Una solicitud de información ( RFI ) es un proceso comercial común cuyo propósito es recopilar información escrita sobre las capacidades de varios proveedores. [1] Normalmente sigue un formato que puede utilizarse con fines comparativos.
Una RFI se utiliza principalmente para recopilar información que ayude a tomar una decisión sobre los pasos a seguir a continuación. Por lo tanto, las RFI rara vez son la etapa final y, en cambio, a menudo se utilizan en combinación con una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de licitación (RFT) y una solicitud de cotización (RFQ). Además de recopilar información básica, una RFI se utiliza a menudo como una solicitud enviada a una amplia base de proveedores potenciales con el fin de condicionar las mentes de los proveedores, desarrollar estrategias, crear una base de datos y prepararse para una RFP, RFT o RFQ. [2]
Una RFI puede ser abierta , donde se recopila públicamente información de cualquier persona interesada que quiera presentar una propuesta, o cerrada , donde se contacta a las partes de forma privada para que proporcionen información.
La disponibilidad ubicua de Internet ha hecho que muchas agencias gubernamentales recurran a sitios web administrados por el estado o por proveedores que ofrecen listados de RFI, así como de RFP y RFQ. Muchos permiten a los proveedores registrarse sin cargo para recibir correos electrónicos de solicitudes, ya sea en general o para categorías específicas de productos o servicios en los que existe interés. Todo el proceso se puede realizar en línea y recopila respuestas como documentos escaneados o archivos en formato de documento portátil ( PDF ) cargados en el servidor. O, por razones legales, se debe enviar una respuesta en forma impresa y/o en disco CD / DVD o unidad flash USB por correo o servicio de entrega. [ cita necesaria ]
Un RFI se utiliza en la industria de la construcción cuando la documentación de construcción de un proyecto carece de la información necesaria para continuar con cualquier alcance de trabajo determinado. Lo plantea el contratista general , ha sido respondido por el cliente o arquitecto y distribuido a todas las partes interesadas; generalmente se acepta como un cambio en el alcance del trabajo, a menos que se requiera una aprobación adicional para los costos asociados con el cambio.
Una RFI es una práctica común y aceptada para que un subcontratista o proveedor exprese su inquietud relacionada con la omisión o mala aplicación de un producto y busque más aclaraciones sobre el uso previsto por el propietario del edificio o su aceptación oficial del producto especificado. También es aceptable que el subcontratista utilice una RFI para llamar la atención sobre un producto inferior que puede no satisfacer las necesidades del propietario del edificio y utilizar su experiencia para recomendar el producto mejor o correcto.
Durante algunos años, las RFI se rastrearon mediante hojas de cálculo, pero a principios del siglo XXI muchas empresas comenzaron a utilizar diversas aplicaciones de gestión de la construcción, incluidas plataformas de gestión de documentos, para gestionar los procesos de RFI [3] y ayudar a los profesionales de la construcción a ahorrar tiempo, reducir costos y mejorar la calidad.
Hoy en día, es común que el software de gestión de RFI rastree automáticamente todas las actividades relacionadas con las RFI y alerte a todo el personal cuando hay cambios de estado para ayudar a aumentar la productividad y evitar retrasos en la construcción. [4]
El formato exacto de una RFI variará según la información que se solicite, pero los elementos más comunes que se encuentran en una RFI de la industria de la construcción incluyen: [5]