El procesamiento de archivos es el acto de examinar, organizar, describir y realizar actividades básicas de preservación del material grabado de un individuo, familia u organización después de que se transfiera permanentemente a un archivo. Una persona que participa en esta actividad se conoce como procesador de archivos, técnico de archivos o archivero .
Idealmente, cuando un archivo recibe una colección de documentos o un grupo de registros, el creador (la persona, personas u organización original que creó o reunió la colección o los registros) los organizó y los empaquetó para su traslado al archivo. archivos de tal manera que se haya preservado este orden. Sin embargo, las colecciones y los grupos de registros suelen estar semiorganizados y, a veces, carecen de una organización discernible. Observar la organización de los materiales entregados, imponer la organización cuando falta y luego describir el material organizado son tareas cubiertas por los términos "procesamiento de archivos", "disposición y descripción", "lista de archivos" o "catalogación". [1]
El primer paso en el procesamiento de archivos es examinar la colección. El objetivo de una encuesta es comprender al creador, determinar el contexto de creación de la colección, observar el tamaño y alcance general del material, determinar si la colección tiene limitaciones de acceso, localizar cualquier ayuda de búsqueda existente presentada con la colección, y descubrir cualquier esquema organizativo subyacente en la colección o grupo de registros. [2]
Los estudios de colecciones deben llevarse a cabo teniendo en mente un principio de archivo : el respeto de los fondos . En relación con el fondo , que puede traducirse como "teniendo en cuenta la totalidad de la colección", [3] el estudio debe incluir una actividad para determinar si los materiales disponibles son todo, o sólo una parte, del fondo completo . Si el archivero se encuentra en un depósito que contiene otras partes del fondo , debe elaborar un plan de trabajo que abarque, o al menos reconozca, todo el conjunto de materiales del mismo autor.
El levantamiento de colecciones es una tarea estrictamente observacional, sin realizar cambios ni reordenamientos en los materiales. [4] Debido a que muchas organizaciones requieren el uso de una plantilla u hoja de trabajo para garantizar que las encuestas sean exhaustivas y consistentes, los productos finales típicos de una encuesta de recopilación son una hoja de trabajo de encuesta completa y un plan de procesamiento. [5] Después de completar la encuesta, los materiales pueden ponerse a disposición de los investigadores sin procesamiento adicional, almacenarse para procesamiento futuro cuando haya recursos disponibles o avanzar al procesamiento inmediatamente.
La disposición de los materiales debe completarse teniendo en cuenta dos principios de archivo que recaen dentro del respeto de los fondos : procedencia y orden original .
Según el principio de procedencia, los materiales de un iniciador deben mantenerse juntos y separados de los de otros iniciadores. Según las reglas de procedencia, el mantenimiento de los materiales debe incluir hacerlos buscables y recuperables juntos (lo que se conoce como su disposición intelectual) y podría incluir mantenerlos físicamente juntos, si es práctico hacerlo. Además, si los materiales han cambiado de manos además del creador, la procedencia de un artículo incluye a todos los que vinieron después del creador y cualquier cambio que realicen en la colección, como inserciones, eliminaciones y reorganizaciones. [6]
De acuerdo con el principio del orden original, la disposición de los materiales por parte del autor tiene valor, porque refleja cómo utilizó y accedió originalmente a la colección, así como cómo se relacionan los registros entre sí, lo que puede informar el propósito inicial de los registros. . [5] Dependiendo de la colección, es posible que no sea necesario reordenar los materiales si parece que se ha mantenido un orden original lógico, la disposición proporciona pistas contextuales sobre el propósito de los registros y la disposición no interfiere con el acceso del investigador a los materiales. . [7] Si se requiere una reorganización, los procesadores de archivos organizarán los materiales a nivel de colección, nivel de serie, nivel de subserie, nivel de caja, nivel de carpeta o nivel de artículo. [5] El nivel de disposición está determinado por una serie de factores, que incluyen, entre otros, el orden del material, el probable interés del investigador y el valor de la investigación en la colección, [2] y la política y los recursos del repositorio. .
Si se requieren tareas de disposición, la disposición es la primera fase del procesamiento físico de los materiales después del estudio. Además de reorganizar los materiales, también puede haber eliminación de material que no cumpla con las pautas de recolección del repositorio, así como con las actividades de preservación que se describen a continuación. [8]
Generalmente se intentan descripciones más detalladas que las que resultan de un estudio de recopilación del material. Más allá de la encuesta, el individuo que procesa la colección puede crear un listado de la "serie" [9] y la "subserie", [10] un listado del contenido de la caja (también llamado descripción a nivel de caja), listas de carpetas (a nivel de carpeta). descripción), o incluso inventarios completos [11] que incluyen historias administrativas o notas biográficas, notas de alcance, información de adquisiciones e información sobre el tratamiento de procesamiento archivístico que ha recibido el material. [12] [13] Algunos repositorios realizarán descripciones a nivel de ítem de documentos seleccionados dentro de una colección o grupo de registros, si se considera que el valor de la investigación es extremadamente alto, se espera un uso intensivo o se aumenta el riesgo de robo. [5]
La descripción escrita de una colección se denomina genéricamente ayuda para la búsqueda . El objetivo principal de una ayuda de búsqueda es facilitar el acceso a una colección de materiales por parte de los usuarios, [14] y también puede ser útil para otros archiveros que brindan servicios de referencia a los materiales actualmente y en el futuro. Las primeras ayudas para la búsqueda se conocían como " calendarios " y generalmente consistían en una lista de documentos individuales en orden cronológico, que era el método de organización preferido de los historiadores, que eran sus principales usuarios en ese momento. [15] [16] Las formas de ayudas de búsqueda utilizadas actualmente varían en longitud y se dividen en varias categorías según el tipo, siendo el inventario predominante a finales del siglo XX y principios del XXI. Muchos archivos publican sus ayudas de búsqueda en línea para ampliar la exposición de sus fondos y algunos están codificados (consulte la sección Estándares a continuación) para facilitar el reconocimiento por parte de los motores de búsqueda web . [5] [17]
Varias normas rigen la descripción de archivos, algunas nacionales y otras internacionales. ISAD(G) , la descripción archivística estándar internacional general, define los elementos que deben incluirse en una ayuda de búsqueda. También se aplican otros estándares de contenido. En los Estados Unidos, los nombres propios se pueden cotejar con los archivos de autoridad de nombres de la Biblioteca del Congreso y los encabezamientos de materia se extraen de la LCSH . Los términos de género a menudo se toman del Tesauro de Arte y Arquitectura . Muchas ayudas para la búsqueda están codificadas ( marcadas ) en XML ; en tales casos, se puede utilizar el estándar de descripción de archivo codificada (EAD). Además, los repositorios pueden seguir prácticas locales diseñadas para que los instrumentos de búsqueda sirvan a su misión particular.
La Sociedad de Archiveros Estadounidenses (SAA) ha publicado una serie de mejores prácticas para los archiveros estadounidenses; dos importantes son Archivos, artículos personales y manuscritos , a menudo abreviados como APPM, y Describing Archives: A Content Standard (DACS). [18] Publicación de SAA Standards for Archival Descripción: Un manual proporciona una descripción general de los estándares relevantes para todas las fases del procesamiento de archivos y manuscritos. El Grupo de Bibliotecas de Investigación ha publicado un documento de mejores prácticas para su uso con EAD.
La Archives and Records Association , el equivalente británico de la SAA, ha publicado una serie de mejores prácticas para archiveros del Reino Unido sobre temas que van desde la conservación de registros escolares hasta registros contables históricos. [19]
La Sociedad Australiana de Archiveros publicó Describing Archives in Context: A Guide to Australasian Practice en 2004, que proporciona la base para la descripción utilizando el Australian Series System . [20] La descripción de la serie se basa en la primacía de la serie como base para la disposición y la descripción, más que en fondos como es la práctica en otras jurisdicciones.
El procesamiento de archivos a menudo incluye prácticas básicas de preservación, como quitar grapas y clips, colocar materiales en carpetas y cajas libres de ácido , aislar materiales ácidos para evitar la migración de ácido, fotocopiar documentos dañados o ácidos y desplegar papeles. [21] Ha habido una tendencia en los archivos y repositorios de manuscritos en los últimos años a probar nuevas formas de reducir los retrasos y proporcionar acceso a los materiales lo más rápido posible, descrita y alentada por el artículo de 2005, " Más producto, menos proceso: Renovando el procesamiento de archivos tradicional " por Mark A. Greene y Dennis Meissner. [1] Su método desaconseja estas prácticas básicas en aras de acelerar el procesamiento para proporcionar un acceso más rápido a los investigadores. Su argumento también reconoce la suposición de un control climático adecuado en las instituciones modernas, lo que frenaría el deterioro del papel ácido y la oxidación de los sujetadores metálicos. [1]