La automatización de documentos (también conocida como ensamblaje de documentos ) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos . Estos incluyen sistemas basados en lógica que utilizan segmentos de texto y/o datos preexistentes para ensamblar un nuevo documento. Este proceso se utiliza cada vez más en determinadas industrias para reunir documentos, contratos y cartas legales. Los sistemas de automatización de documentos también se pueden utilizar para automatizar todo el texto condicional, el texto variable y los datos contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas minimizar la entrada de datos, reducir el tiempo dedicado a la revisión y reducir los riesgos asociados con el error humano . Los beneficios adicionales incluyen: ahorro de tiempo y dinero debido a la reducción del manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío postal, faxes, teléfono, mano de obra y desperdicio.
Las funciones básicas son reemplazar el engorroso llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas donde el usuario responde preguntas de entrevistas basadas en software o una pantalla de entrada de datos. La información recopilada luego completa el documento para formar un buen primer borrador. [1] Los sistemas de automatización de documentos más avanzados de hoy permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica) sin necesidad de programación.
Si bien el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en las industrias legal , de servicios financieros y de gestión de riesgos , se puede utilizar en cualquier industria que cree documentos basados en transacciones. Un buen ejemplo de cómo se puede utilizar el software de automatización de documentos son los documentos hipotecarios comerciales . Una transacción hipotecaria comercial típica puede incluir varios documentos, entre ellos:
Algunos de estos documentos pueden contener entre 80 y 100 páginas, con cientos de párrafos y elementos de datos opcionales. El software de automatización de documentos tiene la capacidad de completar automáticamente las variables correctas del documento en función de los datos de la transacción. Además, algunos programas de automatización de documentos tienen la capacidad de crear un conjunto de documentos donde todos los documentos relacionados se encapsulan en un solo archivo, lo que hace que las actualizaciones y la colaboración sean fáciles y rápidas.
También se pueden utilizar aplicaciones de software más simples y más fáciles de aprender para automatizar la preparación de documentos, sin complejidad excesiva. Por ejemplo, Pathagoras se presenta como un sistema de ensamblaje de documentos de "texto plano, sin campos permitidos". Los administradores de portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto de uso frecuente, organizarlos en grupos lógicos y luego acceder rápidamente a ellos para pegarlos en los documentos finales.
Son muchos los documentos que se utilizan en logística . Se denominan: facturas , listas de embalaje /albaranes/hojas (manifiestos), listas de contenido, tickets de recogida, formularios de acuse de recibo / informes de muchos tipos (por ejemplo, MSDS , mercancías dañadas, mercancías devueltas, detalladas/resumen, etc.), importación / exportación , entrega , conocimiento de embarque (BOL), etc. Estos documentos suelen ser los contratos entre el consignatario y el consignador , por lo que son muy importantes para ambas partes y cualquier intermediario, como una empresa de logística de terceros (3PL) y los gobiernos . El manejo de documentos dentro de la logística , la gestión de la cadena de suministro y los centros de distribución generalmente se realiza de forma manual o semiautomática utilizando lectores de códigos de barras , software e impresoras láser de mesa . Hay algunos fabricantes de sistemas de automatización de documentos de alta velocidad que compararán automáticamente el documento impreso con láser con el pedido e insertarán o aplicarán automáticamente una billetera /bolsa adjunta al contenedor de envío (frecuentemente una bolsa de plástico flexible o un contenedor rígido/ de cartón corrugado ). Consulte a continuación los enlaces de videos de sitios web externos que muestran estos sistemas de automatización de documentos. La protección de la privacidad y el robo de identidad son preocupaciones importantes, especialmente con el aumento del comercio electrónico , Internet / compras en línea y los canales de compras (otras referencias pasadas son las compras por catálogo y por correo ), lo que hace que sea más importante que nunca garantizar que el documento sea correcto. casado o asociado al pedido o envío correcto cada vez. El software que produce documentos son: ERP , WMS , TMS , middleware heredado y la mayoría de los paquetes de contabilidad. [ cita necesaria ]
Varios proyectos de investigación han analizado una estandarización y automatización más amplia de los documentos en la industria del transporte de mercancías . [2] [3]
La tecnología de automatización se puede utilizar en la producción de documentos legales, como contratos de trabajo y documentos de planificación patrimonial, potencialmente con el uso de una interfaz en línea o un árbol de decisiones. [4] En los grandes despachos de abogados se utilizan a menudo sistemas de recopilación de documentos para sistematizar el trabajo, por ejemplo mediante la creación de hojas de términos complejas y los primeros borradores de contratos de crédito. [5] [6]
Con la liberalización del mercado de servicios jurídicos del Reino Unido encabezada por la Ley de Servicios Jurídicos de 2007 [7], las grandes instituciones han ampliado sus servicios para incluir asistencia jurídica para sus clientes. [8] [9] La mayoría de estas empresas utilizan algún elemento de tecnología de automatización de documentos para proporcionar servicios de documentos legales a través de la Web. [10] Se ha considerado que esto presagia una tendencia hacia la mercantilización mediante la cual tecnologías como la automatización de documentos dan como resultado servicios legales de alto volumen y bajo margen que se "empaquetan" y se brindan a una audiencia de mercado masivo. [11] [12] [13]
Las pólizas y certificados de seguro, según el tipo, los documentos de la póliza también pueden tener cientos de páginas e incluir información específica sobre el asegurado. Por lo general, en el pasado, estos paquetes de documentos de seguros se creaban a) escribiendo cartas de formato libre, b) agregando folletos preimpresos, c) editando plantillas y d) personalizando gráficos con la información requerida, y luego clasificando e insertando manualmente todos los documentos. documentos en un solo paquete y enviarlos por correo al asegurado. Los diversos documentos incluidos en un paquete podrían incluir los siguientes tipos de documentos:
Se puede requerir mucho trabajo para armar un paquete. En la mayoría de los sistemas de administración de políticas, el sistema generará algún tipo de declaración de política como punto de partida, pero es posible que deba personalizarse y mejorarse con otros materiales necesarios.