Un secretario , asistente administrativo , asistente ejecutivo , secretario personal , [4] u otros títulos similares es un individuo cuyo trabajo consiste en apoyar a la gerencia, incluidos los ejecutivos, utilizando una variedad de habilidades de gestión de proyectos , evaluación de programas , comunicación y/o organización dentro del área de administración . Existe una amplia gama de experiencias laborales alcanzables dentro del campo de apoyo administrativo, que varían entre las bandas salariales de pasantía , nivel de entrada , asociado, junior, medio-senior y senior con puestos en casi todas las industrias, especialmente entre las carreras de cuello blanco .
Las funciones de un asistente personal pueden ser realizadas exclusivamente para ayudar a otro empleado o pueden ser para el beneficio de más de uno. En otras situaciones, un secretario es un funcionario de una sociedad u organización que se ocupa de la correspondencia, admite nuevos miembros y organiza reuniones y eventos oficiales. Pero este rol no debe confundirse con el rol de un secretario ejecutivo , secretario de gabinete como los miembros del gabinete que tienen el título de "secretario", o secretario de empresa , todos los cuales difieren de un asistente administrativo. [5] [6] [7]
Una secretaria, también conocida como asistente personal (PA) o asistente administrativa , puede tener muchas tareas administrativas. El título de "secretaria", con su significado raíz de "guardián de secretos", no se usa con tanta frecuencia como en décadas pasadas, y las responsabilidades han evolucionado en respuesta a la era tecnológica. [11] Las tareas pueden variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa u organización, y pueden incluir la gestión de presupuestos, la contabilidad, la atención de llamadas telefónicas, el manejo de visitantes, el mantenimiento de sitios web, los arreglos de viajes, la planificación de eventos y la preparación de informes de gastos. Las secretarias también pueden administrar todos los detalles administrativos de la realización de una conferencia o reunión de alto nivel y ser responsables de organizar el catering para una reunión de almuerzo. A menudo, los ejecutivos le pedirán a su asistente que tome las actas de las reuniones y prepare los documentos de la reunión para su revisión. [12] Además de las actas, la secretaria puede ser responsable de mantener todos los registros oficiales de una empresa u organización. [6] A una secretaria también se la considera un "gerente de oficina".
Hoy en día, muchas secretarias también realizan investigaciones, reuniones informativas, escriben memorandos , redactan contenidos , manejan la gestión de proyectos , la evaluación de programas , la gestión de las partes interesadas , deben realizar tareas de servicio al cliente , idean y mantienen sistemas de oficina que incluyen la gestión y el archivo de datos , realizan investigaciones de antecedentes y presentan hallazgos, producen documentos como libros blancos y literatura gris , llevan a cabo proyectos específicos, asumen algunas de las responsabilidades del gerente, se involucran en los procesos de toma de decisiones, manejan tareas de relaciones públicas y/o logística y adquisiciones junto con una amplia gama de otras tareas relacionadas con su industria específica.
En una empresa, muchas descripciones de puestos de trabajo se superponen. Sin embargo, si bien el término asistente administrativo es genérico y no implica necesariamente trabajar directamente para un superior, una secretaria suele ser la persona clave para todas las tareas administrativas y, a menudo, se la denomina "guardiana". Otros títulos que describen puestos similares o que se superponen a los de la secretaria tradicional son coordinadora de oficina, asistente ejecutiva, gerente de oficina y profesional administrativa.
Esto debe distinguirse del secretario de la empresa , un cargo de alto nivel dentro de la empresa responsable del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
El trabajo de un asistente ejecutivo (a veces llamado asistente de gestión) difiere mucho del de un asistente administrativo. En muchas organizaciones, un asistente ejecutivo es un puesto de alto rango en la jerarquía administrativa. Los asistentes ejecutivos trabajan para un funcionario o ejecutivo de la empresa (tanto en instituciones de empresas privadas como públicas) y tienen la autoridad para tomar decisiones cruciales que afectan la dirección de dichas organizaciones. Como tal, los asistentes ejecutivos desempeñan un papel en la toma de decisiones y el establecimiento de políticas. El asistente ejecutivo desempeña las funciones habituales de gestión de la correspondencia, preparación de investigaciones y comunicación, a menudo con uno o más asistentes administrativos o asistentes de programación que le reportan. El asistente ejecutivo también actúa como "guardián", entendiendo en diversos grados los requisitos del ejecutivo y con la capacidad, a través de este conocimiento, de decidir qué eventos programados, reuniones, teleconferencias o correos electrónicos son los más apropiados para la asignación del tiempo del ejecutivo.
Un asistente ejecutivo puede, de vez en cuando, actuar como representante de los ejecutivos, representándolos en reuniones o comunicaciones y gestionando proyectos de producción de informes u otros entregables en ausencia del ejecutivo. Un asistente ejecutivo se diferencia de un asistente administrativo (un trabajo que a menudo forma parte de la trayectoria profesional de un asistente ejecutivo) en que se espera que posea un mayor grado de perspicacia empresarial, sea capaz de gestionar proyectos, así como de tener la capacidad de influir en los demás en nombre del ejecutivo. En el pasado, los asistentes ejecutivos debían tener únicamente un diploma de escuela secundaria, pero cada vez más puestos de trabajo exigen una licenciatura [16] en cualquier campo de estudio o, cuando se cumplen los requisitos educativos dentro de su industria determinada, pueden requerir conocimientos especializados en un campo de estudio específico a través de una licenciatura pertinente a la industria del empleador o al papel de la división dentro de la organización.
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En el Departamento de Defensa de los EE. UU. , el título de asistente militar (MA) o asistente ejecutivo (EA) generalmente lo ostentan los coroneles , tenientes coroneles y mayores superiores del Ejército, la Fuerza Aérea y el Cuerpo de Marines y los capitanes , comandantes y tenientes comandantes superiores de la Marina que apoyan directamente al Secretario de Defensa , el Subsecretario de Defensa y otros funcionarios de defensa civil hasta el nivel de Subsecretario de Defensa Adjunto , así como los oficiales generales u oficiales de bandera .
El Secretario de Defensa también tiene un teniente general o vicealmirante como su asistente militar superior.
Al igual que sus contrapartes civiles, los EA también son un recurso en la toma de decisiones, el establecimiento de políticas y tendrán la supervisión de liderazgo de todo el personal militar y civil que apoya al funcionario civil, oficial general u oficial de bandera. Los EA a menudo son intercambiables con otros oficiales militares superiores de rango equivalente que tienen el título de jefe de personal en otras organizaciones de servicio encabezadas por un oficial de bandera u oficial general. En el caso de los comandos de combate unificados y los comandos mayores de servicio, el Jefe de Estado Mayor a menudo es un oficial general u oficial de bandera, generalmente en el nivel de 1 o 2 estrellas, pero no debe confundirse con los oficiales de 4 estrellas que tienen el título de Jefe de Estado Mayor del Ejército o Jefe de Estado Mayor de la Fuerza Aérea . [17]
A finales del siglo XIX, la invención de la máquina de escribir abrió muchas nuevas oportunidades laborales para mujeres y hombres en los negocios y en el gobierno. En el Metropolitan Business College de Chicago, en el curso 1892-1893, los estudiantes eran mujeres; sin embargo, en los cursos de taquigrafía y mecanografía, el 90 por ciento de los estudiantes eran mujeres. [18] Durante la mayor parte del siglo XX, las mujeres con habilidades de taquigrafía o mecanografía podían conseguir empleos de secretaria sin necesidad de cursar estudios superiores.
El papel de secretario surgió en las burocracias eclesiásticas y estatales europeas a medida que se diferenciaban algunos aspectos del papel de canciller y abarcaba la gestión del trabajo de una serie de empleados reunidos en la cancillería . Desde el Renacimiento hasta finales del siglo XIX, los hombres que participaban en la correspondencia diaria y en las actividades de los poderosos habían asumido el título de secretario.
Con el tiempo, como muchos títulos, el término se aplicó a más y más variadas funciones, dando lugar a títulos compuestos para especificar mejor diversas tareas de secretaría, como secretario general o secretario financiero . El término "secretario" siguió utilizándose, ya sea como abreviatura cuando el contexto lo permitía, o para puestos relativamente modestos, como asistente administrativo del funcionario o funcionarios a cargo, ya sea de forma individual o como miembro de una secretaría. A medida que estos puestos menos influyentes se volvieron más femeninos y comunes con la multiplicación de las burocracias en los sectores público y privado, también se acuñaron nuevas palabras para describirlos, como asistente personal.
En las décadas de 1840 y 1850 surgieron escuelas comerciales para capacitar a estudiantes de ambos sexos en las habilidades necesarias para trabajar en puestos administrativos. [19] En 1870, Sir Isaac Pitman fundó una escuela en la que los estudiantes podían calificar como taquígrafos para "profesionales y comerciantes". Originalmente, esta escuela era solo para estudiantes varones. En 1871, había más de 150 escuelas de este tipo en funcionamiento en los Estados Unidos, una cifra que aumentó hasta 500 en la década de 1890. [20]
En la década de 1880, con la invención de la máquina de escribir , más mujeres comenzaron a ingresar al campo y durante los años siguientes, especialmente desde la Primera Guerra Mundial , el papel de secretaria se asoció principalmente con las mujeres. En la década de 1930, menos hombres ingresaban al campo de las secretarias.
En un esfuerzo por promover el profesionalismo entre las secretarias de los Estados Unidos, en 1942 se creó la Asociación Nacional de Secretarias . Hoy en día, esta organización se conoce como la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP). La organización desarrolló el primer examen estandarizado para empleados de oficina , llamado Examen de Secretarias Profesionales Certificadas (CPS). Se administró por primera vez en 1951.
A mediados del siglo XX, la necesidad de secretarias era grande y las oficinas y organizaciones contaban con grandes reservas de secretarias . En algunos casos, la demanda era lo suficientemente grande como para estimular la contratación de secretarias del extranjero; en particular, a menudo había una demanda constante de mujeres británicas jóvenes que venían a los EE. UU. para ocupar puestos de secretarias temporales o permanentes. [21] Se crearon varias organizaciones para ayudar a las secretarias de países extranjeros, incluida la Sociedad de Secretarias Internacionales y la Asociación de Secretarias Británicas en América . [22]
En 1952, Mary Barrett, presidenta de la Asociación Nacional de Secretarias, C. King Woodbridge, presidente de la Corporación Dictaphone, y el empresario estadounidense Harry F. Klemfuss crearon un día festivo especial , el Día de la Secretaria , para reconocer el duro trabajo del personal de oficina. La festividad se popularizó y, en la actualidad, durante la cuarta semana de abril se celebra en oficinas de todo el mundo. Se le ha cambiado el nombre por el de " Semana de los Profesionales Administrativos " para destacar la mayor responsabilidad de las secretarias y otros trabajadores administrativos de hoy en día, y para evitar vergüenza a quienes creen que "secretaria" se refiere sólo a las mujeres o a los trabajadores no cualificados.
En el siglo XX, con la difusión de la máquina de escribir, la taquigrafía se vio en la competencia de la taquimecanografía. La mecanografía pasó a ser una prerrogativa de las mujeres, viudas o jóvenes relativamente instruidas, originariamente de la clase media o de la pequeña burguesía, y luego de origen obrero, con el auge de la profesión entre las dos guerras mundiales, que vio a las mujeres aprovechar estas innovaciones. [23] [24]
Hasta hace pocos años, la profesión de secretaria en su sentido original solía estar sujeta, en el imaginario colectivo, a estereotipos y connotaciones peyorativas. De hecho, el trabajo de secretaria se asociaba fácilmente con tareas de poco valor, ingratas y mal pagadas, como servir café a los superiores, hacer fotocopias o archivar documentos de baja categoría. Además, la profesión era ejercida casi exclusivamente por mujeres y se consideraba un trabajo de cuello rosa en décadas anteriores, pero en el siglo XXI muchos empleadores comenzaron a reclasificar muchos puestos de nivel inicial , incluidos los empleos de cuello blanco que históricamente ocupaban los hombres en décadas pasadas, como funciones de secretaria, asistente administrativa o asistente de programa. [23] [24]
El término deriva de la palabra latina secernere , "distinguir" o "separar", y el participio pasivo ( secretum ) significa "haber sido apartado", con la connotación eventual de algo privado o confidencial, como ocurre con la palabra inglesa secret. Un secretariarius era, por tanto, una persona que supervisaba los negocios de forma confidencial, normalmente para un individuo poderoso (un rey, un papa, etc.). Como los deberes de un secretario moderno a menudo todavía incluyen el manejo de información confidencial, el significado literal de su título sigue siendo válido. [25]
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