Una caja registradora , a veces llamada caja registradora o sistema automatizado de manejo de dinero , es un dispositivo mecánico o electrónico para registrar y calcular transacciones en un punto de venta . Por lo general, está adjunto a un cajón para guardar dinero en efectivo y otros objetos de valor. Una caja registradora moderna generalmente está conectada a una impresora que puede imprimir recibos para fines de mantenimiento de registros.
James Ritty y John Birch inventaron una de las primeras cajas registradoras mecánicas después de la Guerra Civil estadounidense . James era propietario de una taberna en Dayton , Ohio , EE. UU., y quería impedir que los empleados robaran sus ganancias. [3] El modelo Ritty I fue inventado en 1879 después de ver una herramienta que contaba las revoluciones de la hélice en un barco de vapor. [4] Con la ayuda del hermano de James, John Ritty, lo patentaron en 1883. [5] [6] Se llamaba Cajero Incorruptible de Ritty y se inventó para impedir que los cajeros robaran y eliminar el robo y la malversación de los empleados . [7]
Los primeros registros mecánicos eran enteramente mecánicos, sin recibos. Se requería que el empleado anotara cada transacción en la caja registradora y, cuando se presionaba la tecla del total, el cajón se abría y sonaba una campana, alertando al gerente de que se estaba realizando una venta. Esas máquinas originales no eran más que simples máquinas sumadoras.
Dado que el registro se realiza con el proceso de devolución del cambio, según Bill Bryson, los precios impares surgieron porque al cobrar cantidades impares como 49 y 99 centavos (o 45 y 95 centavos cuando las monedas de cinco centavos se usan más que las de un centavo ), el cajero muy probablemente había para abrir la caja para el cambio y así anunciar la venta. [8]
Poco después de la patente, Ritty se sintió abrumado por las responsabilidades de administrar dos negocios, por lo que vendió todos sus intereses en el negocio de cajas registradoras a Jacob H. Eckert de Cincinnati, un vendedor de porcelana y cristalería, quien formó la National Manufacturing Company. En 1884, Eckert vendió la empresa a John H. Patterson, quien la rebautizó como National Cash Register Company y mejoró la caja registradora añadiendo un rollo de papel para registrar las transacciones de ventas, creando así el diario para fines de contabilidad interna y el recibo para operaciones externas. fines de contabilidad. El propósito original del recibo era mejorar la protección contra el fraude. El dueño del negocio podía leer los recibos para asegurarse de que los cajeros cobraran a los clientes el monto correcto por cada transacción y no malversaran el cajón de efectivo. [9] También evita que un cliente defraude a la empresa al afirmar falsamente haber recibido una cantidad menor de cambio o una transacción que nunca ocurrió en primer lugar. La primera evidencia de una caja registradora real se utilizó en Coalton, Ohio, en la antigua empresa minera.
En 1906, mientras trabajaba en la empresa National Cash Register, el inventor Charles F. Kettering diseñó una caja registradora con motor eléctrico.
Un diseñador, constructor, fabricante, vendedor y exportador líder de cajas registradoras desde la década de 1950 hasta la década de 1970 fue Gross Cash Registers Ltd., con sede en Londres (y más tarde en Brighton [10] ), [11] [12] fundada por los hermanos Sam. y Henry Gross. Sus cajas registradoras eran particularmente populares en la época de la decimalización en Gran Bretaña a principios de 1971, ya que Henry diseñó uno de los pocos modelos conocidos de caja registradora que podía cambiar monedas de £sd a £p para que los minoristas pudieran cambiar fácilmente de una a otra. en o después del día decimal . Sweda también tenía registros preparados para decimales en los que el minorista utilizaba una clave especial el día decimal para la conversión.
En algunas jurisdicciones, la ley también exige que los clientes recojan el recibo y lo conserven al menos durante un breve período después de salir de la tienda, [13] [14] nuevamente para verificar que la tienda registre las ventas, de modo que no pueda evadir los impuestos sobre las ventas .
A menudo, las cajas registradoras están conectadas a básculas , lectores de códigos de barras , mostradores de cheques y terminales de tarjetas de débito o crédito . Cada vez más, las cajas registradoras dedicadas están siendo reemplazadas por computadoras de uso general con software POS .
Hoy en día, los sistemas de punto de venta escanean el código de barras (normalmente EAN o UPC ) de cada artículo, recuperan el precio de una base de datos , calculan las deducciones por los artículos en oferta (o, en la terminología minorista británica, "oferta especial", "compra múltiple" o " compre uno, obtenga otro gratis "), calcular el impuesto sobre las ventas o el IVA , calcular las tasas diferenciales para clientes preferentes, actualizar el inventario, sellar la fecha y hora de la transacción, registrar la transacción en detalle incluyendo cada artículo comprado, registrar el método de pago, mantener totales para cada producto o tipo de producto vendido, así como las ventas totales durante períodos específicos, y también realiza otras tareas. Estos terminales POS a menudo también identificarán al cajero en el recibo y llevarán información u ofertas adicionales.
Actualmente, muchas cajas registradoras son ordenadores individuales. Es posible que estén ejecutando software tradicionalmente interno o software de propósito general como DOS . Muchos de los más nuevos tienen pantallas táctiles. Podrán conectarse a redes informáticas de puntos de venta mediante cualquier tipo de protocolo. Se puede acceder a dichos sistemas de forma remota con el fin de obtener registros o solucionar problemas. Muchas empresas también utilizan tabletas como cajas registradoras, utilizando el sistema de venta como aplicación-software descargable. [15]
Un cajón de efectivo suele ser un compartimento debajo de una caja registradora en el que se guarda el efectivo de las transacciones. El cajón suele contener una caja registradora extraíble. La caja registradora suele ser una bandeja de plástico o madera dividida en compartimentos que se utilizan para almacenar cada denominación de billetes y monedas por separado para facilitar el conteo. La caja extraíble permite retirar el dinero del piso de ventas a un lugar más seguro para contar y crear depósitos bancarios. Algunos cajones de efectivo modernos son unidades individuales separadas del resto de la caja registradora.
Un cajón de dinero suele ser de construcción resistente y puede ser integral con la caja registradora o una pieza separada sobre la que se asienta la caja registradora. Se desliza dentro y fuera de su caja con cerradura y está asegurado por un pestillo con resorte. Cuando se completa una transacción que involucra efectivo, la caja registradora envía un impulso eléctrico a un solenoide para liberar el pestillo y abrir el cajón. Los cajones de efectivo que son parte integral de una caja registradora independiente a menudo tienen un pestillo de liberación manual debajo para abrir el cajón en caso de un corte de energía. Los cajones de efectivo más avanzados han eliminado la liberación manual en favor de una cerradura de cilindro, lo que requiere una llave para abrir manualmente el cajón. La cerradura de cilindro suele tener varias posiciones: bloqueada, desbloqueada, en línea (se abrirá si se le da un impulso) y liberada. La posición de liberación es una posición intermitente con un resorte para empujar el cilindro hacia la posición desbloqueada. En la posición "bloqueado", el cajón permanecerá cerrado incluso cuando se envíe un impulso eléctrico al solenoide.
Algunos cajones de efectivo están diseñados para almacenar billetes en posición vertical y mirando hacia adelante, en lugar de la posición tradicional plana y de adelante hacia atrás. Esto permite almacenar más variedades de notas. Algunos cajones de efectivo tienen un diseño abatible, donde se abren en lugar de deslizarse como un cajón normal, pareciéndose a una caja de efectivo. [dieciséis]
El cajón de una caja registradora sólo puede abrirse mediante una instrucción de la caja registradora, excepto cuando se utilizan llaves especiales , generalmente en poder del propietario y algunos empleados (por ejemplo, el gerente). Esto reduce la cantidad de contacto que la mayoría de los empleados tienen con dinero en efectivo y otros objetos de valor. También reduce los riesgos de que un empleado saque dinero del cajón sin un registro y sin el consentimiento del propietario, como cuando un cliente no pide expresamente un recibo pero aun así se le debe dar cambio (el efectivo se compara más fácilmente con las ventas registradas que con el inventario ). ). Las cajas registradoras incluyen una clave con la etiqueta "No Sale", abreviada como "NS" en muchas cajas registradoras electrónicas modernas. Su función es abrir el cajón, imprimir un recibo que indique "No Venta" y registrar en el libro de registro que se abrió la caja. Algunas cajas registradoras requieren el uso de una contraseña numérica o una clave física al intentar abrir la caja registradora.
Una función de no venta que se utiliza con frecuencia es la "no venta" antes mencionada. En caso de necesitar corregir cambio entregado al cliente, o realizar cambio desde una caja vecina, esta función abrirá el cajón de efectivo de la caja registradora. Cuando se da acceso al personal no administrativo, la gerencia puede examinar el recuento de "no ventas" en el registro para buscar patrones sospechosos. Generalmente requieren de una clave de gestión, además de programar los precios en el registro, son las funciones de reporte. Un informe X leerá las cifras de ventas actuales de la memoria y producirá una impresión en papel. Un informe Z actuará como un informe "X", excepto que los contadores se restablecerán a cero.
Las cajas registradoras normalmente contarán con un teclado numérico, QWERTY o teclado personalizado, interfaz de pantalla táctil o una combinación de estos métodos de entrada para que el cajero ingrese productos y tarifas a mano y acceda a la información necesaria para completar la venta. Para cajas registradoras más antiguas, así como para restaurantes y otros establecimientos que no venden artículos con códigos de barras, la entrada manual puede ser el único método de interacción con la caja registradora. Si bien anteriormente la personalización se limitaba a cadenas más grandes que podían permitirse el lujo de tener teclados físicos personalizados para sus necesidades, la personalización de las entradas de registro ahora está más extendida con el uso de pantallas táctiles que pueden mostrar una variedad de software de punto de venta.
Las cajas registradoras modernas pueden conectarse a un lector de códigos de barras portátil o estacionario para que las compras de un cliente puedan escanearse más rápidamente de lo que sería posible ingresando números en la caja registradora a mano. El uso de escáneres también debería ayudar a prevenir errores que resultan de ingresar manualmente el código de barras o el precio del producto. En las tiendas de comestibles, el escáner de la caja registradora se puede combinar con una báscula para medir el producto que se vende por peso.
A menudo, los cajeros deben proporcionar un recibo al cliente después de realizar una compra. Las cajas registradoras suelen utilizar impresoras térmicas para imprimir recibos, aunque algunos minoristas todavía utilizan impresoras matriciales de puntos más antiguas. Alternativamente, los minoristas pueden renunciar a emitir recibos en papel en algunas jurisdicciones solicitando al cliente un correo electrónico al que pueda enviar su recibo. Los recibos de los minoristas más grandes tienden a incluir códigos de barras únicos u otra información que identifica la transacción para que el recibo pueda escanearse para facilitar las devoluciones u otros servicios al cliente.
En las tiendas que utilizan vigilancia electrónica de artículos , se adjuntará al registro una almohadilla u otra superficie que desactive los dispositivos de seguridad integrados o adheridos a los artículos que se compran. Esto evitará que la compra de un cliente active las alarmas de seguridad a la salida de la tienda.
Algunas corporaciones y supermercados han introducido máquinas de autopago, donde se confía en que el cliente escanee los códigos de barras (o identifique manualmente los artículos no codificados, como la fruta), y coloque los artículos en un área de embolsado. [17] Se pesa la bolsa y la máquina detiene la caja cuando el peso de algo en la bolsa no coincide con el peso en la base de datos del inventario. Normalmente, un empleado supervisa varias cajas de este tipo para evitar el robo o la explotación de los puntos débiles de las máquinas (por ejemplo, la identificación errónea intencionada de productos costosos o productos secos). El pago en estas máquinas se acepta con tarjeta de débito o crédito , o en efectivo a través de una ranura para monedas y un escáner de billetes . Los empleados de la tienda también deben autorizar compras "con restricciones de edad", como alcohol, disolventes o cuchillos, que pueden ser realizadas de forma remota por el empleado que observa el autopago, o mediante un "inicio de sesión en la tienda" que el operador tiene entrar.
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