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La gestión de colecciones implica el desarrollo, almacenamiento y preservación de bienes culturales , así como objetos de cultura contemporánea (incluido el arte contemporáneo , la literatura , la tecnología y los documentos ) en museos , bibliotecas , archivos y colecciones privadas . El objetivo principal de la gestión de colecciones es satisfacer las necesidades de la declaración de misión del coleccionista individual o de la institución de colección [ se necesita más explicación ] , al mismo tiempo que se garantiza la seguridad y la sostenibilidad a largo plazo de los objetos culturales bajo el cuidado del coleccionista. La gestión de colecciones, que consiste principalmente en las responsabilidades administrativas asociadas con el desarrollo de la colección, está estrechamente relacionada con el cuidado de las colecciones , que es la preservación física del patrimonio cultural. Los profesionales más influenciados por la gestión de colecciones incluyen gerentes de colecciones , registradores y archivistas .
Las colecciones de bienes culturales requieren un gran cuidado y protección para garantizar su seguridad frente a pérdidas o daños externos, pero también requieren una documentación exhaustiva que ayude a hacer un seguimiento de la vida del objeto dentro de la institución que lo conserva. Para satisfacer estas necesidades, los coleccionistas se adhieren a las normas y prácticas de gestión y cuidado de las colecciones, que sirven para crear un entorno seguro para los objetos de la colección con una documentación de acompañamiento clara y precisa. Cuando el cuidado de las colecciones se refiere a las acciones físicas necesarias para prevenir o retrasar los daños al patrimonio cultural, la gestión de las colecciones puede definirse como "un proceso de recopilación de información, comunicación, coordinación, formulación de políticas, evaluación y planificación". [1] Estos procesos influyen en las decisiones sobre la gestión de registros y la política de gestión de colecciones, que describe los protocolos para el alcance de la colección, el cuidado de las colecciones y la planificación y respuesta ante emergencias.
Los sistemas de gestión de colecciones (CMS) son programas de software diseñados para ayudar en el archivo y catalogación de objetos de una colección, en bibliotecas, archivos y museos. Aunque cada programa CMS es único, hay varias características que se consideran estándar:
Según el Instituto Smithsoniano, un registro es "cualquier información oficial registrada, independientemente del medio o las características, que es creada, recibida y mantenida" por un coleccionista individual o una institución. [3] Como cada objeto dentro de una colección debe tener documentación que lo acompañe, la gestión de registros funciona como el foco principal de la gestión de colecciones y cubre una amplia gama de estándares de documentación y políticas. Los temas cubiertos bajo el paraguas de la gestión de registros incluyen sistemas de gestión de información de colecciones, políticas de adquisición y desaccesión de colecciones, políticas de gestión de colecciones, catalogación y conservación. La falta de sistemas adecuados de mantenimiento de registros en los museos compromete la seguridad de las colecciones de los museos y amenaza el papel de los museos como centros de información. La gestión planificada y sistematizada de los registros mejora los programas y actividades en los museos, lo que conduce a una gobernanza y operación efectivas del museo. [4]
La catalogación es el proceso de introducir datos informativos sobre un objeto en un catálogo o base de datos de una colección. Este proceso implica asignar números de identificación únicos a los objetos individuales de una colección y adjuntar documentación complementaria pertinente al artículo, como hojas de trabajo de conservación, fotografías, evaluaciones de estado e información sobre la incorporación y/o desincorporación. [5] Un catálogo está pensado para servir como un registro sistemático escrito o digital de cada objeto de una colección y, como mínimo, debe incluir una descripción del objeto que permita una fácil identificación del mismo. [6]
La catalogación es un aspecto importante de la gestión de colecciones, ya que proporciona los registros individuales asociados a cada objeto de la colección. En caso de pérdida o destrucción de un objeto, la entrada del catálogo puede utilizarse como registro permanente del objeto y sus datos. En el caso de algunas colecciones, como las de historia natural, la entrada del catálogo de un objeto o espécimen también contiene los valores científicos y la información de investigación sobre el objeto físico, lo que hace que el mantenimiento de una entrada del catálogo sea imperativo para la investigación y la educación futuras. [5] La mayoría de los coleccionistas e instituciones modernas utilizan CMS para agilizar el proceso de catalogación. Para que esto sea eficaz, se deben utilizar estándares de entrada de datos para la estructura, los valores y el contenido de los datos, que luego "forman la base de un conjunto de herramientas que pueden conducir a una buena catalogación descriptiva, una documentación coherente, registros compartidos y un mayor acceso del usuario final". [7]
La curaduría puede definirse como la recopilación, organización, conservación y exhibición de información sobre un objeto específico o un tema de colección. El papel de la curaduría lo desempeñan personas conocidas como curadores , quienes, en muchos casos, están capacitados como especialistas en la materia. Los curadores realizan investigaciones sobre los objetos, ofrecen orientación en la organización de una colección y seleccionan objetos que se utilizarán en exposiciones . [8] La curaduría implica el desarrollo y diseño de exposiciones, generalmente basadas en objetos dentro de la colección, así como la investigación y redacción en profundidad de materiales asociados con la colección. [9]
La curaduría digital es una extensión de la curaduría de contenidos e implica la recopilación, preservación y archivo de activos digitales asociados con colecciones digitalizadas. [10] [11] Los activos digitales incluyen tanto aquellos elementos que se originaron en forma digital y se consideran digitales nativos (es decir, sitios web, wikis y sonido y fotografías creados digitalmente), así como elementos analógicos que han sido digitalizados (es decir, catalogados en forma digital, manteniendo aún la forma física/analógica original). [12] [13] La curaduría digital, al igual que la curaduría de contenidos, también implica el desarrollo y diseño de exposiciones basadas en objetos dentro de la colección, lo que en este caso, a menudo implica el mantenimiento del sitio web para exhibiciones en línea.
Ya sean digitales o digitalizadas, muchas colecciones modernas contienen algún tipo de contenido digital que debe conservarse de la misma manera que los objetos físicos. La preservación de los activos digitales implica la creación de metadatos para mejorar la accesibilidad y el seguimiento de los objetos, evitar la obsolescencia técnica y la pérdida de datos debido a una mala gestión, realizar auditorías rutinarias del software técnico y los catálogos digitales para garantizar que los datos permanezcan intactos, aplicar normas de autorización para proteger los datos de alteraciones no autorizadas y gestionar el contenido con fines de investigación y exhibición. [14]
Una política de gestión de colecciones sienta las bases de cómo una institución gestiona las situaciones relacionadas con su colección. Puede definirse como "una declaración escrita detallada que explica por qué una institución está en funcionamiento y cómo lleva a cabo sus actividades. La política articula los estándares profesionales de la institución con respecto a los objetos que se dejan bajo su cuidado y sirve como guía para el personal". Dado que las instituciones a menudo se enfrentan a preguntas que tienen que ver con qué objetos deben adquirir, cómo gestionar la retirada o el préstamo de objetos de la colección o los estándares de cuidado de los objetos, es imperativo tener una política bien redactada que pueda ayudar a prevenir posibles problemas por parte de la institución. La prevención es la mejor estrategia cuando se trata de operaciones y objetos de la colección, por lo tanto, la política es un documento importante que puede considerarse casi como límites establecidos para ayudar a garantizar que el museo se mantenga fiel a su misión y, al mismo tiempo, proporcione el mejor cuidado para la colección.
El objetivo principal de la gestión de colecciones es documentar las normas y prácticas necesarias para desarrollar, cuidar y poner a disposición para su uso los objetos de la colección que están bajo el cuidado de un coleccionista o una institución. Para lograr esto, se crea una política de gestión de colecciones en la que se proporciona información detallada para explicar las necesidades específicas de la colección en función del tipo, la edad, la ubicación, etc. Las políticas de gestión de colecciones son específicas de la institución que posee la colección y establecen términos como qué personal es responsable de las tareas individuales que involucran a la colección, si se debe adquirir o retirar un objeto de la colección y cuándo, quién dentro de la institución tiene acceso a la colección y las necesidades de cuidado preventivo de cada objeto dentro de la colección. [15]
Dado que casi todas las decisiones que toma un museo se toman teniendo en cuenta su declaración de misión , es importante que ésta se incluya en la política. Una declaración de misión aborda el enfoque del museo en términos de su propósito y sus funciones y responsabilidades hacia el público y las colecciones. Esta declaración es lo que ayuda a determinar todo lo que hace el museo y debe consultarse de manera regular para garantizar que las decisiones sigan estando en línea con el objetivo original del museo. Las declaraciones de misión de los museos deben cumplir con los estándares de la Alianza Estadounidense de Museos . [16]
Además de la declaración de misión, las políticas suelen incluir una sección que describe el alcance de la colección. Esta es una parte útil de la política que "revisa la historia de la colección; considera sus fortalezas, debilidades y usos actuales; y establece lo que el museo colecciona y lo que no". La política de colecciones o los criterios de selección de la colección de una biblioteca, archivo o museo es una declaración de las prioridades de la institución en lo que respecta a la adquisición de nuevos materiales. Las políticas de colecciones guían el proceso de desarrollo de la colección.
Incluso las bibliotecas más grandes, mejor financiadas y más famosas (como la Biblioteca del Congreso , la Biblioteca Británica y la Universidad de Stanford ) no pueden adquirir, albergar, catalogar y mantener todas las obras, [17] por lo que se requiere una política o un conjunto de criterios para seleccionar cuáles deben adquirirse. Generalmente, la política de colecciones está relacionada con la misión o el propósito de la biblioteca: por ejemplo, las bibliotecas nacionales recopilan materiales relacionados con esa nación o publicados en el territorio de esa nación, las bibliotecas académicas generalmente recopilan materiales utilizados en la enseñanza y la investigación en la institución a la que sirven [18] y las bibliotecas públicas recopilan materiales que se espera que satisfagan las demandas del público al que sirven.
Las políticas de recolección de muestras incluyen:
Además de establecer prioridades para la compra de materiales, las políticas de colecciones también sirven como guía cuando se ofrecen donaciones de materiales o donaciones a las bibliotecas . La adquisición de materiales puede ser menos costosa que el procesamiento (clasificación, catalogación, etc.) y los costos de almacenamiento a largo plazo de muchos materiales, e incluso las donaciones gratuitas a las bibliotecas suelen tener costos asociados.
La política de una institución también puede intentar incluir una historia de la institución.
Además de las normas generales de cuidado, una política de gestión de colecciones también se rige por las restricciones legales locales e internacionales impuestas a ciertos objetos del patrimonio cultural y las necesidades de gestión asociadas con ellos. Existen innumerables leyes que especifican cómo se deben manipular y mantener las antigüedades , los hallazgos arqueológicos y las piezas étnicas para garantizar su seguridad física, así como las consideraciones éticas que deben abordar estos objetos de colección únicos.
Algunos ejemplos de leyes locales dentro de los Estados Unidos de América incluyen:
Algunos ejemplos de legislación internacional incluyen:
Redactada como una subsección de la política general de gestión de colecciones, la mayoría de los coleccionistas e instituciones culturales utilizan una política de colecciones , o política de criterios de selección, en la que se describe el propósito de la colección y los tipos de objetos que se consideran más relevantes. La política de colecciones establece el alcance de la colección y su relevancia para la declaración de misión de la institución al servir como "una descripción amplia de las colecciones de la [institución] y una explicación de cómo y qué colecciona el museo y cómo se utilizan esas colecciones". [29] El alcance de la colección tal como se establece en esta política sirve para definir si, cuándo y cómo una institución cultural elige adquirir o desaccesar objetos de su colección. Además, como los diferentes tipos de colecciones requieren protocolos de cuidado únicos, la política de colecciones también detalla las categorías asociadas con la colección, como biblioteca o archivo, educación o investigación, permanente y exhibición. La política de colecciones también puede abordar los conflictos de intereses de los empleados que poseen colecciones personales que son similares a las de la institución en la que trabajan. [15] [29]
La adquisición de objetos puede definirse como "el proceso de crear un registro permanente de un objeto, conjunto o lote recibido de una fuente en un momento dado, sobre el cual la [institución] tiene la custodia, el derecho o el título, y asignar un número de control único a dicho objeto, conjunto o lote". [30] Como parte de la política de alcance de la colección, los coleccionistas y las instituciones deben establecer los términos de adquisición para garantizar que solo los objetos relevantes se adquieran con éxito en la colección. Esta parte de la política analiza: quién dentro de la institución está autorizado a tomar decisiones sobre si un objeto se adquiere o no, bajo qué términos legales se adquirirá el objeto (es decir, documentación que pruebe la compra legal, restricciones de importación y exportación y derechos de propiedad intelectual), e información sobre el acuerdo de depósito si el objeto se almacenará en una instalación externa. [15] La sección de adquisición de objetos de la política de colección también puede analizar las fortalezas y debilidades de la colección examinando la historia de la colección en su conjunto. Esto, a su vez, permite al coleccionista o la institución establecer pautas para mejorar, hacer crecer y desarrollar la colección de una manera que sea más beneficiosa. [29]
La desaccesión es lo opuesto a la incorporación y supone la eliminación permanente de un objeto y todos los registros asociados de la colección de un coleccionista o institución. Al igual que la parte de incorporación de la política de la colección, la sección de desaccesión establece los términos en los que se puede considerar la eliminación de un objeto, así como las personas con autoridad para aprobar el proceso. Además, esta sección establece las restricciones legales asociadas con la eliminación del objeto y los tipos de disposición que son apropiados según el motivo de la desaccesión. [15] Hay muchas razones por las que se puede eliminar un objeto de una colección, entre ellas:
Los coleccionistas y las instituciones de coleccionismo a veces transfieren objetos hacia o desde sus colecciones por períodos temporales como parte de acuerdos de préstamo o custodia temporal. Estos préstamos ayudan a compartir y difundir información a diferentes comunidades y pueden resultar mutuamente beneficiosos tanto para las personas como para las instituciones que poseen las colecciones. [29] Los préstamos pueden ocurrir por una variedad de razones y para fines de política los préstamos pueden definirse como: préstamos fijos o para exhibiciones itinerantes, préstamos de intercambio, préstamos de estudio, obsequios prometidos, obsequios con interés fraccionado (el "interés restante de un donante en un obsequio parcial") y préstamos a largo plazo. Las políticas para préstamos también pueden aplicarse a adquisiciones durante el período de procesamiento, objetos no solicitados hasta que se pueda organizar una devolución y objetos de colección o aquellos objetos encontrados, abandonados o no reclamados, en los que no está claro quiénes son sus propietarios. [29] [32]
Dentro de la sección de alcance de cobros de una política de gestión de cobros, normalmente hay un área dedicada a discutir los procedimientos para la aprobación y aceptación de préstamos, las tarifas de adquisición asociadas, la documentación requerida, los requisitos específicos de seguro y las instrucciones de monitoreo para las posesiones temporales. Esta sección también puede incluir información sobre préstamos antiguos y obras con restricciones que rigen si se les permite salir de la institución de tenencia y cuándo. [29] La política de préstamos debe abordar tanto los préstamos entrantes como los salientes con procedimientos escritos explicados detalladamente. [32]
La gestión de colecciones se centra en gran medida en la planificación y los estándares de respuesta, y establece estas prácticas en documentos que detallan cómo el personal responsable del cuidado de una colección debe abordar los diversos peligros para la colección. [33] Un plan de gestión de riesgos o una estrategia de mitigación de riesgos es la sección de la política que identifica los peligros potenciales para la colección en función de la región en la que se encuentra la colección, incluidos incendios, terremotos, actividad delictiva o inundaciones, además de daños por reparaciones, fallas en los edificios, cuidado inadecuado de las colecciones y negligencia. [34] Para informar los planes de gestión de riesgos, se lleva a cabo una evaluación de importancia y una evaluación de riesgos o una evaluación del estado de la colección. [35] [36] [37]
El cuidado de las colecciones puede definirse como las medidas de cuidado preventivo físico que se toman para evitar daños o retrasar el deterioro natural de los objetos de las colecciones de patrimonio cultural. Estas prácticas tienen como objetivo proporcionar una mayor seguridad a las colecciones al minimizar los daños de fuentes externas, como la manipulación inadecuada, el vandalismo, los cambios climáticos, la sobreexposición a la luz y las plagas. [38] Una política de gestión de colecciones examina cuidadosamente las necesidades de conservación preventiva de los objetos individuales dentro de la colección, con el fin de proporcionar prácticas y estándares sobre cómo mitigar las amenazas, así como los procedimientos adecuados para abordar los problemas a medida que surgen. Los subtemas dentro de esta sección pueden incluir la exhibición y el almacenamiento, el alojamiento, el embalaje y el transporte, y el manejo integrado de plagas.
Cuando se conservan objetos dentro de una colección, ya sea en depósito o en exposición, la principal preocupación debe ser la seguridad continua de la colección. Para lograrlo, el coleccionista o la institución que los conserva debe tener en cuenta los contenedores adecuados para su almacenamiento, así como las condiciones ambientales necesarias para evitar daños. La política de gestión de colecciones para la colección debe contener secciones en las que se aborden en detalle las necesidades de almacenamiento y exhibición de los objetos. Puede ser necesario consultar con un conservador-restaurador para abordar en profundidad estos temas.
En cuanto al alojamiento, un diseño estructural sólido es vital para garantizar que los objetos permanezcan intactos mientras están en reposo. Esto incluye tener en cuenta el acolchado y el soporte de los objetos para evitar daños por golpes y enganches, y vitrinas o soportes estables, lo que a menudo requiere la colaboración de un fabricante de soportes para garantizar una creación e instalación adecuadas. Los soportes, estantes, cajones y vitrinas, además de los sujetadores, adhesivos, papeles y espumas, deben elegirse en función de su compatibilidad con el diseño estructural y los materiales de cada objeto individual. [39] La política de gestión de colecciones debe describir las especificaciones de alojamiento, como el uso de materiales libres de ácido (pH neutro) y sin tintes; tipos de armarios cerrados cuando estén disponibles; revestimientos apropiados como telas (por ejemplo, muselina sin blanquear ), láminas de polietileno y espuma de celda cerrada (por ejemplo, Ethafoam); contenedores hechos de papel, plástico, madera o metal; recintos como carpetas o tapetes; y estándares para marcos, soportes y soportes. [40]
Las principales condiciones ambientales que requieren protocolos delineados en la política de gestión de colecciones incluyen la temperatura , la humedad relativa (HR), la luz y los contaminantes . [41] Es imposible prevenir por completo el deterioro natural de los objetos, pero al monitorear e implementar cuidadosamente políticas con respecto a las condiciones ambientales, los efectos de estas condiciones se pueden reducir en gran medida.
Lo ideal es que los objetos de una colección se manipulen lo menos posible, ya que cada vez que se manipulan, corren un mayor riesgo de sufrir daños. Una adecuada exposición y almacenamiento ayudará a mitigar algunos de los riesgos de daños accidentales, pero es importante crear e implementar estándares elevados para el cuidado y la manipulación rutinarios, así como para el embalaje y el transporte de los objetos de la colección. [48] Es sumamente importante asegurarse de que el personal conozca y esté capacitado sobre las prácticas estándar para manipular objetos, como los protocolos de lavado de manos, el uso adecuado de guantes de algodón o látex, las prácticas establecidas para identificar debilidades estructurales que puedan requerir un cuidado especial y los modos aceptados de transporte de objetos dentro de la institución de conservación (es decir, plataformas, carros, contenedores, almohadillas y pañuelos de papel). [49]
En ocasiones, un coleccionista o una institución tendrán la necesidad de trasladar objetos fuera de los lugares de exposición y almacenamiento. La política de gestión de la colección, que analiza los procedimientos adecuados para préstamos y adquisiciones, debe abordar también los protocolos adecuados de embalaje y transporte para garantizar que los objetos lleguen a su destino de forma segura. Para garantizar un transporte seguro, se deben combinar técnicas de manipulación segura con requisitos de embalaje individuales para el objeto específico que se va a enviar. Lo ideal es que el objeto se empaquete en un contenedor de envío que proporcione protección contra golpes, vibraciones, cambios climáticos repentinos y manipulación incorrecta. Las políticas de gestión de la colección asesorarán al personal sobre la mejor manera de abordar cuestiones como "la fragilidad del objeto, el método de envío, el clima por el que viajarán los objetos y el clima en el destino del objeto". [48] Durante el proceso de embalaje y transporte, es probable que contribuyan varios departamentos dentro de la institución de envío, y se debe organizar la colaboración con la institución receptora para proporcionar políticas de aclimatación y desembalaje del objeto una vez recibido. [50] [51]
Dentro de la sección de cuidado de colecciones de una política de gestión de colecciones, normalmente hay una sección dedicada al manejo integrado de plagas (MIP). Esta sección cubre las políticas relacionadas con los métodos de prevención y supresión de varios tipos de plagas que se encuentran típicamente dentro de las colecciones. El MIP se centra en utilizar técnicas de prevención y tratamiento sin pesticidas para minimizar los riesgos para la salud del personal, así como los daños a la colección en sí. Algunos ejemplos de tipos de plagas que se deben abordar incluyen "insectos, moho, ratones, ratas, pájaros y murciélagos". [52]
El aspecto de gestión de colecciones del MIP implica la creación e implementación de políticas para la inspección rutinaria de objetos e instalaciones de alojamiento, procedimientos de captura autorizados y documentación de todas las inspecciones o programas de captura utilizados dentro de la instalación. Estas políticas se denominan controles culturales, y las técnicas físicas utilizadas como parte del cuidado de las colecciones se conocen como controles mecánicos. [52] Los controles culturales específicos que pueden documentarse dentro de la política de gestión de colecciones incluyen:
Los sistemas de seguridad física para instalaciones protegidas generalmente tienen como objetivo: [53] [54] [55]
Depende de los diseñadores, arquitectos y analistas de seguridad equilibrar los controles de seguridad con los riesgos, teniendo en cuenta los costos de especificar, desarrollar, probar, implementar, usar, administrar, monitorear y mantener los controles, junto con cuestiones más amplias como la estética , los derechos humanos , la salud y la seguridad, y las normas o convenciones sociales.
La mayoría de las instituciones de recolección de fondos, que se elaboran en conjunto con la política de gestión de colecciones, también cuentan con una política de preparación para desastres y respuesta a emergencias que describe los procedimientos que se deben seguir para evitar lesiones o pérdidas de vidas de todo el personal y los visitantes del edificio, así como la forma de minimizar los daños o pérdidas a la colección. [33] El plan debe describir los protocolos sobre cómo manejar un desastre, comenzando con la cadena de mando dentro del equipo de respuesta a emergencias, así como las responsabilidades individuales de cada miembro del personal. El equipo de respuesta a emergencias incluirá un funcionario de gestión responsable de notificar a otros miembros del equipo sobre un desastre y supervisar la implementación de las tareas de respuesta a emergencias. Estos miembros del personal suelen estar capacitados en los protocolos adecuados de manejo de colecciones. El plan de preparación para desastres y respuesta a emergencias también debe incluir instrucciones detalladas que expliquen cómo se debe manejar cada tipo de desastre, incluida la evaluación inicial de la amenaza y la respuesta, los procedimientos de evacuación cuando corresponda, los planes de mitigación de daños, las prioridades de salvamento y los inventarios y procedimientos de recuperación posteriores al daño. [56] [57]
La sostenibilidad se define como el uso, desarrollo y protección de los recursos para satisfacer las necesidades de las generaciones actuales y futuras. [58] Las políticas de sostenibilidad de las colecciones son específicas de cada colección o institución, ya que equilibran el contexto económico y social de las colecciones con el impacto ambiental de las colecciones, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la legislación local y nacional. Un plan de acción de sostenibilidad se utiliza para identificar prácticas no sostenibles, delinear un objetivo y un plazo de finalización, y asignar responsabilidades. Las políticas de sostenibilidad y los planes de acción de sostenibilidad consideran la sostenibilidad a través de la lente de; uso económico de los recursos, al considerar el costo-beneficio del almacenamiento de la colección, la dotación de personal, la adquisición, el mantenimiento y los procesos de residuos; [59] capital social, al garantizar la paridad representativa a través de la participación de la comunidad y la defensa de las partes interesadas ; [60] e impacto ambiental, al enfatizar la reducción de residuos, evaluaciones del ciclo de vida y alternativas ambientalmente más seguras a los productos químicos de conservación, los materiales de embalaje y de transporte. [61]
Algunos ejemplos de políticas de sostenibilidad incluyen:
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