Una solicitud de cotización ( RfQ ) es un proceso de negocio en el que una empresa o entidad pública solicita una cotización a un proveedor para la compra de productos o servicios específicos . RfQ generalmente significa lo mismo que Llamado a licitación (CfB) e Invitación a licitación (IfB) . [1]
Una solicitud de cotización normalmente implica más que el precio por artículo. Durante el proceso de licitación se puede solicitar información como las condiciones de pago, el nivel de calidad por artículo o la duración del contrato .
Para recibir cotizaciones correctas, las RFQ a menudo incluyen las especificaciones de los artículos/servicios para garantizar que todos los proveedores estén ofertando por el mismo artículo/servicio. Lógicamente, cuanto más detalladas sean las especificaciones , más precisa será la cotización y comparable a la del resto de proveedores. Otra razón para ser detallado al enviar una RfQ es que las especificaciones podrían usarse como documentación legal vinculante para los proveedores.
La disponibilidad ubicua de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web administrados por el estado o por proveedores que ofrecen listados de RFQ, así como de RfI y RfP. Muchos permiten a los proveedores registrarse sin cargo para recibir correos electrónicos de solicitudes, ya sea en general o para categorías específicas de productos o servicios en los que existe interés. En algunos casos, todo el proceso se realiza en línea con las respuestas en forma de documentos escaneados o archivos PDF cargados en el servidor; en otros casos, o por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y/o en disco CD/DVD o unidad flash por correo o servicio de entrega. [ cita necesaria ]
Los proveedores deben devolver la oferta en una fecha y hora determinadas para ser considerados para una adjudicación. Se pueden celebrar debates sobre las ofertas (a menudo para aclarar capacidades técnicas o señalar errores en una propuesta). La oferta no tiene por qué significar el final de la subasta; pueden seguir varias rondas. [ cita necesaria ]
Después del proceso de solicitud de cotización, las organizaciones de adquisiciones profesionales deben comparar las cotizaciones e intentar obtener el mejor precio para el trabajo (mediante negociaciones o realizando una subasta electrónica (una subasta inversa o una subasta de claves). El objetivo es determinar el valor justo de mercado de los bienes o servicios y así generar ahorros para la empresa.
Las RFQ se adaptan mejor a productos y servicios que están lo más estandarizados y comercializados posible, ya que esto hace que la cotización de cada proveedor sea comparable. En la práctica, muchas empresas utilizan una RfQ cuando una RfT o una RfI serían más apropiadas. [2]
Una RfQ permite que diferentes contratistas proporcionen una cotización, entre las cuales se seleccionará el mejor. También aumenta mucho el potencial de licitación competitiva, ya que los proveedores podrían estar bastante seguros de que no son los únicos que ofertan por los productos.
Las solicitudes de cotizaciones se utilizan más comúnmente en el entorno empresarial, pero también se pueden aplicar a los mercados nacionales .
Aquí está la lista de especificaciones que normalmente se incluyen en las solicitudes de estudios en la industria de la investigación de mercados :