El manual de operaciones es la documentación mediante la cual una organización proporciona orientación a los miembros y empleados para que desempeñen sus funciones de manera correcta y razonablemente eficiente. [1] Documenta los procedimientos estándar aprobados para realizar operaciones de manera segura para producir bienes y brindar servicios. [2] El cumplimiento del manual de operaciones generalmente se considerará una actividad aprobada por las personas legalmente responsables de la organización. [3]
El manual de operaciones tiene por objeto recordar a los empleados cómo deben realizar su trabajo. El manual puede ser un libro o una carpeta de documentos impresos que contienen los procedimientos operativos estándar, una descripción de la jerarquía organizativa, los datos de contacto del personal clave y los procedimientos de emergencia. No sustituye a la formación, pero debe ser suficiente para permitir que una persona formada y competente se adapte a los procedimientos específicos de la organización. [4]
El manual de operaciones ayuda a los miembros de la organización a llevar a cabo sus tareas de manera confiable y eficiente con resultados consistentes. Un buen manual reducirá los errores humanos e informará a todos con precisión lo que deben hacer, ante quién son responsables y ante quiénes son responsables. Es una base de conocimiento para la organización y debe estar disponible para referencia siempre que sea necesario. El manual de operaciones es un documento que debe revisarse periódicamente y actualizarse cuando sea apropiado para garantizar que se mantenga vigente. [4]
El manual de operaciones puede ser un documento digital o en papel. El formato digital tiene ventajas para el control de revisiones y se puede distribuir fácilmente y a bajo costo. [4] El nivel de detalle debe ser suficiente para permitir que una persona competente sin experiencia específica comprenda qué se necesita y cómo se debe hacer. No es un manual de capacitación ; demasiados o muy pocos detalles pueden hacerlo ineficiente. [5]
El contenido variará según la organización, pero una estructura básica es bastante universal. [1] Las secciones típicas incluyen: [4] [1] [5]
Hay dos categorías básicas de información: información que es relevante para todas las personas de la organización, y a menudo también para los clientes y el público en general, e información que es relevante para puestos específicos. [1]
Puede haber requisitos legales o reglamentarios para un contenido específico. En algunos casos, puede exigirse al director ejecutivo que autorice el manual de operaciones mediante su firma, y puede exigirse que esta autorización conste en el documento. Puede exigirse un número de versión y una fecha de inicio, y puede tratarse de un documento controlado. [3]
La jerarquía organizacional se describe comúnmente y de manera efectiva mediante un organigrama o diagrama organizacional , un diagrama que muestra la estructura de una organización y las relaciones y rangos relativos de sus secciones y miembros, lo que le da al lector una imagen fácil de entender de dónde encajan las personas clave en la organización. [4]
Una descripción de puesto es un documento que describe las tareas, deberes y responsabilidades generales de un puesto, y puede especificar el funcionario al que reporta el puesto, especificaciones como la competencia, calificaciones, registro, certificación o habilidades que necesita la persona para el puesto, y un rango salarial . Las descripciones de puestos formales ayudan a las personas a comprender sus roles dentro de la organización e identificar las responsabilidades de los demás. [5]
Estos incluyen nombres y datos de contacto de personas clave dentro de la organización y contactos externos importantes. [5]
Todo procedimiento de emergencia que sería la respuesta estándar a una emergencia razonablemente previsible en el curso normal de las operaciones se detallaría en el manual de operaciones como referencia. También podría haber especificaciones sobre la frecuencia con la que se deben realizar los ejercicios. Algunos procedimientos de emergencia que se encuentran con frecuencia incluyen:
Una política es un sistema deliberado de principios para guiar las decisiones y lograr resultados racionales. Una política es una declaración de intenciones y se implementa como un procedimiento o protocolo. Las políticas generalmente son adoptadas por un órgano de gobierno dentro de una organización. Las políticas pueden ayudar en la toma de decisiones tanto subjetiva como objetiva. Las políticas para ayudar en la toma de decisiones subjetivas generalmente ayudan a la alta gerencia con decisiones que deben basarse en los méritos relativos de una serie de factores y, como resultado, a menudo son difíciles de probar objetivamente, por ejemplo, la política de equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Por el contrario, las políticas para ayudar en la toma de decisiones objetivas generalmente son de naturaleza operativa y pueden probarse objetivamente, por ejemplo, la política de contraseñas.
Los manuales que ya existen para equipos o procedimientos pueden incorporarse a un manual de operaciones como anexos, o pueden referenciarse si no son de utilidad general, de modo que se puedan encontrar cuando se los necesite y verificar su validez continua cuando se revise el manual de operaciones. [5]
Para que un manual de operaciones sea útil, debe distribuirse a las personas que lo utilizarán, y estas deben tener la versión actual. Las políticas y procedimientos de distribución y actualización también suelen ser parte del contenido del manual. [1]
En Sudáfrica, el contratista de buceo está obligado, en virtud del artículo 21 del Reglamento de Buceo de 2009, a proporcionar un manual de operaciones y ponerlo a disposición del equipo de buceo en el lugar antes de que pueda comenzar una operación de buceo. Este manual debe contener los tipos de información prescritos relacionados con la salud y la seguridad, tal como se especifica en los códigos de práctica relacionados con las operaciones de buceo planificadas. [3] El Código de Práctica para el Buceo Costero exige que el contratista base la planificación y la implementación de las operaciones de buceo en documentos específicos, entre los que se incluye el manual de operaciones. [6]
El manual de operaciones se considera una medida administrativa esencial de control de riesgos y debe ser elaborado por el contratista en consulta con los representantes de los empleados y el médico de buceo contratado por la empresa. Los miembros del equipo de buceo deben cumplir con los requisitos de salud y seguridad que les impone el manual de operaciones. Entre otras cosas, se deben especificar en el manual de operaciones las tablas o algoritmos de descompresión autorizados para su uso por los equipos de buceo, las cantidades de gas respirable que deben estar disponibles en el sitio, en función del perfil de inmersión y el equipo a utilizar, límites claros sobre los peligros ambientales a los que pueden estar expuestos los buceadores y las acciones requeridas de cada miembro del equipo de buceo en caso de una emergencia durante las operaciones. [6]
En otras jurisdicciones, se pueden aplicar requisitos similares a los contratistas de buceo comercial. El Código de prácticas para el buceo en alta mar de la IMCA también exige que el contratista proporcione un manual de operaciones para cada sistema de buceo. [7]
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