Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) o un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o gestión del capital humano (HCM) es una forma de software de recursos humanos (RRHH) que combina una serie de sistemas y procesos para garantizar la fácil gestión de los recursos humanos. procesos y datos de negocio. Las empresas utilizan el software de recursos humanos para combinar una serie de funciones necesarias de recursos humanos, como almacenar datos de los empleados, gestionar la nómina, la contratación, la administración de beneficios (recompensas totales), el tiempo y la asistencia, la gestión del desempeño de los empleados y el seguimiento de los registros de competencias y capacitación.
Un sistema de gestión de recursos humanos garantiza que los procesos cotidianos de recursos humanos sean manejables y de fácil acceso. El campo fusiona los recursos humanos como disciplina y, en particular, sus actividades y procesos básicos de recursos humanos con el campo de la tecnología de la información. Esta categoría de software es análoga a cómo los sistemas de procesamiento de datos evolucionaron hacia las rutinas y paquetes estandarizados del software de planificación de recursos empresariales (ERP). En general, estos sistemas ERP tienen su origen en un software que integra información de diferentes aplicaciones en una base de datos universal. La vinculación de los módulos de recursos financieros y humanos a través de una base de datos crea la distinción que separa un sistema HRMS, HRIS o HCM de una solución ERP genérica.
La tendencia a automatizar los procesos de gestión de nóminas y fuerza laboral comenzó durante la década de 1970. Debido a la tecnología limitada y a las computadoras centrales , las empresas todavía dependían de la entrada manual para realizar la evaluación de los empleados y digitalizar los informes. [ cita necesaria ]
El primer sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que integró funciones de recursos humanos fue SAP R/2 (posteriormente reemplazado por R/3 y S/4hana), introducido en 1979. Este sistema brindó a los usuarios la posibilidad de combinar datos corporativos en tiempo real. tiempo y regular procesos desde un único entorno mainframe. Muchos de los sistemas de recursos humanos más populares de la actualidad todavía ofrecen una considerable funcionalidad de ERP y nómina.
El primer sistema cliente-servidor completamente centrado en recursos humanos para el mercado empresarial fue PeopleSoft , lanzado en 1987 y luego comprado por Oracle en 2005. Alojado y actualizado por los clientes, PeopleSoft superó en popularidad el concepto de entorno mainframe. Oracle también ha desarrollado múltiples sistemas BPM similares para automatizar las operaciones corporativas, incluido Oracle Cloud HCM . [1] [2]
A finales de la década de 1990, los proveedores de recursos humanos comenzaron a ofrecer servicios de recursos humanos alojados en la nube para hacer que esta tecnología fuera más accesible para equipos pequeños y remotos. En lugar de un cliente-servidor, las empresas comenzaron a utilizar cuentas en línea en portales web para acceder al desempeño de sus empleados. Las aplicaciones móviles también se han vuelto más comunes.
Las tecnologías HRIS y HRMS han permitido a los profesionales de RR.HH. alejarse de su trabajo administrativo tradicional y los han insertado como activos estratégicos para la empresa. Por ejemplo, estas funciones incluyen el desarrollo de los empleados, así como el análisis de la fuerza laboral para apuntar a áreas ricas en talento.
La función de los departamentos de recursos humanos es administrativa y común a todas las organizaciones. Las organizaciones pueden tener procesos formalizados de selección, evaluación y nómina. La gestión del " capital humano " se ha convertido en un proceso imperativo y complejo. La función de Recursos Humanos consiste en rastrear los datos existentes de los empleados, que tradicionalmente incluyen historias personales, habilidades, capacidades, logros y salarios. Para reducir la carga de trabajo manual de estas actividades administrativas, las organizaciones comenzaron a automatizar electrónicamente muchos de estos procesos mediante la introducción de sistemas especializados de gestión de recursos humanos.
Los ejecutivos de recursos humanos dependen de profesionales de TI internos o externos para desarrollar y mantener un HRMS integrado. Antes de que evolucionaran las arquitecturas cliente-servidor a finales de la década de 1980, muchos procesos de automatización de recursos humanos quedaban relegados a computadoras centrales que podían manejar grandes cantidades de transacciones de datos. Como consecuencia de la alta inversión de capital necesaria para comprar o programar software propietario, estos HRMS desarrollados internamente se limitaron a organizaciones que poseían una gran cantidad de capital. La llegada de los sistemas cliente-servidor, proveedor de servicios de aplicaciones y software como servicio (SaaS) o de gestión de recursos humanos permitió un mayor control administrativo de dichos sistemas. Actualmente, los sistemas de gestión de recursos humanos suelen abarcar:
El módulo de nómina automatiza el proceso de pago al recopilar datos sobre el tiempo y la asistencia de los empleados, calcular diversas deducciones e impuestos y generar cheques de pago periódicos e informes de impuestos de los empleados. Los datos generalmente se obtienen de módulos de recursos humanos y cronometraje para calcular las capacidades de depósito automático y emisión manual de cheques. Este módulo puede abarcar todas las transacciones relacionadas con los empleados y también integrarse con los sistemas de gestión financiera existentes.
El módulo de tiempo y asistencia reúne tiempos estandarizados y esfuerzos relacionados con el trabajo. Los módulos más avanzados brindan una amplia flexibilidad en los métodos de recopilación de datos, capacidades de distribución de mano de obra y funciones de análisis de datos. El análisis de costos y las métricas de eficiencia son las funciones principales.
El módulo de administración de beneficios proporciona un sistema para que las organizaciones administren y realicen un seguimiento de la participación de los empleados en los programas de beneficios. Por lo general, estos incluyen seguros, compensación, participación en las ganancias y jubilación.
El módulo de gestión de recursos humanos es un componente que cubre muchos otros aspectos de recursos humanos, desde la solicitud hasta la jubilación. El sistema registra datos demográficos y de dirección básicos, selección, capacitación y desarrollo, gestión de capacidades y habilidades, registros de planificación de compensación y otras actividades relacionadas. Los sistemas de vanguardia brindan la capacidad de "leer" aplicaciones e ingresar datos relevantes en los campos de la base de datos aplicables, notificar a los empleadores y proporcionar gestión y control de puestos. La función de gestión de recursos humanos implica el reclutamiento, colocación, evaluación, compensación y desarrollo de los empleados de una organización. Inicialmente, las empresas utilizaban sistemas de información informáticos para:
El reclutamiento en línea se ha convertido en uno de los principales métodos empleados por los departamentos de recursos humanos para reunir candidatos potenciales para los puestos disponibles dentro de una organización. Los sistemas de gestión de talentos , o módulos de contratación, [3] ofrecen una solución de contratación integrada para HRMS que normalmente abarca:
El importante costo incurrido al mantener un esfuerzo de reclutamiento organizado, la publicación cruzada dentro y entre bolsas de trabajo generales o específicas de la industria y el mantenimiento de una exposición competitiva de las disponibilidades ha dado lugar al desarrollo de un módulo de sistema de seguimiento de candidatos (ATS) dedicado.
El módulo de capacitación proporciona un sistema para que las organizaciones administren y realicen un seguimiento de los esfuerzos de capacitación y desarrollo de los empleados. El sistema, normalmente llamado "sistema de gestión de aprendizaje" (LMS) si es un producto independiente, permite a RR.HH. realizar un seguimiento de la educación, las calificaciones y las habilidades de los empleados, así como delinear qué cursos de capacitación, libros, CD, aprendizaje basado en web o Hay materiales disponibles para desarrollar qué habilidades. Luego, los cursos se pueden ofrecer en sesiones con fechas específicas, con los delegados y los recursos de capacitación mapeados y administrados dentro del mismo sistema. Los LMS sofisticados permiten a los gerentes aprobar capacitaciones, presupuestos y calendarios junto con métricas de evaluación y gestión del desempeño. [4]
El módulo de autoservicio para empleados permite a los empleados consultar datos relacionados con recursos humanos y realizar algunas transacciones de recursos humanos a través del sistema. Los empleados pueden consultar su registro de asistencia desde el sistema sin solicitar la información al personal de Recursos Humanos. El módulo también permite a los supervisores aprobar solicitudes de OT de sus subordinados a través del sistema sin sobrecargar la tarea del departamento de recursos humanos.
Muchas organizaciones han ido más allá de las funciones tradicionales y han desarrollado sistemas de información para la gestión de recursos humanos, que respaldan el reclutamiento, la selección, la contratación, la colocación laboral, las evaluaciones de desempeño, el análisis de los beneficios de los empleados, la salud y la seguridad, mientras que otras integran un sistema de seguimiento de candidatos subcontratado que abarca un subconjunto de los anteriores.
El módulo de análisis permite a las organizaciones ampliar el valor de una implementación de HRMS extrayendo datos relacionados con RR.HH. para utilizarlos con otras plataformas de inteligencia empresarial. Por ejemplo, las organizaciones combinan métricas de recursos humanos con otros datos comerciales para identificar tendencias y anomalías en la plantilla con el fin de predecir mejor el impacto de la rotación de empleados en la producción futura.
En la actualidad existen muchos tipos de HRMS o HRIS, algunos de los cuales suelen ser paquetes de software basados en máquinas locales; el otro tipo principal es un sistema en línea basado en la nube al que se puede acceder a través de un navegador web.
El módulo de capacitación del personal permite a las organizaciones ingresar, rastrear y administrar la capacitación de empleados y personal. Cada tipo de actividad se puede registrar junto con los datos adicionales. Luego, el desempeño de cada empleado o miembro del personal se almacena y se puede acceder a él a través del módulo de Análisis .
El módulo de reasignación de empleados es una funcionalidad adicional reciente de HRMS. Este módulo tiene las funciones de transferencia, ascenso, revisión de pago, redesignación, delegación, confirmación, cambio de modo de pago y formulario de carta.
El autoservicio para empleados (ESS) proporciona a los empleados acceso a sus registros y detalles personales. Las características de ESS incluyen permitir a los empleados cambiar sus datos de contacto, información bancaria y beneficios. ESS también permite realizar tareas administrativas como solicitar licencia, ver el historial de ausencias , revisar hojas de horas y tareas, consultar sobre los programas de préstamos disponibles, solicitar el pago de horas extra, ver el historial de compensaciones y enviar comprobantes de reembolso. Con la aparición de ESS, los empleados pueden realizar transacciones con su oficina de Recursos Humanos de forma remota.
Con las funciones de ESS, los empleados pueden asumir una mayor responsabilidad por su trabajo actual, el desarrollo de habilidades y la planificación profesional . Como parte del HRIS, se brinda retroalimentación sobre perfiles de habilidades, capacitación y aprendizaje, establecimiento de objetivos, evaluaciones e informes/análisis. [5] Estos sistemas son especialmente útiles para empresas con trabajadores remotos, donde los empleados tienen mucha movilidad, tienen trabajo flexible o no están ubicados con su gerente. [5]