Un balance de comprobación es un estado financiero interno que enumera los saldos finales ajustados de todas las cuentas del libro mayor (tanto de ingresos como de capital) contenidas en el libro mayor de una empresa en una fecha específica. Esta lista contendrá el nombre de cada cuenta contable nominal en orden de liquidez y el valor de ese saldo contable nominal. Cada cuenta contable nominal tendrá un saldo deudor o un saldo acreedor. Los valores del saldo deudor aparecerán en la columna de débito del balance de prueba y el saldo del valor de crédito aparecerá en la columna de crédito. El estado de pérdidas y ganancias comerciales, el balance y otros informes financieros se pueden generar utilizando las cuentas del libro mayor que figuran en el mismo saldo.
La primera descripción publicada del proceso se encuentra en la obra Summa de arithmetica de Luca Pacioli de 1494 , en la sección titulada Particularis de Computis et Scripturis . Aunque no utilizó el término, esencialmente prescribió una técnica similar a una balanza de comprobación posterior al cierre. [1]
El objetivo principal de preparar un balance de comprobación es garantizar la exactitud del sistema de contabilidad de partida doble de una entidad. [ cita necesaria ] La regla de ecuación contable establece que debe haber iguales débitos y créditos para cada transacción financiera, por lo tanto, el valor de todos los saldos débitos y acreedores en el balance de comprobación debe ser igual. [ cita necesaria ] Si el total de la columna de débito no es igual al valor total de la columna de crédito, esto mostraría que hay un error en las cuentas del libro mayor nominal. Este error debe encontrarse antes de poder elaborar un estado de pérdidas y ganancias y un balance general. Por lo tanto, el balance de comprobación es importante en caso de ajustes. Siempre que se realice algún ajuste, ejecute el balance de comprobación y confirme si todo el monto del débito es igual al monto del crédito.
El balance de comprobación generalmente lo prepara un contable o contador que ha utilizado libros diarios para registrar las transacciones financieras y luego contabilizarlas en los libros mayores nominales y en las cuentas del libro mayor personal. El balance de comprobación forma parte del sistema de contabilidad por partida doble y utiliza el formato clásico de cuenta 'T' para presentar valores.
Los saldos normales se refieren a si el saldo de una cuenta en un balance de comprobación correctamente formado suele ser una deuda o un crédito. Un saldo normal también refleja la ecuación contable . Si se revierte el balance de comprobación de una cuenta, dicha cuenta se denomina " contracuenta " (por ejemplo, depreciación acumulada como activo o giros de los propietarios como capital). Los saldos normales son los siguientes:
La suma total de cada columna debe ser igual o "equilibrio". El acto de "cerrar los libros" se refiere a poner a cero todos los montos de ingresos y gastos al final de un período contable (generalmente un año fiscal) y agregar la diferencia a la cuenta de ganancias retenidas. Esto se llama "entrada de cierre". Si la empresa obtuvo ganancias, se incrementará la cuenta de ganancias retenidas. Si la empresa experimentó una pérdida, se reducirá la cuenta de ganancias retenidas. El saldo de apertura resultante para el nuevo período contable seguirá teniendo columnas de sumas totales iguales.
Un balance de comprobación sólo compara la suma de los débitos con la suma de los créditos. Por eso no garantiza que no haya errores. Las siguientes son las principales clases de errores que no detecta el balance de comprobación.