En los sistemas de información informática, un tablero de control es un tipo de interfaz gráfica de usuario que a menudo proporciona vistas rápidas de datos relevantes para un objetivo o proceso particular a través de una combinación de visualizaciones e información resumida. [1] [2] [3] [4] En otros usos, "tablero de control" es otro nombre para "informe de progreso" o "informe" y se considera una forma de visualización de datos .
El panel de control suele ser accesible a través de un navegador web y normalmente está vinculado a fuentes de datos que se actualizan periódicamente. [1] [3] Los paneles de control suelen ser interactivos y facilitan a los usuarios explorar los datos por sí mismos, generalmente haciendo clic en los elementos para ver información más detallada. [1] [3]
El término tablero de instrumentos tiene su origen en el tablero de instrumentos del automóvil , donde los conductores controlan las funciones principales de un vistazo a través del panel de instrumentos.
La idea de los cuadros de mando digitales surgió a raíz del estudio de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones en la década de 1970. Los primeros predecesores del cuadro de mando empresarial moderno se desarrollaron por primera vez en la década de 1980 en forma de sistemas de información ejecutiva (EIS). Debido a problemas principalmente con la actualización y el manejo de datos, pronto se comprendió que el enfoque no era práctico, ya que la información a menudo era incompleta, poco fiable y estaba distribuida en demasiadas fuentes dispares. [5] Por lo tanto, los EIS hibernaron hasta la década de 1990, cuando la era de la información aceleró el ritmo y el almacenamiento de datos y el procesamiento analítico en línea (OLAP) permitieron que los cuadros de mando funcionaran adecuadamente. [5] A pesar de la disponibilidad de tecnologías facilitadoras, el uso de cuadros de mando no se popularizó hasta más tarde en esa década, con el auge de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y la introducción del cuadro de mando integral de Robert S. Kaplan y David P. Norton . [6] A finales de los años 90, Microsoft promovió un concepto conocido como el Sistema Nervioso Digital y los "cuadros de mando digitales" se describieron como una parte de ese concepto. [7] Hoy en día, el uso de cuadros de mando forma una parte importante de la Gestión del Rendimiento Empresarial (BPM). Inicialmente, los cuadros de mando se utilizaban con fines de seguimiento; ahora, con el avance de la tecnología, se están utilizando para fines más analíticos. El uso de cuadros de mando ha ido incorporando análisis de escenarios, capacidades de desglose y flexibilidad en el formato de presentación. [8]
Los tableros digitales permiten a los gerentes monitorear la contribución de los distintos departamentos de su organización. Además, permiten “acumular” información para presentar una vista consolidada de toda la organización. Para medir exactamente qué tan bien se desempeña una organización en general, los tableros digitales permiten capturar e informar puntos de datos específicos de cada departamento dentro de la organización, brindando así una “instantánea” del desempeño.
Los beneficios de utilizar paneles digitales incluyen: [9]
Capacidad de tomar decisiones más informadas basadas en la inteligencia empresarial recopilada
Los tableros de control ofrecen una visión holística de toda la empresa, ya que le dan al gerente una vista panorámica del desempeño de las ventas, el inventario de datos, el tráfico web, el análisis de las redes sociales y otros datos asociados que se presentan visualmente en un solo tablero. Los tableros de control conducen a una mejor gestión de las estrategias financieras y de marketing, ya que un tablero para la visualización de datos de marketing hace que el proceso de marketing sea más fácil y más confiable en comparación con hacerlo manualmente. El análisis web juega un papel crucial en la configuración de la estrategia de marketing de muchas empresas. Los tableros de control también facilitan un mejor seguimiento de las ventas y los informes financieros, ya que los datos son más precisos y se concentran en un área. Por último, los tableros de control ofrecen un mejor servicio al cliente a través del monitoreo porque mantienen tanto a los gerentes como a los clientes actualizados sobre el progreso del proyecto a través de correos electrónicos y notificaciones automáticas. [ cita requerida ]
Los tableros de control se pueden dividir según el rol y pueden ser estratégicos , analíticos , operativos o informativos. [5] Los tableros de control son el tercer paso en la escalera de la información, y demuestran la conversión de datos en información cada vez más valiosa. [ cita requerida ]
Los cuadros de mando estratégicos ayudan a los directivos de cualquier nivel de una organización y proporcionan la visión general rápida que necesitan los responsables de la toma de decisiones para supervisar la salud y las oportunidades de la empresa. Los cuadros de mando de este tipo se centran en las medidas de alto nivel de rendimiento y las previsiones. Los cuadros de mando estratégicos se benefician de las instantáneas estáticas de los datos (diarios, semanales, mensuales y trimestrales) que no cambian constantemente de un momento a otro.
Los tableros de control para fines analíticos suelen incluir más contexto, comparaciones e historial, junto con evaluadores de desempeño más sutiles. Además, los tableros de control analíticos suelen admitir interacciones con los datos, como la exploración en profundidad de los detalles subyacentes. Los tableros de control para monitorear operaciones suelen estar diseñados de manera diferente a los que respaldan la toma de decisiones estratégicas o el análisis de datos y, a menudo, requieren el monitoreo de actividades y eventos que cambian constantemente y pueden requerir atención y respuesta en cualquier momento.
Los tableros digitales pueden diseñarse para rastrear los flujos inherentes a los procesos de negocios que monitorean. Gráficamente, los usuarios pueden ver los procesos de alto nivel y luego profundizar en los datos de bajo nivel. Este nivel de detalle a menudo está enterrado en lo profundo de la empresa corporativa y, de lo contrario, no está disponible para los ejecutivos superiores.
En la actualidad, el mercado está dominado por tres tipos principales de paneles digitales: aplicaciones de software de escritorio, aplicaciones basadas en navegadores web y aplicaciones de escritorio, también conocidas como widgets de escritorio . Estos últimos están controlados por un motor de widgets .
Tanto los proveedores de escritorio como los basados en navegador permiten la distribución de paneles de control a través de un navegador web. Un ejemplo de esto último es el navegador web Asana, que ayuda a los equipos a organizar su trabajo, desde las tareas diarias hasta las iniciativas estratégicas multifuncionales. Con él, los equipos pueden gestionar todo, desde los objetivos de la empresa hasta la transformación digital, pasando por los lanzamientos de productos y las campañas de marketing.
Los tableros de mando especializados pueden realizar un seguimiento de todas las funciones corporativas. Algunos ejemplos incluyen recursos humanos , contratación , ventas , operaciones , seguridad , tecnología de la información , gestión de proyectos , gestión de relaciones con los clientes , marketing digital y muchos más tableros de mando departamentales. Para una organización más pequeña, como una startup, un tablero de mando de startup compacto rastrea actividades importantes en muchos dominios, que van desde las redes sociales hasta las ventas.
Los proyectos de tableros de control digitales involucran a las unidades de negocios como impulsoras y al departamento de tecnología de la información como facilitador. Por lo tanto, el éxito de los proyectos de tableros de control depende de la relevancia/importancia de la información proporcionada dentro del tablero de control. Esto incluye las métricas elegidas para monitorear y la puntualidad de los datos que forman esas métricas; los datos deben estar actualizados y ser precisos.
Los indicadores clave de rendimiento , los cuadros de mando integrales y las cifras de rendimiento de ventas son algunos de los contenidos apropiados para los paneles de control empresariales. [10]
Los tableros de control combinan funciones visuales y funcionales, lo que ayuda a mejorar la cognición y la interpretación. Un tablero de control de rendimiento se encuentra en la intersección de dos disciplinas poderosas: inteligencia empresarial y gestión del rendimiento . Por lo tanto, hay diferentes usuarios que podrían utilizar estos tableros de control por diferentes motivos. Por ejemplo, un nivel de trabajadores podría analizar el control del inventario, mientras que aquellos en roles más gerenciales pueden analizar las medidas rezagadas. Luego, los ejecutivos podrían utilizar el tablero de control para evaluar el rendimiento estratégico en relación con los objetivos. [8]
Los cuadros de mando integrales y los cuadros de mando se han vinculado como si fueran intercambiables. Sin embargo, aunque ambos muestran visualmente información crítica, la diferencia está en el formato: los cuadros de mando integrales pueden revelar la calidad de una operación, mientras que los cuadros de mando proporcionan una dirección calculada. Un cuadro de mando integral tiene lo que se denomina un formato "prescriptivo". Siempre debe contener estos componentes:
Cada una de estas secciones garantiza que el Cuadro de Mando Integral esté conectado esencialmente con las necesidades estratégicas críticas de la empresa.
El diseño de un cuadro de mando está definido de forma más vaga. Los cuadros de mando suelen ser una serie de gráficos, cuadros, indicadores y otros indicadores visuales que se pueden controlar e interpretar. Incluso cuando existe un vínculo estratégico en un cuadro de mando, es posible que no se note como tal, ya que los objetivos normalmente no están presentes en los cuadros de mando. Sin embargo, los cuadros de mando se pueden personalizar para vincular sus gráficos y cuadros a objetivos estratégicos. [11]
La tecnología de tableros de instrumentos digitales está disponible "lista para usar" a través de muchos proveedores de software. Sin embargo, algunas empresas continúan desarrollando y manteniendo internamente las aplicaciones de tableros de instrumentos. Por ejemplo, GE Aviation ha desarrollado un software/portal propietario llamado "Digital Cockpit" para monitorear las tendencias en el negocio de repuestos para aeronaves.
Las buenas prácticas de diseño de tableros de instrumentos tienen en cuenta y abordan lo siguiente:
Un buen diseño de información comunicará claramente la información clave a los usuarios y hará que la información de apoyo sea fácilmente accesible. [14]
Hay algunos elementos clave para un buen tablero de instrumentos: [15]
Un marco basado en investigaciones para el diseño de paneles de inteligencia empresarial sugiere que la "interactividad visual cruzada" es la característica de mayor impacto de todas. [18]
Los cuadros de mando sirven como representación visual para que una empresa pueda controlar el progreso y las tendencias, no solo entre sí, sino también en relación con otras empresas. Los cuadros de mando y las visualizaciones contienen datos que se actualizan en tiempo real. Por ejemplo, si los datos subyacentes en una hoja de cálculo de Excel cambiaran, también lo haría la visualización.
Power BI proporciona las herramientas para que un usuario cree diferentes tipos de visualizaciones para comunicar los datos que está utilizando. Algunos ejemplos de estas visualizaciones incluyen gráficos, mapas y columnas agrupadas. Power BI extrae datos de Excel que se pueden usar para crear paneles y visualizaciones. Mientras que Excel no importa datos de Power BI. Excel se usa generalmente para menos datos y Power BI es más complejo. Power BI se puede usar para mostrar tendencias a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una empresa puede crear un gráfico de tiempo que muestre sus costos e ingresos durante un período determinado. Luego, los datos se pueden organizar para que se muestren por día, mes, trimestre, año, etc. Esto requiere herramientas de formato simples para que los datos se puedan cambiar y comparar rápidamente. Power BI permite al usuario personalizar sus visualizaciones agregando colores y etiquetas. Además, cuando el usuario hace clic en un punto de datos, puede comprender lo que muestra el punto o la selección. Power BI también tiene una función de mapa de uso común donde las empresas pueden ver sus ventas y ganancias en diferentes estados y países. Los lugares con las mayores cantidades de datos aparecerán de mayor tamaño. Por ejemplo, un estado con la mayor cantidad de ingresos será más grande que los estados con menos datos. Power BI también es interactivo, ya que en cualquier tipo de mapa una persona puede expandir una categoría específica para analizar más a fondo los datos que contiene. [19]
Tableau es otro programa que permite a los usuarios crear cuadros de mando. Supuestamente, una de las mayores ventajas de Tableau es la cantidad de datos que puede almacenar. Tableau puede almacenar una cantidad ilimitada, mientras que una hoja de cálculo de Excel tiene una capacidad de 1.048.576 filas. Sin embargo, es posible almacenar y analizar eficazmente miles de millones de filas en Excel, utilizando su función Power Pivot. Tableau tiene la capacidad de crear cuadros de mando interactivos haciendo clic en un punto específico. Por ejemplo, puede hacer que los datos se muestren dentro de un mapa. Al hacer clic en un estado o ciudad específicos, puede ver más de cerca los datos contenidos en esa ubicación. También se pueden agregar filtros y parámetros. Por ejemplo, si uno analizara los ingresos en los Estados Unidos, podría establecer un parámetro para mostrar solo los salarios dentro de un rango particular. Una vez establecido, solo se resaltarán los estados dentro de este rango. [20]
Excel tiene muchas herramientas que ayudan al usuario no solo a implementar datos, sino también a visualizarlos. Excel tiene muchas funciones integradas que pueden ayudar a desglosar los datos y también a separarlos por escenarios. El usuario puede descargar y agregar archivos fácilmente a sus hojas de Excel para usarlos con sus datos. Otras herramientas que ofrece Excel son el uso de formato condicional y tablas dinámicas y gráficos básicos. Excel permite al usuario hacer referencia a otras celdas, lo que en última instancia permite realizar cálculos complejos y extraer conclusiones de los datos. [21]
Arena Calibrate ofrece una herramienta integral de generación de informes de inteligencia empresarial, acompañada de soporte práctico de datos y BI. Sus ofertas están dirigidas a empresas emergentes, agencias y pymes, y les permiten aprovechar al máximo los datos de publicidad, ventas, correo electrónico, CRM, web y análisis.
Arena Calibrate ofrece integración de datos ETL de alto nivel, almacenamiento de datos flexible y visualización de datos personalizada. Empresas como Amex, Gentle Dental y National Golf Foundation confían en Arena Calibrate. Sus gerentes de cuenta y especialistas en inteligencia empresarial dedicados trabajan como una extensión del equipo del cliente, con el objetivo de hacer realidad la visión de informes única de cada cliente. [22] [23] [24]
Existen ciertas pautas que pueden resultar útiles al crear paneles y otras visualizaciones. Las pautas tienen una estructura que se puede seguir y que comienza con la dirección de lectura. Cuando se trata de cómo se organiza la información en el panel o en una visualización, puede ser útil pensar en la dirección de lectura. La dirección de lectura general es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Tener un flujo de información en esta estructura permitirá que otros lean y comprendan sus elementos visuales en una estructura más natural. La proximidad local es otra idea a tener en cuenta al crear un elemento visual o un panel. Tener la información muy cerca puede compararse con una mejor efectividad y permitir que los usuarios saquen conclusiones. Ser capaz de asegurarse de que el usuario no esté sobrecargado de información al crear su elemento visual. Tener algunas cifras clave con una importancia significativa puede ser más útil en comparación con tener demasiada información. Cuando tiene demasiada información y no una estructura para lo que está presentando, eso se conoce como un "cementerio de datos". Otro aspecto a tener en cuenta al crear elementos visuales que va de la mano con la sobrecarga de información es la idea de la interacción dentro de su elemento visual. Al interactuar con el panel de control se podrán obtener más detalles del usuario y le permitirán comprender mejor la información del panel de control.
La visualización de gráficos es un aspecto importante a la hora de crear cuadros de mando, en particular diagramas. Cuando se dispone de datos complejos, puede resultar difícil sacar conclusiones a partir de ese material, y poder disponer de diferentes elementos visuales dentro del cuadro de mando puede resultar útil para ofrecer una visión general más amplia del material. Poder disponer de un sistema de informes visuales permite realizar múltiples operaciones de procesamiento, lo que podría aumentar la eficacia de las decisiones. Existen diferentes tipos de visualizaciones que pueden resultar más eficaces en función del tipo de datos y del destinatario. Observar los gráficos empresariales tradicionales de forma interactiva es otro aspecto a tener en cuenta a la hora de crear un cuadro de mando. Los gráficos empresariales se utilizan principalmente en forma de cuadros de mando interactivos. Una de las principales ventajas de los gráficos empresariales es que la mayoría de los usuarios los entienden.
Existen muchas conexiones entre los cuadros de mando y la contabilidad. Los cuadros de mando ayudan con la elaboración de presupuestos, el control de gestión y el control de salarios. Los cuadros de mando se utilizan para presentar datos de una manera rápida y fácil de leer. La capacidad de presentar datos de una manera rápida con un elemento visual permite procesar y comprender más datos. Los cuadros de mando se utilizan para informes de rendimiento, análisis de ventas en sectores y rotación de inventario. Los cuadros de mando deben ser visualizaciones rápidas que permitan tomar decisiones más rápidamente de lo que normalmente se haría sin el acceso a la tecnología de cuadros de mando.
Los cuadros de mando también se utilizan en la toma de decisiones contables. Los datos pueden ayudar a demostrar si un cambio es eficiente o ineficiente y, por lo tanto, ayudan a mejorar los sistemas de toda la organización.
Para que un tablero de control sea eficiente, la persona que lo crea debe asegurarse de que la información sea simple y fácil de leer e interpretar. [25]
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