En los Estados Unidos, una cuenta de gastos flexible ( FSA ), también conocida como acuerdo de gasto flexible , es una de varias cuentas financieras con ventajas impositivas, que resultan en ahorros en impuestos sobre la nómina. [1] Una desventaja importante de utilizar una FSA es que los fondos no utilizados al final del año del plan se pierden en manos del empleador, lo que se conoce como la regla de "úsalo o piérdelo". Sin embargo, según los términos de la Ley de Atención Médica Asequible, un plan puede permitir que un empleado transfiera hasta $550 [2] al año siguiente sin perder los fondos, pero esto no se aplica a todos los planes y algunos planes pueden tener límites más bajos.
El tipo más común de cuenta de gastos flexible, la FSA de gastos médicos (también FSA médica o FSA de salud ), es similar a una cuenta de ahorros para la salud (HSA) o una cuenta de reembolso de salud (HRA). Sin embargo, si bien las HSA y HRA se utilizan casi exclusivamente como componentes de un plan de atención médica impulsado por el consumidor , las FSA médicas también se ofrecen comúnmente con planes de salud más tradicionales. Se pueden utilizar formularios en papel o una tarjeta de débito FSA para acceder a los fondos de la cuenta.
La mayoría de los planes de cafetería ofrecen cuentas de gastos flexibles centradas en gastos médicos y de atención de dependientes, aunque algunos planes pueden ofrecer cuentas para otros gastos calificados, como asistencia para la adopción. [3] [4]
El tipo más común de FSA se utiliza para pagar gastos médicos y dentales que no cubre el seguro, generalmente deducibles, copagos y coseguros del plan de salud del empleado. A partir del 1 de enero de 2011, los medicamentos de venta libre solo se permiten cuando se compran con receta médica, excepto la insulina. [5] Se permiten dispositivos médicos de venta libre, como vendajes, muletas y kits de reparación de anteojos. Generalmente, los artículos permitidos son los mismos que los permitidos para la deducción de impuestos médicos, como se describe en la publicación 502 del IRS. [6]
Antes de la promulgación de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible , el Servicio de Impuestos Internos permitía a los empleadores promulgar cualquier elección anual máxima para sus empleados. La Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible modificó la Sección 125 [7] de modo que las FSA no puedan permitir que los empleados elijan una elección anual que exceda un límite determinado por el Servicio de Impuestos Internos. [8] El límite anual fue de $2,500 para el primer año del plan que comenzó después del 31 de diciembre de 2012. [9] El Servicio de Impuestos Internos indexará los límites de los años del plan posteriores para los ajustes por costo de vida. [9] Para 2018, este ajuste aumenta el límite de contribución a $2650. [10] Los empleadores tienen la opción de limitar aún más las elecciones anuales de sus empleados. Este cambio comienza en los años del plan que comienzan después del 31 de diciembre de 2012. [9] El límite se aplica a cada empleado, independientemente de si el empleado tiene cónyuge o hijos. [9] Las contribuciones no electivas realizadas por el empleador que no se deducen del salario del empleado no se computan contra el límite. [9] Un empleado empleado por múltiples empleadores no relacionados puede elegir una cantidad hasta el límite bajo el plan de cada empleador. [9] El límite no se aplica a las cuentas de ahorro para la salud , los acuerdos de reembolso de la salud o la parte del empleado del costo de la cobertura de seguro de salud patrocinada por el empleador. [9]
Algunos empleadores optan por emitir una tarjeta de débito a sus empleados que participan en la FSA. Los participantes pueden usar la tarjeta de débito para pagar sus gastos elegibles para la FSA en el punto de venta. Las farmacias y tiendas de comestibles que opten por aceptar la tarjeta de débito como pago deben rechazar las transacciones en el punto de venta si el participante intenta pagar artículos que no son elegibles según una FSA. Además, los empleadores aún deben exigir a los empleados que proporcionen recibos detallados de todos los gastos cargados a la tarjeta de débito. El IRS permite a los empleadores renunciar a este requisito cuando un individuo usa la tarjeta de débito en una farmacia o tienda de comestibles que cumple con el procedimiento anterior. El IRS también permite a los empleadores renunciar a este requisito cuando el monto cargado a la tarjeta de débito es un múltiplo del copago del plan de seguro médico grupal del empleado. En la mayoría de los casos, la empresa administradora de la FSA preferirá las Explicaciones de Beneficios (EOB) del seguro reales que representen claramente la parte del paciente de cualquier gasto médico, en lugar de otra documentación más vaga. Este requisito se está volviendo menos engorroso a medida que más seguros permiten a los pacientes buscar EOB anteriores en sus sitios web. [11]
También se pueden establecer FSA para pagar ciertos gastos de cuidado de dependientes mientras el tutor legal está en el trabajo. [12] Esto incluye el cuidado infantil para niños menores de 13 años y el cuidado diurno para una persona de cualquier edad que sea incapaz de cuidarse a sí misma, viva con el contribuyente durante más de la mitad del año fiscal y sea el cónyuge o dependiente del contribuyente. [13] [14] La FSA se puede utilizar para pagar campamentos diurnos para una persona elegible, pero no campamentos nocturnos. La FSA no se puede utilizar para atención a largo plazo para personas que viven en un centro externo, como un asilo de ancianos. [ cita necesaria ]
La ley federal limita la FSA para el cuidado de dependientes a $5,000 por año, por hogar. Cada uno de los cónyuges casados puede elegir una FSA, pero su elección total combinada no puede exceder los $5,000 por año. Si un hogar tuviera retiros que excedieran el límite, se le exigiría pagar impuesto sobre la renta por el exceso. [ cita necesaria ]
A diferencia de las FSA médicas, [15] las FSA para el cuidado de dependientes no están "prefinanciadas"; los empleados no pueden recibir el reembolso del importe total de la contribución anual el primer día. A los empleados solo se les puede reembolsar hasta el monto que se les haya deducido durante ese año del plan.
Si están casados, ambos cónyuges deben obtener ingresos para que cualquiera de ellos sea elegible para una FSA para el cuidado de dependientes. Las únicas excepciones son si el cónyuge que no genera ingresos está discapacitado o es estudiante de tiempo completo. Si uno de los cónyuges gana menos de $5,000, el beneficio se limita a lo que ganó ese cónyuge. Consulte el formulario 2441 Parte III del IRS para obtener más detalles.
Existen planes de la FSA para el reembolso de primas y el reembolso de gastos de estacionamiento y transporte no patrocinados por el empleador. La cuenta de prima individual le permite a un empleado pagar el seguro de su cónyuge con dólares antes de impuestos, siempre y cuando la otra cobertura no esté patrocinada por el empleador, se considere un plan individual y se facture directamente al miembro o a su cónyuge. Una cuenta de estacionamiento y tránsito permite a los empleados pagar los gastos de estacionamiento o transporte público con dólares antes de impuestos hasta ciertos límites. Aunque no es tan común como las FSA mencionadas anteriormente, algunos empleadores han ofrecido asistencia para la adopción a través de una FSA. Además, uno no puede tener una FSA de atención médica si tiene un Plan de salud con deducible alto (HDHP) con una Cuenta de ahorros para la salud (HSA). En los casos en que un empleado tiene un HDHP con una HSA, es elegible para una FSA de gastos limitados (LEX) (también llamada FSA de propósito limitado). Estas FSA se pueden utilizar para reembolsar gastos dentales y de la vista, independientemente del deducible del plan; A discreción del empleador, los gastos médicos elegibles incurridos después de alcanzar el deducible también pueden ser reembolsables.
El período de cobertura de una FSA finaliza en el momento en que finaliza el año del plan o en el momento en que finaliza la cobertura de ese plan. Un ejemplo de tal evento es la pérdida de cobertura debido a una separación del empleador. [dieciséis]
Esto significa que si, por ejemplo, una persona es empleada de una empresa de enero a junio y está cubierta por su plan de beneficios de cafetería (incluida la FSA) durante ese tiempo, pero no elige ni paga la cobertura continua bajo ese plan (es decir, COBRA ), el período de cobertura de la persona se define únicamente como de enero a junio, no de enero a diciembre como podría pensarse. [17] En este ejemplo, todos los gastos cubiertos deben incurrirse entre enero y junio de ese año.
En 2005, el Servicio de Impuestos Internos autorizó un período de gracia opcional de hasta 2½ meses que los empleadores pueden usar en sus planes, permitiendo el uso de los fondos hasta 2½ meses después del final del año del plan.
En 2020, la Ley de Asignaciones Consolidadas de 2021 contenía disposiciones que permitían a los empleados transferir el resto de sus cuentas de 2020 a 2021 y de 2021 a 2022. [18]
La tarjeta de débito FSA se desarrolló para eliminar la "doble inmersión", al permitir que los empleados accedan a la FSA directamente. También simplificó el requisito de justificación, que requería un procesamiento de reclamaciones que requería mucha mano de obra. La tarjeta de débito también mejora el efecto de "prefinanciar" las FSA médicas. Sin embargo, el requisito de justificación en sí no desapareció, e incluso el IRS lo amplió para el entorno de las tarjetas de débito; por lo tanto, aún persisten problemas de retiro para las FSA. Estos problemas de retiro han llevado a soluciones creativas por parte de empresas de comercio electrónico que crearon un sitio web completo dedicado a artículos elegibles para FSA y que aceptan todas las tarjetas de débito FSA, y otros sitios web que crearon una pequeña parte de su sitio web dedicado a FSA.
Según Celent [ cita necesaria ] , en mayo de 2006, había aproximadamente 6 millones de tarjetas de débito en el mercado vinculadas a cuentas FSA, lo que representa el 25% de la comunidad participante de la FSA. Celent proyecta que las tarjetas FSA aumentarán las tasas de adopción de FSA. La tasa promedio de participación con tarjetas era de alrededor del 20% en mayo de 2006. Para 2010, se proyecta que esta tasa aumentará al 85% [ cita requerida ] .
Una consideración con respecto a las FSA médicas es que la contribución anual completa del empleado participante está disponible al comienzo del año del plan, comúnmente el 1 de enero, o después de que el proveedor de la FSA reciba la primera contribución a la FSA, según el plan. Por lo tanto, si el empleado experimenta un evento calificativo durante el primer período, se puede reclamar el monto total de la contribución anual contra los beneficios de la FSA. Si el empleado es despedido, renuncia o no puede regresar a trabajar, no tiene que devolver el dinero al empleador. [19]
El empleado contribuye a la FSA en pequeños incrementos a lo largo del año (por ejemplo, 1/26 del monto anual si se le paga cada dos semanas), pero en conjunto, todos los empleados de una empresa contribuyen con el monto promedio total durante un período determinado. , y el empleador no corre ningún riesgo real. Además, en lugar de pagar impuestos sobre la nómina al gobierno, el empleador normalmente paga sólo una pequeña tarifa administrativa al plan de entre 4 y 10 dólares mensuales por empleado participante. Esto es mucho menos de lo que el empleador habría pagado por su parte de los impuestos sobre la nómina. Además, cualquier dinero que no se utilice al final del año del plan (o período de gracia) se devuelve al empleador. Se estima que esto representa hasta el 14% del total de las contribuciones de los empleados, lo que puede ser una ayuda sustancial para los resultados del empleador. [20]
Si una empresa planea despedir a algunos empleados y anuncia dichos planes, si varios empleados utilizan todo su beneficio flexible antes de ser despedidos, eso puede hacer que la empresa tenga que reembolsar el plan. Sin embargo, normalmente los empleadores no anuncian los despidos de empleados específicos con suficiente antelación para que los empleados utilicen los beneficios disponibles, y los empleados pueden perder sus contribuciones además de ser despedidos. [ cita necesaria ]
Un empleado no continúa contribuyendo al plan al terminar su empleo. Por lo tanto, se podría utilizar el monto total el primer día del año del plan, terminar el empleo el segundo día del año del plan y las contribuciones habrían sido nulas o insignificantes (por ejemplo, quizás 1/26 en el caso de las contribuciones quincenales). El dinero "gratuito" no está sujeto a impuestos porque el IRS considera estos planes como planes de seguro médico a efectos fiscales. [21] Según la sección 125 del IRS, los beneficios recibidos de un plan de seguro médico no se consideran ingresos sujetos a impuestos. [ cita necesaria ]
Las mismas razones que hacen que la prefinanciación sea un posible beneficio para un empleado que participa en un plan los convierten en un riesgo potencial para los empleadores que establecen un plan. El empleador debe compensar la diferencia que el empleado gastó de la cuenta de gastos flexible pero que aún no contribuyó si las contribuciones de otros empleados no representan el dinero gastado. La cantidad que el empleador pierde debido a la prefinanciación puede eventualmente ser compensada parcial, totalmente o en mayor medida por los empleados que no gastan todo el dinero en su cuenta FSA al final del año del plan y el período de gracia (ver arriba). . [ cita necesaria ]
Otra característica de la FSA que se introdujo en 2003 es la capacidad de pagar medicamentos y artículos médicos de venta libre (OTC). [22] Además de ampliar sustancialmente el rango de compras "elegibles para FSA", agregar artículos de venta libre hizo que fuera más fácil "gastar" las FSA médicas a fin de año para evitar la regla de "úsalo o piérdelo".
Sin embargo, la fundamentación ha vuelto a ser un problema; En general, las compras OTC requieren reclamos manuales o, para las tarjetas de débito FSA , la presentación de recibos después del hecho. La mayoría de los proveedores de FSA exigen que los recibos muestren el nombre completo del artículo; Las abreviaturas de muchos recibos de tiendas resultan incomprensibles para muchas oficinas de reclamaciones. Además, algunas de las reglas del IRS sobre lo que es y lo que no es elegible han demostrado ser bastante arcanas en la práctica. El recientemente [ ¿cuándo? ] desarrolló un sistema de aprobación de información de inventario (IIAS), separa los artículos elegibles y no elegibles en el punto de venta y prevé la justificación automática de la tarjeta de débito. [ cita necesaria ]
A partir del 1 de enero de 2020, se permiten medicamentos de venta libre sin receta o nota de un médico. Además, también se permiten productos para el cuidado menstrual . El cambio se realizó como parte de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por el Coronavirus (Ley CARES). [23] [24]
El sistema IIAS hace referencia a una lista maestra de elegibilidad de productos elegibles para la FSA en el punto de venta. [25] El Grupo de Interés Especial para las Normas IIAS (SIG-IS) mantiene esta lista de elegibilidad y la actualiza mensualmente.
La Lista de elegibilidad de la FSA incluye artículos dentro de las categorías de productos de atención médica elegibles determinadas por el IRS. Las cuentas de ahorro para la salud comparten la misma lista de elegibilidad de artículos médicos que las FSA.
Según la sección 9003(c) de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible , a partir del 1 de enero de 2011, los medicamentos debían recetarse para ser reembolsables. [8] [26] Ese requisito fue eliminado a partir del 1 de enero de 2020. [27] [23] [24]
Un posible inconveniente es que el dinero debe gastarse "dentro del período de cobertura" según lo definido en la definición de cobertura del plan de cafetería de beneficios. Este período de cobertura generalmente se define como el "período en el que está cubierto" según el plan de cafetería durante el "año del plan". El "año del plan" se define comúnmente como el año calendario, pero también podría incluir el período de gracia del 1 de enero al 15 de marzo del año siguiente. Por ejemplo, el "año del plan" (o "año de beneficios") de 2016 se extendería desde el 1 de enero de 2016 hasta el 15 de marzo de 2017, si el empleador ofreciera el período de gracia.
Cualquier dinero que no se gaste al final del período de cobertura se pierde y puede aplicarse a costos administrativos futuros del plan o puede asignarse equitativamente como ingreso sujeto a impuestos entre todos los participantes del plan; esto se conoce comúnmente como la regla de "úsalo o piérdelo". [28] [29] [30] En la mayoría de los planes, el "período de cobertura" generalmente cesa al terminar el empleo, ya sea iniciado por el empleado o el empleador, a menos que el empleado continúe la cobertura con la empresa bajo COBRA u otro acuerdo. Si un empleado tiene contribuciones no utilizadas en una FSA y no tiene reclamaciones calificadas adicionales durante el período de cobertura del empleado, es posible que pierda los fondos. Si los impuestos sobre la nómina ahorrados en las contribuciones del empleado exceden la cantidad que el empleado perdió, aún así es posible que haya ahorrado dinero.
Un segundo requisito es que todas las solicitudes de reembolso deben realizarse antes de una fecha definida por el plan. Si se pierden los fondos, esto no elimina el requisito de pagar impuestos sobre estos fondos si dichos impuestos son necesarios. Por ejemplo, si una persona soltera elige retener $5,000 para gastos de cuidado infantil y se casa con un cónyuge que no trabaja, los $5,000 estarían sujetos a impuestos. Si esta persona no presentó los reclamos antes de la fecha requerida, perdería los $5,000, pero aún se adeudarían impuestos sobre el monto. [ cita necesaria ]
Además, el monto de la contribución anual debe permanecer igual durante todo el año a menos que ocurran ciertos eventos que califiquen, como el nacimiento de un hijo o la muerte de un cónyuge. [ cita necesaria ]
A partir de los años del plan 2013, los empleadores pueden modificar los documentos de su plan para permitir que los participantes transfieran hasta $500 de montos no utilizados al siguiente año del plan. [31] (El límite se aumentó a $550 a partir del 1 de enero de 2020. [2] ) Hacerlo permite a los participantes gastar los montos remanentes en gastos médicos calificados incurridos durante el siguiente año del plan. [31] Un traspaso de montos no utilizados no afecta el límite anual indexado de $2,500. [31] Un año del plan puede permitir una transferencia o un período de gracia para los montos no utilizados para el mismo año del plan, pero no ambos. [31] Los traspasos sólo se aplican a gastos médicos calificados; Es posible que los planes no permitan a los participantes transferir cantidades no utilizadas para el cuidado de dependientes u otros gastos. [31] El monto transferido no reduce la contribución máxima de la FSA del participante para el próximo año del plan. En consecuencia, una persona que transfiere más de $550 al siguiente año del plan y que también aporta $2,500 a su FSA para ese año del plan puede recibir reembolsos de su FSA por hasta $3,050 de gastos médicos elegibles durante ese año del plan. Para que una persona pueda transferir cantidades no utilizadas, el plan debe modificarse para permitir este tipo de transferencia. [32] [2]
Los empleadores en California que patrocinan cuentas de gastos flexibles deben notificar a los participantes sobre cualquier "fecha límite para retirar fondos antes del final del año del plan". [33] [34] El aviso debe enviarse a todos los participantes que trabajan en California. [35] Los empleadores deben proporcionar la notificación requerida en al menos dos métodos (correo electrónico, teléfono, mensaje de texto, correo postal y en persona), de los cuales solo uno puede ser electrónico. [36] La ley entra en vigor para los años del plan que comienzan a partir del 1 de enero de 2020. [37]
La sección 134 de la Ley de Ingresos de 1978 otorgó un trato fiscal favorable a las cuentas de gastos flexibles para gastos médicos. [38] [39]
En 1984, el Servicio de Impuestos Internos emitió un fallo que, si bien se permitían cuentas de gastos flexibles, los empleados debían elegir una determinada cantidad para el plan cada año y que cualquier cantidad no utilizada se perdería al final del año. Hasta ese momento, algunos empleadores habían establecido planes de cuentas de gastos flexibles que permitían a los empleados simplemente solicitar el reembolso de cualquier gasto médico calificado sin límite anual preestablecido y sin riesgo de pérdida por parte de los empleados. [40] [41]
En 1997 y 1998, el Servicio de Impuestos Internos detalló las circunstancias en las que un empleado podía realizar cambios en una elección anual en una cuenta de gastos flexible. Los eventos elegibles que permitirían un cambio en la elección anual incluyen un cambio en el estado civil, un cambio en el número de dependientes, un cambio en la situación laboral de un cónyuge o dependiente, una huelga o un cierre patronal, una licencia de ausencia bajo la Ley Familiar y Médica. Leave Act , un cambio de estatus laboral (igual que arriba), un cambio en el estatus de elegibilidad de un dependiente, un cambio significativo en los costos o la cobertura de un plan de salud patrocinado por el empleador, un cambio en la residencia o lugar de trabajo del empleado o el cónyuge o dependiente del empleado, la falta de pago de las primas por parte del participante, un cambio basado en derechos de inscripción especiales según la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico , un cambio ordenado por el tribunal y el derecho a Medicare o Medicaid . [42]
En 2000, los empleadores comenzaron a emitir tarjetas de débito a los empleados participantes para facilitar el acceso a los fondos de las cuentas de gastos flexibles. [43]
En septiembre de 2003, el Servicio de Impuestos Internos emitió un fallo diciendo que ciertos gastos médicos de venta libre podrían cubrirse mediante planes de cuentas de gastos flexibles. [44]
A partir del 1 de enero de 2013, la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible (PPACA) esencialmente [ se necesita más explicación ] requirió cuentas de gastos flexibles para limitar las elecciones anuales de los empleados a no más de $2,500, con pequeños aumentos cada año basados en la inflación. [45 ] Los medicamentos de venta libre también se convirtieron en gastos no elegibles [46] .
En 2013, el Servicio de Impuestos Internos emitió un fallo que permitía planes de gastos flexibles para gastos de atención médica para permitir a los empleados transferir hasta $500 en fondos no utilizados de un año del plan al siguiente año del plan. [47]
Debido a la pandemia de COVID-19 , entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020, el Servicio de Impuestos Internos permite un plan de cuenta de gastos flexible de salud y un plan de cuenta de gastos flexible de cuidado de dependientes para permitir que los empleados se inscriban a mitad de año, revocar una elección existente en de forma prospectiva, o sustituir una elección existente de forma prospectiva. [48] En respuesta a la Orden Ejecutiva 13877, el Servicio de Impuestos Internos dijo que un plan de cuenta de gastos flexibles de salud puede aumentar los montos remanentes no utilizados de $500 a un máximo de $550. [2]