La gestión de viajes corporativos es la función de gestionar el enfoque estratégico de una empresa para los viajes (política de viajes), las negociaciones con todos los proveedores , la operación diaria del programa de viajes corporativos, la seguridad de los viajeros , la gestión de tarjetas de crédito y los viajes y gastos. ("T&E") gestión de datos.
No se debe confundir la CTM con el trabajo de una agencia de viajes tradicional . Si bien las agencias brindan los servicios de viajes diarios a clientes corporativos, son el brazo implementador de lo que la corporación ha negociado y propuesto en políticas. En otras palabras, CTM decide la clase de servicio que los empleados pueden volar, negocia tarifas corporativas con aerolíneas y hoteles y determina cómo se utilizarán las tarjetas de crédito corporativas. Por otra parte, la agencia hace la reserva real dentro de los parámetros dados por la corporación.
Para muchas empresas, los costos de T&E representan el segundo gasto anual controlable más alto, superado sólo por los salarios y los beneficios, y suelen ser más altos que los costos de TI o inmobiliarios. Los costos de T&E no solo se limitan a los viajes ( línea aérea , tren , hotel , alquiler de automóviles , ferry/barco, etc.), sino que incluyen todos los costos incurridos durante el viaje, como comidas del personal y de los clientes, tarifas de taxi, propinas, obsequios para los clientes, suministros (oficina). suministros y servicios), etc. Además, esta área a menudo incluye la gestión de reuniones, la seguridad de los viajeros, así como la gestión de tarjetas de crédito y datos generales de viajes.
La gestión de estos costes suele estar a cargo del Corporate Travel Manager, función que puede formar parte del Departamento de Finanzas , Recursos Humanos , Adquisiciones o Servicios Administrativos.
Muchas empresas, especialmente las grandes multinacionales (MNC), optan por la consolidación global de su contratación de viajes. En otras palabras, pueden optar por poner toda la compra de viajes en manos de una única empresa de gestión de viajes (TMC). Esto casi siempre se hace con una Solicitud de Propuesta (RFP) global, a través de la cual la empresa invitará a las principales TMC a participar en la RFP. El proceso y la selección del TMC podrían tardar varios meses. Una vez que la empresa haya elegido su TMC, la gestión de sus viajes estará a cargo de la TMC seleccionada en todo el mundo. Por supuesto, podría haber excepciones en determinados países.
Las ventajas de una consolidación global residen en el juego de los números: la empresa podrá poner sobre la mesa la ventaja de los números globales a la hora de negociar con los proveedores. Estas negociaciones podrían incluir aerolíneas, cadenas hoteleras, hoteles individuales (por razones específicas), empresas de alquiler de automóviles, etc. El principal objetivo de seguir el camino de la consolidación global es generar ahorros en el presupuesto de T&E de la empresa. [ cita necesaria ]
La implementación de la gestión de viajes corporativos a menudo se delega a las empresas de gestión de viajes (TMC). Un TMC gestionará el programa de viajes corporativos o de negocios de una organización. A menudo proporcionarán una herramienta de reserva en línea, [1] aplicación móvil, equipos de consultoría y gestión de programas, servicios de viajes ejecutivos, soporte para reuniones y eventos, funcionalidad de generación de informes y potencialmente otros. Históricamente, estas empresas han utilizado sistemas de distribución global (GDS) para reservar viajes para sus clientes, aunque estos sistemas ya no proporcionan contenido completo, por lo que estos vacíos deben llenarse con contenido agregado adicional, que no sea GDS. [2] Esto permite al asesor de viajes comparar diferentes itinerarios y costos mostrando la disponibilidad en tiempo real, permitiendo a los usuarios acceder a tarifas de boletos aéreos, habitaciones de hotel y autos de alquiler simultáneamente. [3]
Travel Management Lite es una versión ligera de una solución de gestión de viajes corporativos, generalmente utilizada por pymes y empresas en crecimiento que no requieren soluciones amplias o personalizadas ofrecidas por las TMC. La principal ventaja de una solución Lite es mejorar la transparencia en tiempo real en los gastos de viajes en toda la empresa y proporciona acceso a las aplicaciones web y móviles necesarias para reservar y gestionar los viajes de una empresa. Esto permite a los viajeros de negocios, asistentes y administradores de viajes reservar de manera más eficiente y tener un acceso más rápido al soporte que si utilizaran diferentes sitios de reservas de placer o agentes de viajes fuera de línea. [4]
Una gran parte de la gestión del transporte corporativo cubre la Gestión del Transporte Terrestre (GTM), que es proporcionada por agencias de viajes de negocios y proveedores de software de empresa a empresa para que los clientes corporativos consoliden y agilicen la gestión de sus proveedores de transporte terrestre principalmente para optimizar los costos de viaje. programación y organización. [5]
En el sistema de gestión de viajes corporativos, las empresas de GTM desempeñan un papel de agregadores o centros virtuales para todos los servicios relacionados con el transporte terrestre. Actúan como mediadores utilizando bases de datos, sistemas de distribución global (GDS) y diversas plataformas relacionadas con la industria, como empresas de taxis y viajes compartidos, [6] flotas corporativas, transporte público y otras alternativas para encontrar viajes óptimos para los usuarios de viajes. [7] [8]
Sin embargo, en el siglo XXI, la actividad de los GTM no se limita a una búsqueda en bases de datos o comparaciones de precios de referencia para las necesidades de transporte, sino que abarca un amplio espectro de categorías comerciales que incluyen asistencia en viajes, contabilidad, gestión de gastos y análisis de viajes, entre otras. [5]
Al igual que otros tipos de empresas de gestión de transporte, la calidad del software de la empresa y su integración con la nube siguen siendo fundamentales para la coordinación del flujo de transporte mediante la ampliación de diferentes proveedores y servicios a las necesidades de los clientes corporativos.
Ejemplos de empresas en esta categoría son Gett , AMEX GBT , Amadeus y aquellas en gestión de gastos comerciales como Coupa , Expensify y ExpenseOut.
Como la mayoría de las empresas relacionadas con el turismo y la economía de viajes, el sector empresarial GMT se ha visto muy afectado por la actual pandemia de COVID-19 y las restricciones de viaje en muchos países del mundo. [7] [9] Sin embargo, con la vacunación en marcha en muchos países, el sector GTM ha mostrado algunos signos de recuperación. [10] [11]
