La publicación de bases de datos es un área de producción automatizada de medios en la que se utilizan técnicas especializadas para generar documentos paginados a partir de datos de origen que residen en bases de datos tradicionales . Algunos ejemplos comunes son los catálogos de pedidos por correo , el marketing directo , la generación de informes, las listas de precios y los directorios telefónicos . El contenido de la base de datos puede estar en forma de texto e imágenes, pero también puede contener metadatos relacionados con el formato y reglas especiales que pueden aplicarse al proceso de generación de documentos. La publicación de bases de datos se puede incorporar a flujos de trabajo más amplios como un componente, donde se crean, aprueban, revisan y publican documentos.
La idea básica es utilizar los contenidos de la base de datos, como la información sobre artículos y precios, para completar documentos con plantillas preformateadas. Las plantillas se crean normalmente en una aplicación de diseño de escritorio normal, donde se designan determinados cuadros o textos como marcadores de posición. A continuación, se asignan a estos marcadores de posición nuevos contenidos que llegan desde la base de datos. Esto permite generar rápidamente el resultado final y, en caso de que se produzcan cambios en la base de datos, realizar actualizaciones rápidamente, con una intervención manual limitada o nula.
Otro modelo de publicación de bases de datos se encuentra en muchos sitios web de impresión, donde los usuarios buscan plantillas de un catálogo en línea (como tarjetas de presentación o folletos), personalizan la plantilla seleccionada completando un formulario y luego ven el resultado. En este caso, la fuente inicial de datos proviene de la entrada del usuario, pero se captura en una base de datos para que, si el mismo usuario vuelve a visitar el sitio más tarde, pueda reanudar la edición donde la dejó. Luego, el formulario se completa previamente con las variables almacenadas en la base de datos que el usuario ingresó anteriormente.
Las principales aplicaciones de diseño para este flujo de trabajo son: Datalogics Pager, Adobe FrameMaker / InDesign , QuarkXPress , Xyvision , Arbortext Advanced Print Publisher (anteriormente 3B2) y priint:suite. Por lo general, estas aplicaciones de diseño tienen una versión de servidor correspondiente, que recibe comandos a través de interfaces web en lugar de interacción de escritorio. QuarkXPress Server y Adobe InDesign Server aprovechan al máximo las funciones de diseño disponibles en sus respectivas versiones de escritorio.
Estas aplicaciones ponen a disposición su amplio espectro de funcionalidades para su ampliación e integración con productos verticales, que pueden desarrollarse ya sea internamente, a través de alguna forma de scripting (por ejemplo, JavaScript o AppleScript para InDesign), o externamente, mediante alguna API y kits de desarrollo correspondientes .
Otras variantes de publicación de bases de datos son la renderización de contenido para la salida directa en formato PDF. Este enfoque evita la intervención manual en el resultado final, ya que el formato PDF no es (cómodamente) editable. Esto puede no percibirse como una limitación en situaciones como la generación de informes, donde no se necesita o no se desea la capacidad de edición manual.