La memoria institucional es un conjunto colectivo de hechos, conceptos, experiencias y conocimientos en poder de un grupo de personas. [1]
La memoria institucional ha sido definida como "el conocimiento almacenado dentro de la organización ". [2] Dentro de cualquier organización, las herramientas y técnicas deberán adaptarse para satisfacer las necesidades de esa organización. Estas adaptaciones se desarrollan con el tiempo y se enseñan a los nuevos miembros del grupo, evitando que se encuentren con los mismos problemas y tengan que desarrollar una solución que ya existe. De esta manera, las organizaciones ahorran tiempo y recursos que de otro modo podrían desperdiciarse.
Por ejemplo, dos talleres de reparación de automóviles pueden tener el mismo modelo de elevador de automóviles. Los ascensores en sí y las instrucciones escritas para ellos son idénticos. Sin embargo, si un taller tiene un techo más bajo que el otro, sus empleados pueden determinar que elevar un automóvil más allá de cierta altura puede causar que el techo lo dañe. Los empleados actuales informan a los nuevos empleados sobre esta solución. Ellos, a su vez, informan a los futuros nuevos empleados, incluso si la persona que descubrió originalmente el problema ya no trabaja allí. Dicha información se encuentra en la memoria institucional del taller de reparación.
La memoria institucional requiere la transmisión continua de recuerdos entre los miembros del grupo. Como tal, depende de la continuidad de la pertenencia al grupo. Si todos en el taller de automóviles antes mencionado renunciaran a la vez, los empleados contratados para reemplazarlos no podrían beneficiarse de la experiencia del grupo anterior. En tal caso, la organización habría perdido su memoria institucional y habría operado con menos eficiencia hasta que se pudieran desarrollar nuevamente las soluciones que la componían.
Se pueden encontrar elementos de la memoria institucional en corporaciones , grupos profesionales, organismos gubernamentales , grupos religiosos , colaboraciones académicas y, por extensión, en culturas enteras . Existen diferentes ideas sobre cómo se transfiere la memoria institucional, ya sea entre personas o a través de fuentes escritas. [3]
Se puede fomentar la memoria institucional para preservar una ideología o forma de trabajo en dicho grupo. Por el contrario, la memoria institucional puede estar arraigada hasta el punto de que resulta difícil cuestionarla, incluso las condiciones que la provocaron han cambiado. Un ejemplo de esto sería una organización que continúa presentando un formulario, incluso después de que la ley que exige ese documento haya sido derogada, por temor a consecuencias legales que ya no existen. La memoria institucional también puede tener influencia en la identidad organizacional , la elección de los individuos y las acciones de los individuos que interactúan con la institución.
El conocimiento institucional se obtiene cuando las organizaciones traducen datos históricos en conocimiento y sabiduría útiles. La memoria depende de la preservación de los datos y también de las habilidades analíticas necesarias para su uso eficaz dentro de la organización.
La religión es una de las fuerzas institucionales importantes que actúan sobre la memoria colectiva atribuida a la humanidad. Alternativamente, la evolución de las ideas en la teoría marxista es que el mecanismo por el cual el conocimiento y la sabiduría se transmiten de generación en generación está sujeto al determinismo económico . En todos los casos, los sistemas sociales, las culturas y las organizaciones tienen interés en controlar y utilizar las memorias institucionales.
La estructura organizacional determina los requisitos de capacitación y las expectativas de comportamiento asociadas con diversos roles. Esto es parte del conocimiento institucional implícito. El progreso hacia niveles más altos requiere la asimilación de esto, y cuando personas externas ingresan en un nivel alto, la efectividad tiende a deteriorarse si esta moral se ignora injustamente.