James Bray Griffith (1871 – 1 de enero de 1937 [1] ) fue un teórico empresarial estadounidense y director del Departamento de Comercio, Contabilidad y Administración de Empresas de la Escuela Americana de Correspondencia en Chicago, conocido como uno de los primeros sistematizadores de la gestión. [2] [3] [4]
Nacido en Maryland, hijo de Thomas Francis Griffith y Euphemia Hill, Griffith se hizo conocido en el siglo XX. A principios de ese mismo siglo se unió a la International Accountants' Society, Inc. [5] , una escuela de estudio en casa fundada en 1903 en Chicago. Allí fue director del Curso de Sistematización [6] y publicó su primer libro sobre sistematización en 1905. A principios del siglo XX había publicado una serie de artículos en The Life Insurance Independent y American Journal of Life Insurance [7] [8] [9] y en The Magazine of Business de McGraw Hill [10] [11] .
Más tarde, en la década de 1900, Griffith se unió a la American School of Correspondence , una escuela secundaria de educación a distancia fundada en 1897. Para el Departamento de Comercio, Contabilidad y Administración de Empresas, Griffith escribió una serie de documentos de instrucción, entre otros sobre Publicidad y Organización de Ventas (1909), Departamento de Compras y Almacenes (1909), Registros de órdenes de mano de obra y fabricación (1909), Teoría de Cuentas (1914). [12] Griffith fue jefe del Departamento de Comercio, Contabilidad y Administración de Empresas hasta fines de la década de 1910. [13] [14]
En 1910 Griffith fue editor en jefe de la Enciclopedia de Comercio, Contabilidad y Administración de Empresas , una obra de referencia general sobre contabilidad, auditoría, teneduría de libros, derecho comercial, gestión empresarial, organización administrativa e industrial, banca, publicidad, ventas, registros de oficina y fábrica, mantenimiento de costos, sistematización, etc. [15] [16]
En 1905 Griffith publicó su primera obra, titulada Systematizing. Una reseña de 1907 explicaba que la demanda de sistematizadores capacitados –hombres que han aprendido la ciencia de la organización empresarial– es mucho mayor que la oferta. Estos hombres no tienen dificultad en conseguir puestos lucrativos, mientras que quienes se dedican a la tarea profesionalmente atraen pronto tantos clientes como pueden atender con éxito. [17]
Además, la reseña afirmaba que la sistematización se puede aprender mediante el curso de sistematización dirigido personalmente por J. B. Griffith, quien, con la ayuda de algunos expertos, perfeccionó el único plan práctico de enseñanza de la sistematización y la organización empresarial que ofrece cualquier institución. Ninguna otra organización educativa está preparada para ofrecer una instrucción tan completa en los temas abarcados en este curso. Al igual que otras materias empresariales, la única forma práctica de aprender a sistematizar es mediante la práctica real (sistematizando realmente una empresa), y eso explica el éxito del curso. [17]
En su libro Systematizing (1905), Griffith comienza afirmando que, antes de poder abordar de manera inteligente el estudio del sistema , primero debemos considerar qué significa el término. Según Griffith, el término sistema aplicado a los negocios es:
Griffith continuó diciendo que la nota clave del sistema es la economía . Un sistema perfecto maneja los detalles en un departamento determinado con el mínimo trabajo posible. Unifica el plan para manejar estos detalles en un todo armonioso para la conducción rápida y económica de ese departamento en particular. Los sistemas para dirigir los diversos departamentos deben a su vez unirse en un plan para el funcionamiento de toda la empresa. [18]
El resultado, según Griffith, es un negocio completamente sistematizado, una máquina completa, en la que cada departamento funciona y cada detalle se maneja sin fricción y con el menor gasto posible de tiempo, mano de obra y gastos. [18]
Según Griffith (1905), una organización verdaderamente sistemática es aquella en la que todos los departamentos trabajan en armonía; en la que cada persona del establecimiento, desde la dirección ejecutiva hasta la dirección ejecutiva, se ajusta y realiza su parte del trabajo de acuerdo con el sistema establecido. Aplicada a las empresas, la idea se ilustra mejor con un diagrama. [19] Griffith explicó:
En el centro de la organización se encuentra el ejecutivo, con quien se establece la comunicación a través de los subordinados, de los que recibe informes y a los que da órdenes. Desde ellos, las líneas de comunicación conducen directamente a los responsables de los diversos departamentos que están bajo su mando y, de ahí, a todos los empleados. Aunque la ilustración se aplica a una clase determinada de empresas, este diagrama dará una idea muy clara de cómo se puede organizar cualquier empresa. Si se trata de una empresa de encargo, los departamentos de fabricación se omitirían del diagrama. Al diseñar el diagrama de cualquier empresa determinada, es necesario estudiar cuidadosamente todas las condiciones existentes y los requisitos de la empresa. Haga que el diagrama se adapte a la empresa en lugar de tratar de adaptar la empresa a un diagrama diseñado para alguna otra empresa. [19]
Al final del primer capítulo se presenta un diagrama de una organización empresarial (ver imagen), que tiene similitudes tanto con un organigrama como con un mapa mental . Los bloques de construcción del diagrama mencionan tanto la función empresarial (ejecutiva), los departamentos (Dpto. de fabricación; Dpto. de ventas; Dpto. de contabilidad; etc.), los registros (Registros de compras; Libro mayor de ventas; etc.), las actividades empresariales (Control de tiempo; Contabilidad de costos; etc.) y las clases de contabilidad de costos (Mano de obra directa; Mano de obra indirecta; etc.). De manera similar, Griffith había descrito los departamentos de la organización, como el Departamento de compras, el Departamento de existencias y el Departamento de publicidad (ver a continuación).
La presentación de este tipo de organigramas preliminares era bastante rara en aquella época. La obra en sí tiene similitudes con la serie de organigramas de sistema que Horace Lucian Arnold había publicado dos años antes en su obra de 1903 El director de fábrica y el contable. [20]
Es notable que estos diagramas tampoco se volvieran a publicar en las obras posteriores de Griffith. Griffith sí desarrolló el concepto en un único diagrama de los deberes, responsabilidades y autoridades de los jefes de departamento (véase la imagen), que se publicó por primera vez en la obra de Griffith Administrative and industrial Organization (1909) y se volvió a publicar en la Cyclopedia of Commerce, Accountancy, Business Administration (Enciclopedia de comercio, contabilidad y administración de empresas) de 1910 [21].
A pesar de los esfuerzos por introducir estos recursos visuales, todavía no se hicieron muy populares. En la década de 1920, una encuesta reveló que los organigramas todavía no eran comunes entre las empresas comunes, pero estaban empezando a abrirse camino en las empresas administrativas y comerciales. [22]
Otra característica que Griffith demostró en su obra Systematizing y en trabajos posteriores es la elaboración de diagramas de distribución y rutas de la fábrica. En Systematizing, dio un ejemplo en la tercera sección sobre "El departamento de existencias", donde, como ejemplo, ilustró dos disposiciones o diagramas de rutas para el manejo de madera:
Griffith explicó que la disposición de las existencias debe ser tal que se evite toda manipulación innecesaria. Las referencias en la Sección Ya sea que se trate del almacén de una tienda rural o de la sala de suministros de una inmensa fábrica, las existencias que se necesitan con más frecuencia deben colocarse en un lugar donde se puedan sacar fácilmente, mientras que las que rara vez se necesitan pueden almacenarse en los rincones más inaccesibles. Cuando la empresa es lo suficientemente grande como para requerir varios lugares de almacenamiento, estos lugares de almacenamiento para las diferentes clases de existencias deben ubicarse con especial referencia a los departamentos en los que se utilizan las existencias. [23]
Supongamos que la ubicación del aserradero, el horno de secado, el cobertizo de aserradero y la fábrica es la que se muestra en la figura I. Observe cómo la madera debe viajar de ida y vuelta, cruzando el mismo espacio tres veces. Compárese esto con la disposición que se muestra en la figura II. La madera se lleva por la distancia más corta posible y nunca pasa por el mismo terreno dos veces. Cuando los edificios se han ubicado de forma permanente, puede que no sea posible cambiar el plan general, pero se pueden realizar mejoras en casi todos los casos. Tomemos el plano de la figura I: si el aserradero se ubicara inmediatamente detrás del horno de secado, se ahorraría al menos el 25 por ciento de la mano de obra de manipulación de la madera. Los planos que hemos mostrado ilustran ejemplos de sistemas buenos y malos en la ubicación de una clase de existencias. [23]
El diseño y el trazado de una planta de fabricación típica suelen ser más complejos (véase por ejemplo la figura III), pero los principios siguen siendo los mismos. [24]
En Systematizing, Griffith se mostró partidario de documentar políticas y procedimientos. Sostuvo que:
En cuanto a la forma que debe adoptar una orden, la única forma satisfactoria es la orden escrita... Si la solicitud se hace por escrito, ni [el remitente ni el destinatario] están obligados a depender de su memoria. La orden escrita elimina toda posibilidad de disputa sobre sus condiciones, ni puede haber dudas sobre la autoridad de una orden que lleva la firma del jefe de un departamento... Otra gran ventaja de la orden escrita es que el jefe de un departamento puede guardar copias y hacer un seguimiento de cada orden para ver que se ejecuta correctamente. [25]
Yates (1988) comentó que "la orden escrita, ya fuera dirigida a un individuo o a toda la empresa, pasó a formar parte de la memoria organizacional en lugar de ser sólo una memoria individual. De ese modo, estaba disponible para cualquier necesidad futura que pudiera surgir". [26]
La décima sección de Sistematización se centró en los costes de fabricación. Griffith comenzó explicando que un sistema de costes en cualquier planta de fabricación es una necesidad, aunque en aquella época había muchos fabricantes que no habían descubierto su importancia. Con sistemas de costes Griffith se refería a un sistema mediante el cual se pueden determinar con precisión los costes reales de fabricación del producto. [27]
Al final del capítulo, Griffith presenta un cuadro de costos de fabricación (ver imagen). Este cuadro es una ilustración gráfica de los elementos que entran en el costo de fabricación, la forma en que se obtienen estos elementos y, finalmente, se reúnen en una forma permanente. Griffith comentó que "un estudio de este cuadro permitirá al estudiante esbozar un plan general para un sistema de costos adecuado a las necesidades de su fábrica en particular. Cuando se comprenden los principios generales del sistema de determinación de costos, se convierte simplemente en una cuestión de detalle aplicar esos principios a fábricas individuales". [27]
En 1909 Griffith editó su primera serie de libros, titulada "Contabilidad y gestión empresarial". Esta serie de libros se publicó en siete volúmenes y fue preparada por un cuerpo de auditores, contables, abogados y especialistas en métodos y gestión empresarial, e ilustrada con más de mil quinientos grabados. La segunda edición fue publicada en 1921 por la Sociedad Técnica Americana en Chicago.
El índice de contenidos de “Contabilidad y gestión empresarial” fue:
Griffith había escrito varias secciones, como el primer capítulo sobre "organización y control empresarial", publicado también en 1909 con el título "Organización administrativa e industrial". Otro capítulo de Griffith, titulado "El sistema de comprobantes y los cuadros contables", fue republicado en 1917 con el título "Contabilidad corporativa y sistema de comprobantes".
Griffith también escribió la sección sobre "Compras y tiendas" en coautoría con WJ Graham, y la sección sobre "Créditos". [28] Una parte significativa de los coautores y colaboradores también participaron en la "Ciclopedia de Comercio, Contabilidad, Administración de Empresas" de 1910. Además, también una parte significativa del contenido, y casi todas las ilustraciones se utilizaron en esa enciclopedia de negocios de 1910.
En el artículo "Organización y control empresarial" en Accountancy and business management (1909), Griffith sostuvo que la segregación de autoridad es un principio universal de organización. Este propósito de la segregación de autoridad es simplificar, como Charles Edward Knoeppel (1908) había sostenido:
Aunque el comercio tal como se lleva a cabo hoy no es tan sencillo como lo era en la época del trueque, no debe inferirse que esta segregación de autoridad sea sinónimo de complejidad, pues su propósito mismo ha sido simplificar, y eso es lo que ha logrado. Sólo cuando esta segregación ha sido resultado de una falta de reflexión y atención adecuada, o de otras causas similares, encontramos una situación compleja e insatisfactoria. De hecho, hay por todas partes pruebas suficientes de que muchas empresas comerciales se llevan a cabo siguiendo líneas de negocio que, en lo que respecta al desarrollo evolutivo, están varias etapas por detrás de las de su época. [29]
Griffith en la Enciclopedia de Comercio, Contabilidad y Administración de Empresas (1910) comentó que "cuando analizamos todas las ramificaciones de los negocios, encontramos muchos establecimientos donde parecen necesarias pequeñas variaciones de nuestro plan de organización, pero en el análisis final, los fundamentos resultan ser los mismos". [30] Las autoridades laborales en una empresa manufacturera y en una empresa comercial siguen un mismo esquema (ver imágenes).
En 1910 la Escuela Americana de Correspondencia publicó la Cyclopedia of Commerce, Accountancy, Business Administration , y Griffith había sido editor gerente. Otros autores y colaboradores de esta obra fueron Robert Hiester Montgomery , Arthur Lowes Dickinson , William M. Lybrand de Coopers & Lybrand , Oscar E. Perrigo y Halbert Powers Gillette . Entre las autoridades consultadas estuvieron Horace Lucian Arnold , Charles Buxton Going , Lawrence R. Dicksee, Francis W. Pixley , Charles U. Carpenter , Charles Edward Knoeppel , Harrington Emerson , Clinton Edgar Woods , Charles Ezra Sprague y Charles Waldo Haskins . [34]
En una reseña de 1913 en el Journal of Political Economy se comentaba que este tratado evidentemente tiene como objetivo ofrecer una revisión completa de todo el campo de la contabilidad . Los volúmenes comienzan con un análisis de la teoría de las cuentas y luego pasan a mostrar los métodos de llevar los libros de varios tipos de organizaciones, desde propietarios individuales hasta corporaciones, y de diferentes tipos de negocios, incluidos establecimientos mayoristas y minoristas, bancos, casas de venta por correo, hoteles, compañías de seguros y empresas contratistas. [35]
La reseña de 1913 continuaba diciendo que para quien esté familiarizado con la práctica contable, los libros contienen mucho material sugerente. Desafortunadamente, los datos están mal organizados y hay repeticiones innecesarias tanto en el texto como en el material ilustrativo. La discusión de la teoría de las cuentas es poco más que una exposición de la terminología contable. El último volumen contiene una serie de "Problemas prácticos de contabilidad y soluciones". Los compiladores de la enciclopedia tuvieron mala suerte al elegir algunas de sus soluciones, en particular las de los problemas 49 y 50. Estas dos soluciones aparecen en el volumen de un escritor conocido y son incorrectas. Por cierto, el editor de la serie no da crédito al autor de las soluciones, ya sea en una nota a pie de página o en la lista de "Autoridades consultadas". Esta parte del trabajo también habría mejorado materialmente si se hubieran dado las soluciones de los problemas 30 a 47. La reseña termina con la observación de que, desde un punto de vista mecánico, los libros son excelentes; las ilustraciones en semitonos son especialmente buenas y están bien seleccionadas. [35]
En su época, el trabajo de Griffith se situaba ocasionalmente en línea con el trabajo de Frederick Winslow Taylor , Harrington Emerson y Henry L. Gantt . [2] En el artículo de 1975 "Quién es quién en contabilidad en 1909", el historiador de contabilidad Williard E. Stone [36] incluyó a Griffith entre los autores y colaboradores más destacados en el campo en el año 1909. De manera más general, explicó:
Los primeros años del siglo XX fueron una época de Horacio Alger en la que la superación personal, en particular en el ámbito empresarial, era una forma de vida para las personas con aspiraciones. Una gran cantidad de enciclopedias empresariales gozaban de una amplia distribución. Uno de esos compendios, Accountancy and Business Management , cuyo modesto subtítulo era «Una referencia general. Trabajo sobre contabilidad, contabilidad, auditoría, derecho comercial, organización empresarial, gestión empresarial, banca, publicidad, ventas, registros de oficina y fábrica, contabilidad de costos, sistematización, etc.», ofrecía el «cuerpo de conocimientos» completo para el joven empresario en siete pequeños volúmenes... [12]
De los veintiún autores y colaboradores en el campo de la contabilidad enumerados por Stone (1975), sólo ocho de ellos eran en realidad contadores. [12]
Este artículo incorpora material de dominio público de: Griffith, James Bray (ed.). Systematizing. International Accountants' Society, inc., 1905; y de otras fuentes de dominio público mencionadas anteriormente.
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