del Reino Unido
El gobierno del Reino Unido tiene los siguientes fondos:
El Fondo Consolidado es el fondo donde se contabilizan todos los ingresos y gastos diarios del gobierno. Cada uno de los gobiernos delegados también tiene un fondo consolidado. [22]
El fondo de negociación es una organización gubernamental que se ha constituido como tal mediante una orden de fondo de negociación. [23]
El Fondo Nacional de Préstamos es la principal cuenta de préstamos y empréstitos del gobierno. está estrechamente vinculado al fondo consolidado, que se equilibra diariamente mediante una transferencia hacia o desde el fondo nacional de préstamos.
El Fondo para Contingencias es una cuenta que puede utilizarse para gastos urgentes en previsión de que el dinero sea aprobado por el Parlamento, o para pequeños pagos que no estaban incluidos en las estimaciones presupuestarias del año. [24]
Los gobiernos estatales y locales utilizan tres categorías amplias de fondos: fondos gubernamentales , fondos propietarios y fondos fiduciarios . [ dieciséis]
Los fondos gubernamentales incluyen lo siguiente. [25] [26]
Fondo general . Este fondo se utiliza para contabilizar operaciones y actividades generales que no requieren el uso de otros fondos.
Se requieren fondos de ingresos especiales (o fondos especiales ) para contabilizar el uso de ingresos asignados por ley a un propósito particular. Un ejemplo sería un fondo de ingresos especial para registrar los ingresos por impuestos estatales y federales sobre los combustibles, ya que según las leyes federales y estatales los ingresos fiscales sólo pueden gastarse en usos de transporte.
Los fondos para proyectos de capital se utilizan para contabilizar la construcción o adquisición de activos fijos , [27] como edificios, equipos y carreteras. Dependiendo de su uso, un activo fijo puede financiarse mediante un fondo especial de ingresos o un fondo propio. Un fondo de proyecto de capital existe sólo hasta la finalización del proyecto. [28] Los activos fijos adquiridos y las deudas a largo plazo contraídas por un proyecto de capital se asignan a los Activos Fijos Generales y a las Deudas a Largo Plazo del gobierno .
Los fondos del servicio de la deuda se utilizan para contabilizar el dinero que se utilizará para pagar los intereses y el principal de las deudas a largo plazo. Los bonos utilizados por un gobierno para financiar importantes proyectos de construcción, que se pagarán mediante impuestos durante un período de años, requieren un fondo de servicio de la deuda (a veces denominado "fondo de amortización e intereses") para dar cuenta de su pago. Las deudas de los fondos permanentes y propietarios se pagan dentro de esos fondos, en lugar de hacerlo mediante un fondo de servicio de la deuda separado. [29]
Los fondos permanentes deben utilizarse para declarar recursos que están legalmente restringidos en la medida en que sólo las ganancias, y no el principal, puedan utilizarse para fines que apoyen los programas del gobierno que informa, es decir, en beneficio del gobierno o de su ciudadanía. [30]
Los fondos propietarios incluyen lo siguiente. [25]
Los fondos de servicios internos se utilizan para operaciones que sirven a otros fondos o departamentos dentro de un gobierno sobre la base del reembolso de costos. Una imprenta, que recibe pedidos de folletos y formularios de otras oficinas y recibe un reembolso por el coste de cada pedido, sería una aplicación adecuada para un fondo de servicios internos. [31]
Los fondos empresariales se utilizan para servicios prestados al público cobrando al usuario, de forma similar al funcionamiento de una empresa comercial. [32] Los servicios de agua y alcantarillado son ejemplos comunes de empresas gubernamentales. [33]
Los fondos fiduciarios se utilizan para contabilizar los activos mantenidos en fideicomiso por el gobierno en beneficio de individuos u otras entidades. [34] El fondo de pensiones de empleados, creado por el estado de Maryland para proporcionar beneficios de jubilación a sus empleados, es un ejemplo de fondo fiduciario. [32] Los estados financieros pueden distinguir además los fondos fiduciarios comofondos fiduciarios o de agencia ; un fondo fiduciario generalmente existe por un período de tiempo más largo que un fondo de agencia. [35]
Activos fijos y deudas a largo plazo.
Los gobiernos estatales y locales tienen otros dos grupos de cuentas de autoequilibrio que no se consideran fondos: activos fijos generales y deudas generales a largo plazo . Estos activos y pasivos pertenecen a la entidad gubernamental en su conjunto, y no a ningún fondo específico. [36] Aunque los activos fijos generales serían parte de los estados financieros de todo el gobierno (que informan sobre la entidad en su conjunto), no se informan en los estados de fondos gubernamentales. [37] Los activos fijos y los pasivos a largo plazo asignados a un fondo empresarial específico se denominan activos fijos del fondo y pasivos a largo plazo del fondo . [38]
Base contable
La base contable de acumulación (o devengo) utilizada por la mayoría de las empresas requiere que los ingresos se reconozcan cuando se ganan y los gastos se reconozcan cuando se recibe el beneficio relacionado. En realidad, los ingresos pueden recibirse durante un período posterior, mientras que los gastos pueden pagarse durante un período anterior o posterior. ( La contabilidad de caja , utilizada por algunas pequeñas empresas, reconoce los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan).
Los fondos gubernamentales, a los que no les preocupa la rentabilidad, suelen basarse en una base devengada modificada . Esto implica reconocer los ingresos cuando estén disponibles y sean mensurables, en lugar de cuando se obtengan. Los gastos , un término preferido sobre gastos para la contabilidad devengada modificada, se reconocen cuando se incurre en el pasivo relacionado. [39] [40]
Los fondos propios, utilizados para actividades comerciales, suelen operar según el principio de devengo. [41] Los contadores gubernamentales a veces se refieren a la base devengada como "devengado total" para distinguirla de la contabilidad de base devengada modificada . [42]
La base contable aplicada a los fondos fiduciarios depende de las necesidades de un fondo específico. Si el fideicomiso implica una operación de tipo comercial, la contabilidad en valores devengados sería apropiada para mostrar la rentabilidad del fondo. La base de acumulación también es apropiada para los fondos fiduciarios que utilizan intereses y dividendos de los montos principales invertidos para pagar los programas respaldados, porque la rentabilidad de esas inversiones sería importante. [43]
Informes financieros
Los gobiernos estatales y locales informan los resultados de sus operaciones anuales en un informe financiero anual integral (CAFR), el equivalente a los estados financieros de una empresa. Un CAFR incluye un conjunto único de declaraciones de todo el gobierno, para la entidad gubernamental en su conjunto, y declaraciones de fondos individuales. La Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental establece normas para la preparación del CAFR. [6]
Los gobiernos no utilizan los términos ganancias y pérdidas para describir los resultados netos de sus operaciones. La diferencia entre ingresos y gastos durante un año es un superávit o un déficit . Dado que obtener ganancias no es el propósito de un gobierno, un superávit significativo generalmente significa tener que elegir entre recortes de impuestos o aumentos del gasto. Un déficit significativo resultará en recortes de gasto o endeudamiento. Lo ideal sería que los superávits y los déficits fueran pequeños. [6] [44] [45]
fondos del gobierno federal
La contabilidad del gobierno federal utiliza dos grandes grupos de fondos: el grupo de fondos federales y el grupo de fondos fiduciarios . [46]
grupo de fondos federales
Fondo general. Técnicamente, existe un solo fondo general, bajo el control del Departamento del Tesoro de Estados Unidos . Sin embargo, cada agencia federal mantiene su propio conjunto de cuentas de autoequilibrio. El fondo general se utiliza para contabilizar los ingresos y pagos que no pertenecen a otro fondo. [47]
Los fondos especiales son similares a los fondos de ingresos especiales utilizados por los gobiernos estatales y locales, destinados a un propósito específico (que no sea actividades comerciales). [48]
Los fondos rotatorios son similares a los fondos propietarios utilizados por los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales. El término revolvente significa que lleva a cabo un ciclo continuo de actividad. Hay dos tipos de fondos rotatorios en el Grupo de Fondos Federales: fondos de empresas públicas y fondos rotatorios intragubernamentales . [49]
Los fondos de empresas públicas son similares a los fondos de empresas utilizados por los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales realizadas principalmente con el público. [48] El Fondo del Servicio Postal es un ejemplo de fondo de empresa pública. [50]
Los fondos rotatorios intragubernamentales son similares a los fondos de servicios internos utilizados por los gobiernos estatales y locales para actividades comerciales realizadas dentro del gobierno federal. [48]
grupo de fondos fiduciarios
Los fondos fiduciarios están destinados a programas y propósitos específicos de acuerdo con un estatuto que designa al fondo como un fideicomiso . Su designación estatutaria distingue al fondo como un fideicomiso y no como un fondo especial . El Fondo Fiduciario de Carreteras es un ejemplo de fondos fiduciarios. [51]
Los fondos fiduciarios rotatorios son actividades de tipo empresarial, designadas por ley como fondos fiduciarios . Por lo demás, son idénticos a los fondos rotatorios de empresas públicas. [51]
Los fondos de depósito son similares a los fondos de agencias utilizados por los gobiernos estatales y locales para activos pertenecientes a individuos y otras entidades, mantenidos temporalmente por el gobierno. Los impuestos estatales sobre la renta retenidos del salario de un empleado del gobierno federal, que aún no se han pagado al estado, son un ejemplo de fondos de depósito. [52]
Bases contables e informes financieros.
El gobierno de los Estados Unidos utiliza la contabilidad de valores devengados para todos sus fondos. Su informe financiero anual consolidado utiliza dos indicadores para medir la salud financiera: déficit presupuestario unificado y (costo)/ingresos operativos netos . [53]
El déficit presupuestario unificado, una medida basada en caja, es el equivalente al saldo de una chequera. Este indicador no considera consecuencias a largo plazo, pero históricamente ha sido el foco de los informes presupuestarios de los medios. Excepto por el déficit presupuestario unificado, los estados financieros del gobierno federal se basan en la contabilidad en valores devengados. [53]
(Costo)/ingresos operativos netos, una medición de base devengada, se calcula en los "Estados de Operaciones y Cambios en la Posición Neta" comparando los ingresos con los costos. [54] Los (costos)/ingresos operativos netos del gobierno federal son comparables con los ingresos/(pérdidas) netos declarados en una declaración de resultados por una empresa, o con el superávit/(déficit) declarado por los gobiernos estatales y locales.
Ciclo fiscal de contabilidad de fondos (ejemplo ficticio)
El siguiente es un ejemplo simplificado del ciclo fiscal del fondo general de la ciudad de Toscana, un gobierno municipal ficticio.
Entradas de apertura
El ciclo fiscal comienza con la aprobación de un presupuesto [55] por parte del alcalde y el ayuntamiento de la ciudad de Toscana. Para el año fiscal 2009, que comenzó el 1 de julio de 2008, la Oficina del Alcalde estimó ingresos del fondo general de $35 millones provenientes de impuestos a la propiedad, subvenciones estatales, multas de estacionamiento y otras fuentes. La estimación se registró en el libro mayor del fondo con un débito a los ingresos estimados y un crédito al saldo del fondo . [56]
El concejo municipal aprobó una asignación que autoriza a la ciudad a gastar $34 millones del fondo general. La apropiación se registró en el libro mayor del fondo con un débito al saldo del fondo y un crédito a las apropiaciones . [56]
En los libros auxiliares, la asignación se dividiría en montos más pequeños autorizados para varios departamentos y programas, [57] tales como:
La complejidad de una asignación depende de las preferencias del ayuntamiento; Las asignaciones del mundo real pueden enumerar cientos de montos de partidas individuales. Una apropiación es la autoridad legal para gastar [58] otorgada por el ayuntamiento a las distintas agencias del gobierno de la ciudad. En el ejemplo anterior, la ciudad puede gastar hasta $34 millones, pero también se han establecido límites de asignación más pequeños para programas y departamentos individuales.
Ingresos de grabación
Durante el año fiscal 2009, la ciudad evaluó a los propietarios un total de $37 millones en impuestos a la propiedad. Sin embargo, la Oficina del Alcalde espera que $1 millón de esta evaluación sea difícil o imposible de recaudar. Se reconocieron ingresos por valor de 36 millones de dólares porque esta parte de la evaluación estaba disponible y era mensurable [39] [40] dentro del período actual.
Gastos de nómina
La ciudad gastó un total de $30 millones en la nómina de sus empleados, incluidos varios impuestos, beneficios y retenciones a los empleados. Una parte de los impuestos sobre la nómina se pagará en el próximo período fiscal, pero la contabilidad de acumulación modificada requiere que el gasto se registre durante el período en que se incurrió en el pasivo. [39] [40]
Otros gastos
El Departamento de Obras Públicas gastó $1 millón en suministros y servicios para el mantenimiento de las calles de la ciudad. [59]
Entradas finales
Al final del año fiscal, se compararon los ingresos reales de 36 millones de dólares con la estimación de 35 millones de dólares. La diferencia de $1 millón se registró como crédito al saldo del fondo. [60]
La ciudad gastó $31 millones de su asignación de $34 millones. Se aplicó un crédito de 3 millones de dólares al saldo del fondo por la cantidad no gastada. [60]
Al finalizar el presente ejercicio fiscal, su consignación expiró. El saldo restante en el fondo general en ese momento se considera no gastado . Las agencias gubernamentales de la ciudad no pueden gastar el saldo no gastado, incluso si sus gastos durante el período fiscal ahora finalizado fueron menores que su parte de la asignación vencida. Es necesaria una nueva consignación para autorizar el gasto en el próximo período fiscal. (Los pasivos incurridos al final del período fiscal por bienes y servicios pedidos, pero aún no recibidos, generalmente se consideran gastados , lo que permite el pago en una fecha posterior según la asignación actual. Sin embargo, algunas jurisdicciones exigen que los montos se incluyan en el presupuesto del siguiente período.) [61]
En lugar de volver a aplicar el saldo no gastado del fondo general a los mismos programas, el ayuntamiento puede optar por gastar el dinero en otros programas. Alternativamente, pueden usar el saldo para reducir impuestos o pagar una deuda a largo plazo. Cuando hay un gran superávit, la opción preferida suele ser reducir la carga fiscal. [6]
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enlaces externos
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