Balance de comprobación

Lista de todas las cuentas comerciales en un libro mayor

Un balance de comprobación es un estado financiero interno que enumera los saldos de cierre ajustados de todas las cuentas del libro mayor (tanto de ingresos como de capital) contenidas en el libro mayor de una empresa a una fecha específica. Esta lista contendrá el nombre de cada cuenta del libro mayor nominal en orden de liquidez y el valor de ese saldo nominal. Cada cuenta del libro mayor nominal tendrá un saldo deudor o un saldo acreedor. Los valores del saldo deudor se enumerarán en la columna de débito del balance de comprobación y el saldo acreedor se enumerará en la columna de crédito. El estado de resultados comerciales y el balance general y otros informes financieros se pueden generar utilizando las cuentas del libro mayor que figuran en el mismo saldo.

Historia

La primera descripción publicada del proceso se encuentra en la obra Summa de arithmetica de Luca Pacioli de 1494 , en la sección titulada Particularis de Computis et Scripturis . Aunque no utilizó el término, esencialmente prescribió una técnica similar a una balanza de comprobación posterior al cierre. ^[1]

Uso

El propósito principal de preparar un balance de prueba es asegurar la precisión del sistema de contabilidad de partida doble de una entidad. ^{[ cita requerida ]} La regla de la ecuación contable establece que debe haber débito y crédito iguales para cada transacción financiera, por lo tanto, el valor de todos los saldos de débito y crédito en el balance de prueba debe ser igual. ^{[ cita requerida ]} Si el total de la columna de débito no es igual al valor total de la columna de crédito, esto mostraría que hay un error en las cuentas del libro mayor nominal. Este error debe encontrarse antes de que se pueda producir un estado de ganancias y pérdidas y un balance general. Por lo tanto, el balance de prueba es importante en caso de ajustes. Siempre que se realice un ajuste, ejecute el balance de prueba y confirme si todo el monto del débito es igual al monto del crédito.

El balance de comprobación suele ser preparado por un contable o contador que ha utilizado libros diarios para registrar las transacciones financieras y luego las registra en los libros nominales y en las cuentas personales. El balance de comprobación es parte del sistema de contabilidad de partida doble y utiliza el formato clásico de cuenta "T" para presentar los valores.

Saldos normales

Los saldos normales se refieren a si el saldo de una cuenta en un balance de comprobación correctamente formado suele ser una deuda o un crédito. Un saldo normal también refleja la ecuación contable . Si se invierte el balance de comprobación de una cuenta, dicha cuenta se denomina " contracuenta " (por ejemplo, la depreciación acumulada como un activo o los retiros de los propietarios como capital). Los saldos normales son los siguientes:

La suma total de cada columna debe ser igual o "equilibrada". El acto de "cerrar los libros" se refiere a poner en cero todos los montos de ingresos y gastos al final de un período contable (normalmente un año fiscal) y agregar la diferencia a la cuenta de ganancias retenidas. Esto se denomina "asiento de cierre". Si la empresa obtuvo una ganancia, la cuenta de ganancias retenidas se incrementará. Si la empresa experimentó una pérdida, la cuenta de ganancias retenidas se reducirá. El saldo de apertura resultante para el nuevo período contable seguirá teniendo columnas con sumas totales iguales.

Limitaciones

Una balanza de comprobación sólo verifica la suma de los débitos con la suma de los créditos. Por ello, no garantiza que no haya errores. A continuación, se enumeran las principales clases de errores que no se detectan con la balanza de comprobación.

• Un error de entrada original es cuando ambos lados de una transacción incluyen el monto incorrecto. ^[2] Por ejemplo, si una factura de compra por £21 se ingresa como £12, esto dará como resultado una entrada de débito incorrecta (a las compras) y una entrada de crédito incorrecta (a la cuenta acreedora relevante), ambas por £9 menos, por lo que el total de ambas columnas será £9 menos y, por lo tanto, se equilibrarán.
• Un error de omisión es cuando una transacción se omite por completo de los registros contables. ^[3] Como los débitos y créditos de la transacción estarían equilibrados, omitirla dejaría los totales equilibrados. Una variación de este error es omitir uno de los totales de la cuenta contable del balance de comprobación (pero en este caso el balance de comprobación no estará equilibrado).
• Un error de reversión se produce cuando se realizan entradas con el importe correcto, pero con débitos en lugar de créditos, y viceversa. ^[4] Por ejemplo, si una venta en efectivo por £100 se debita en la cuenta de Ventas y se acredita en la cuenta de Caja, este error no afectará a los totales. Ocasionalmente, se puede detectar un error de reversión si el balance de comprobación no es un saldo normal, como por ejemplo, si el efectivo tiene un saldo acreedor.
• Un error de comisión se produce cuando los asientos se realizan con el importe correcto y en el lado correspondiente (débito o crédito), pero uno o más asientos se realizan en la cuenta equivocada del tipo correcto. ^[5] Por ejemplo, si los costos de combustible se debitan incorrectamente en la cuenta de franqueo (ambas cuentas de gastos). Esto no afectará los totales. Esto también puede ocurrir debido a una confusión en los ingresos y los gastos de capital.
• Un error de principio se produce cuando las entradas se realizan con el importe correcto y en el lado correspondiente (débito o crédito), como en el caso de un error de comisión, pero se utiliza el tipo de cuenta incorrecto . Por ejemplo, si los costos de combustible (una cuenta de gastos) se cargan a existencias (una cuenta de activos). ^[3] Esto no afectará a los totales.
• Los errores de compensación son múltiples errores no relacionados que individualmente conducirían a un desequilibrio, pero que juntos se cancelan entre sí. ^[3]

Referencias

1. Michael Chatfield; Richard Vangermeersch (5 de febrero de 2014). Historia de la contabilidad (RLE Accounting): una enciclopedia internacional. Routledge. pp. 587–. ISBN 978-1-134-67545-6.
2. AAT Foundation - Course Companion - Units 1 - 4 (Cuarta edición). BPP Professional Education. Abril de 2004. pág. 411. ISBN 0-7517-1583-2.
3. Mohammed Hanif (1 de mayo de 2001). Modern Acc. Vol. I, 2E. Tata McGraw-Hill Education. pág. 4.15. ISBN 978-0-07-463017-4.
4. Riad Izhar; Janet Hontoir (2001). Contabilidad, cálculo de costes y gestión. Oxford University Press. pp. 61–62. ISBN 978-0-19-832823-0.
5. Arun Kumar; Rachana Sharma (1 de enero de 2001). Auditoría: teoría y práctica. Atlantic Publishers & Dist., págs. 20–. ISBN 978-81-7156-720-1.