La gestión del ciclo de vida de la información ( ILM ) se refiere a las estrategias para administrar sistemas de almacenamiento en dispositivos informáticos .
La gestión de la información es la práctica de aplicar determinadas políticas a la gestión eficaz de la información . Esta práctica se originó a partir de la gestión de la información en formatos físicos como papel, microfilm , negativos, fotografías , grabaciones de audio o vídeo y otros activos. [1] [ cita requerida ]
La gestión de registros incluye todas las fases de un "registro" desde su inicio hasta su fin. Y, si bien se aplica generalmente a la información que responde a la definición clásica de registro (y, por lo tanto, está relacionada con la gestión de registros ), se aplica a todos los activos informativos. Durante su existencia, la información puede convertirse en un registro al ser identificada como documentación de una transacción comercial o como satisfacción de una necesidad comercial. En este sentido, la gestión de registros ha sido parte del enfoque general de la gestión de contenido empresarial .
Sin embargo, el término "negocio" debe entenderse en un contexto más amplio y no debe asociarse estrictamente con actividades comerciales o empresariales. Si bien muchos registros pueden estar relacionados con empresas comerciales, no todos lo están. Alguna información documentada sirve para registrar eventos históricos o momentos significativos, en lugar de actividades comerciales. Algunos ejemplos de estos son los registros de nacimiento, defunción, médicos/de salud y educativos. La e-ciencia , por ejemplo, es un área en la que la gestión integrada de los registros ha cobrado relevancia.
En 2004, la Storage Networking Industry Association , en representación de las industrias de tecnología de la información (TI) y almacenamiento de información, intentó asignar una nueva definición más amplia a la Gestión del ciclo de vida de la información (ILM). Una definición que se publicó en octubre de ese año en la conferencia Storage Networking World en Orlando, Florida, establecía que "ILM consiste en las políticas , procesos, prácticas y herramientas utilizadas para alinear el valor comercial de la información con la infraestructura de TI más apropiada y rentable desde el momento en que se concibe la información hasta su disposición final". [2] Desde este punto de vista, la información se alinea con los procesos comerciales a través de políticas de gestión y niveles de servicio asociados con aplicaciones, metadatos, información y datos.
La política de ILM consiste en las políticas generales de almacenamiento e información que impulsan los procesos de gestión. Las políticas están dictadas por los objetivos y los impulsores del negocio. Por lo tanto, las políticas generalmente se vinculan con un marco de gobernanza y gestión general de TI ; procesos de control de cambios ; requisitos de disponibilidad del sistema y tiempos de recuperación ; y acuerdos de nivel de servicio (SLA).
Los aspectos operativos de ILM incluyen respaldo y protección de datos ; recuperación ante desastres , restauración y reinicio; archivado y retención a largo plazo; replicación de datos ; y procesos y procedimientos diarios necesarios para administrar una arquitectura de almacenamiento.
Las facetas de infraestructura de ILM incluyen las arquitecturas lógicas y físicas; las aplicaciones que dependen de las plataformas de almacenamiento; la seguridad del almacenamiento; y las limitaciones del centro de datos . Dentro del ámbito de las aplicaciones, la relación entre las aplicaciones y los requisitos de producción, prueba y desarrollo son generalmente los más relevantes para ILM.
A los efectos de los registros comerciales, existen cinco fases identificadas [ ¿por quién? ] como parte del ciclo de vida continuo junto con una excepción. Estas son:
La creación y recepción se ocupa de los registros desde su punto de origen. Esto puede incluir su creación por parte de un miembro de una organización en distintos niveles o la recepción de información de una fuente externa. Incluye correspondencia, formularios, informes, dibujos, entrada/salida de datos por computadora u otras fuentes.
La distribución es el proceso de gestión de la información una vez que se ha creado o recibido. Esto incluye tanto la distribución interna como la externa, ya que la información que sale de una organización se convierte en un registro de una transacción con otros.
El uso tiene lugar después de que la información se distribuye internamente y puede generar decisiones comerciales, documentar acciones posteriores o servir para otros fines.
El mantenimiento es la gestión de la información. Esto puede incluir procesos como archivar, recuperar y transferir. Si bien la connotación de "archivar" presupone colocar información en un contenedor prescrito y dejarla allí, implica mucho más. Archivar es en realidad el proceso de organizar la información en una secuencia predeterminada y crear un sistema para administrarla a lo largo de su vida útil dentro de una organización. Si no se establece un método sólido para archivar la información, su recuperación y uso son casi imposibles. Transferir información se refiere al proceso de responder a solicitudes, recuperarla de archivos y brindar acceso a los usuarios autorizados por la organización para tener acceso a la información. Mientras se elimina de los archivos, la información se rastrea mediante el uso de varios procesos para garantizar que se devuelva y/o esté disponible para otras personas que puedan necesitar acceder a ella.
La disposición es la práctica de manejar información a la que se accede con menos frecuencia o que ha cumplido con los períodos de retención asignados. Los registros a los que se accede con menos frecuencia pueden considerarse para su reubicación en una "instalación de registros inactivos" hasta que hayan cumplido con el período de retención asignado. "Aunque un pequeño porcentaje de la información organizacional nunca pierde su valor, el valor de la mayoría de la información tiende a disminuir con el tiempo hasta que ya no tiene más valor para nadie ni para ningún propósito. El valor de casi toda la información comercial es mayor poco después de su creación y generalmente permanece activa solo por un corto tiempo (uno a tres años aproximadamente), después del cual su importancia y uso disminuyen. Luego, el registro hace la transición de su ciclo de vida a un estado semiactivo y finalmente a un estado inactivo". [3] Los períodos de retención se basan en la creación de un programa de retención específico para la organización, basado en la investigación de los requisitos reglamentarios, estatutarios y legales para la gestión de la información para la industria en la que opera la organización. Otros elementos a considerar al establecer un período de retención son las necesidades comerciales que puedan exceder esos requisitos y la consideración del valor histórico, intrínseco o duradero potencial de la información. Si la información ha cumplido con todas estas necesidades y ya no se considera valiosa, se debe eliminar por medios adecuados a su contenido, lo que puede incluir garantizar que otros no puedan obtener acceso a información obsoleta o desactualizada, así como adoptar medidas para proteger la privacidad y la confidencialidad.
Los registros a largo plazo son aquellos que se identifican como de valor continuo para una organización. Según el período asignado en el programa de retención, estos pueden conservarse por períodos de 25 años o más, o incluso se les puede asignar un período de retención "indefinido" o "permanente". El término "permanente" se utiliza con mucha menos frecuencia fuera del Gobierno Federal, ya que no es factible establecer un requisito para dicho período de retención. Existe la necesidad de garantizar que los registros de valor continuo se gestionen utilizando métodos que aseguren que permanezcan accesibles de manera persistente durante el tiempo que se conservan. Si bien esto es relativamente fácil de lograr con registros en papel o en microfilm proporcionando condiciones ambientales apropiadas y protección adecuada contra posibles peligros, es menos simple para los registros en formato electrónico. Existen preocupaciones únicas relacionadas con garantizar que el formato en el que se generan/capturan siga siendo viable y que los medios en los que se almacenan sigan siendo accesibles. Los medios están sujetos tanto a degradación como a obsolescencia durante su vida útil y, por lo tanto, se deben establecer políticas y procedimientos para la conversión y migración periódica de la información almacenada electrónicamente para garantizar que permanezca accesible durante los períodos de retención requeridos.
Se producen excepciones con problemas no recurrentes fuera de las operaciones diarias normales. Un ejemplo de esto es cuando un abogado solicita una retención legal, una retención por litigio o una congelación legal . Lo que sigue es que el administrador de registros colocará una retención legal dentro de la aplicación de administración de registros, lo que impedirá que los archivos se pongan en cola para su disposición.
Stephens, David O. Gestión de registros: la transición del papel al formato electrónico . Overland Park, KS: ARMA International, 2007.