En los Estados Unidos, una cuenta de gastos flexibles ( FSA ), también conocida como acuerdo de gastos flexibles , es una de varias cuentas financieras con ventajas impositivas, lo que resulta en ahorros en impuestos sobre la nómina. [1] Una desventaja significativa de usar una FSA es que los fondos no utilizados al final del año del plan se pierden para el empleador, conocida como la regla de "úsalo o piérdelo". Sin embargo, según los términos de la Ley de Atención Médica Asequible, un plan puede permitir que un empleado transfiera hasta $550 [2] al año siguiente sin perder los fondos, pero esto no se aplica a todos los planes y algunos planes pueden tener límites más bajos.
El tipo más común de cuenta de gastos flexibles, la FSA de gastos médicos (también FSA médica o FSA de salud ), es similar a una cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA) o una cuenta de reembolso de gastos médicos (HRA). Sin embargo, mientras que las HSA y HRA se utilizan casi exclusivamente como componentes de un plan de atención médica impulsado por el consumidor , las FSA médicas también se ofrecen comúnmente con planes de salud más tradicionales. Se pueden utilizar formularios en papel o una tarjeta de débito FSA para acceder a los fondos de la cuenta.
La mayoría de los planes de cafetería ofrecen cuentas de gastos flexibles enfocadas en gastos médicos y de cuidado de dependientes, aunque algunos planes pueden ofrecer cuentas para otros gastos calificados, como asistencia para la adopción. [3] [4]
El tipo más común de FSA se utiliza para pagar los gastos médicos y dentales que no cubre el seguro, generalmente deducibles, copagos y coaseguros del plan de salud del empleado. A partir del 1 de enero de 2011, los medicamentos de venta libre solo están permitidos cuando se compran con receta médica, excepto la insulina. [5] Los dispositivos médicos de venta libre, como vendajes, muletas y kits de reparación de anteojos, están permitidos. En general, los artículos permitidos son los mismos que los permitidos para la deducción fiscal médica, como se describe en la publicación 502 del IRS. [6]
Antes de la promulgación de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible , el Servicio de Impuestos Internos permitía a los empleadores promulgar cualquier elección anual máxima para sus empleados. La Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible modificó la Sección 125 [7] de manera que las FSA no pueden permitir que los empleados elijan una elección anual que exceda un límite determinado por el Servicio de Impuestos Internos. [8] El límite anual fue de $2,500 para el primer año del plan que comenzó después del 31 de diciembre de 2012. [9] El Servicio de Impuestos Internos indexará los límites de los años del plan posteriores para los ajustes del costo de vida. [9] Para 2018, este ajuste aumenta el límite de contribución a $2650. [10] Los empleadores tienen la opción de limitar aún más las elecciones anuales de sus empleados. Este cambio comienza en los años del plan que comienzan después del 31 de diciembre de 2012. [9] El límite se aplica a cada empleado, sin importar si el empleado tiene cónyuge o hijos. [9] Las contribuciones no electivas realizadas por el empleador que no se deduzcan del salario del empleado no se computan en el límite. [9] Un empleado empleado por varios empleadores no relacionados puede elegir un monto hasta el límite del plan de cada empleador. [9] El límite no se aplica a las cuentas de ahorro para gastos médicos , los acuerdos de reembolso de gastos médicos o la parte del empleado del costo de la cobertura de seguro médico patrocinada por el empleador. [9]
Algunos empleadores optan por emitir una tarjeta de débito a sus empleados que participan en la FSA. Los participantes pueden usar la tarjeta de débito para pagar sus gastos elegibles para la FSA en el punto de venta. Las farmacias y tiendas de comestibles que optan por aceptar la tarjeta de débito como pago deben rechazar las transacciones en el punto de venta si el participante intenta pagar artículos que no son elegibles bajo una FSA. Además, los empleadores aún deben exigir a los empleados que proporcionen recibos detallados de todos los gastos cargados a la tarjeta de débito. El IRS permite a los empleadores renunciar a este requisito cuando una persona usa la tarjeta de débito en una farmacia o tienda de comestibles que cumple con el procedimiento anterior. El IRS también permite a los empleadores renunciar a este requisito cuando el monto cargado a la tarjeta de débito es un múltiplo de un copago del plan de seguro médico grupal del empleado. En la mayoría de los casos, la empresa administradora de la FSA preferirá las Explicaciones de Beneficios (EOB) reales del seguro que representan claramente la parte del paciente de cualquier gasto médico, en lugar de otra documentación más vaga. Este requisito se está volviendo menos engorroso a medida que más seguros permiten a los pacientes buscar EOB anteriores en sus sitios web. [11]
Las FSA también pueden establecerse para pagar ciertos gastos de cuidado de dependientes mientras el tutor legal está en el trabajo. [12] Esto incluye el cuidado infantil para niños menores de 13 años y el cuidado diurno para una persona de cualquier edad que no sea capaz de cuidarse a sí misma, viva con el contribuyente durante más de la mitad del año fiscal y sea el cónyuge o dependiente del contribuyente. [13] [14] La FSA se puede utilizar para pagar campamentos diurnos para una persona elegible, pero no campamentos nocturnos. La FSA no se puede utilizar para el cuidado a largo plazo de personas que viven en una instalación externa, como en un hogar de ancianos. [ cita requerida ]
La ley federal limita la FSA para el cuidado de dependientes a $5,000 por año, por hogar. Los cónyuges casados pueden elegir cada uno una FSA, pero la suma total de sus elecciones no puede superar los $5,000 por año. Si un hogar tuviera retiros que excedieran el límite, el hogar estaría obligado a pagar impuestos sobre la renta sobre el excedente. [ cita requerida ]
A diferencia de las FSA médicas, [15] las FSA para el cuidado de dependientes no están "prefinanciadas"; los empleados no pueden recibir un reembolso por el monto total de la contribución anual el primer día. Los empleados solo pueden recibir un reembolso hasta el monto que se les haya deducido durante ese año del plan.
Si están casados, ambos cónyuges deben tener ingresos para que cualquiera de ellos sea elegible para una FSA para el cuidado de dependientes. Las únicas excepciones son si el cónyuge que no percibe ingresos es discapacitado o estudiante a tiempo completo. Si uno de los cónyuges gana menos de $5,000, el beneficio se limita a lo que haya ganado ese cónyuge. Consulte la Parte III del Formulario 2441 del IRS para obtener más detalles.
Existen planes FSA para el reembolso de primas no patrocinadas por el empleador y el reembolso de gastos de estacionamiento y transporte. La cuenta de prima individual permite que un empleado pague el seguro de su cónyuge con dólares antes de impuestos siempre que la otra cobertura no sea patrocinada por el empleador, se considere un plan individual y se facture directamente al miembro o al cónyuge del miembro. Una cuenta de estacionamiento y transporte permite a los empleados pagar los gastos de estacionamiento o transporte público con dólares antes de impuestos hasta ciertos límites. Aunque no es tan común como las FSA mencionadas anteriormente, algunos empleadores han ofrecido asistencia para la adopción a través de una FSA. Además, no se puede tener una FSA de atención médica si se tiene un plan de salud con deducible alto (HDHP) con una cuenta de ahorros para la salud (HSA). En los casos en que un empleado tiene un HDHP con una HSA, es elegible para una FSA de gastos limitados (LEX) (también llamada FSA de propósito limitado). Estas FSA se pueden usar para reembolsar los gastos dentales y de la vista, independientemente de cualquier deducible del plan; A discreción del empleador, los gastos médicos elegibles incurridos después de alcanzar el deducible también pueden ser reembolsables.
El período de cobertura de una FSA finaliza cuando finaliza el año del plan o cuando finaliza la cobertura de ese plan. Un ejemplo de tal evento es la pérdida de cobertura debido a una separación del empleador. [16]
Esto significa que si, por ejemplo, una persona es empleada por una empresa desde enero hasta junio y está cubierta por su plan de beneficios de cafetería (incluyendo FSA) durante ese tiempo, pero no elige ni paga por una cobertura continua bajo ese plan (es decir, COBRA ), el período de cobertura de la persona se define solo como enero a junio, no enero a diciembre como uno podría pensar. [17] En este ejemplo, todos los gastos cubiertos deben incurrirse entre enero y junio de ese año.
En 2005, el Servicio de Impuestos Internos autorizó un período de gracia opcional de hasta 2 meses y medio que los empleadores pueden utilizar en sus planes, permitiendo el uso de los fondos hasta 2 meses y medio después del final del año del plan.
En 2020, la Ley de Asignaciones Consolidadas de 2021 contenía disposiciones para permitir a los empleados transferir el resto de sus cuentas de 2020 a 2021 y de 2021 a 2022. [18]
La tarjeta de débito FSA fue desarrollada para eliminar la "doble utilización", al permitir que los empleados accedan a la FSA directamente. También simplificó el requisito de justificación, que requería un procesamiento de reclamos que requería mucho trabajo. La tarjeta de débito también mejora el efecto de "prefinanciar" las FSA médicas. Sin embargo, el requisito de justificación en sí no desapareció, e incluso el IRS lo ha ampliado para el entorno de las tarjetas de débito; por lo tanto, los problemas de retiro aún persisten para las FSA. Estos problemas de retiro han llevado a soluciones creativas por parte de las empresas de comercio electrónico que crearon un sitio web completo dedicado a los artículos elegibles para la FSA y que aceptan todas las tarjetas de débito FSA, y otros sitios web que crearon una pequeña parte de su sitio web dedicada a las FSA.
Según Celent [ cita requerida ] , en mayo de 2006 había aproximadamente 6 millones de tarjetas de débito en el mercado vinculadas a cuentas FSA, lo que representa el 25% de la comunidad de participantes de la FSA. Celent prevé que las tarjetas FSA aumentarán las tasas de adopción de la FSA. La tasa media de participación de las tarjetas era de alrededor del 20% en mayo de 2006. Para 2010, se prevé que esta tasa aumente al 85% [ cita requerida ] .
Una consideración con respecto a las FSA médicas es que la contribución anual completa del empleado participante está disponible al comienzo del año del plan, generalmente el 1 de enero, o después de que el proveedor de la FSA reciba la primera contribución a la FSA, según el plan. Por lo tanto, si el empleado experimenta un evento calificado durante el primer período, se puede reclamar el monto total de la contribución anual contra los beneficios de la FSA. Si el empleado es despedido, renuncia o no puede regresar al trabajo, no tiene que devolver el dinero al empleador. [19]
El empleado contribuye a la FSA en pequeños incrementos a lo largo del año (por ejemplo, 1/26 del monto anual si se paga uno cada dos semanas), pero en conjunto, todos los empleados de una empresa contribuyen con el monto promedio completo durante un período determinado, y el empleador no corre ningún riesgo real. Además, en lugar de pagar impuestos sobre la nómina al gobierno, el empleador generalmente paga solo una pequeña tarifa administrativa al plan de $4 a $10 por mes por empleado participante. Esto es mucho menos de lo que el empleador habría pagado por su parte de los impuestos sobre la nómina. Además, cualquier dinero que no se utilice al final del año del plan (o período de gracia) se devuelve al empleador. Se estima que esto representa hasta el 14% de las contribuciones totales de los empleados, lo que puede ser una ventaja sustancial para el resultado final del empleador. [20]
Si una empresa planea despedir a algunos empleados y anuncia dichos planes, entonces, si varios empleados utilizan la totalidad de su beneficio flexible antes de ser despedidos, eso puede hacer que la empresa tenga que reembolsar el plan. Sin embargo, por lo general, los empleadores no anuncian los despidos de empleados específicos con suficiente antelación para que los empleados utilicen los beneficios disponibles, y los empleados pueden perder sus contribuciones además de ser despedidos. [ cita requerida ]
Un empleado no continúa aportando al plan al finalizar su empleo. Por lo tanto, podría utilizar la cantidad total el primer día del año del plan, finalizar su empleo el segundo día del año del plan y las contribuciones habrían sido nulas o insignificantes (por ejemplo, quizás 1/26 en el caso de contribuciones quincenales). El dinero "gratis" no está sujeto a impuestos porque el IRS considera estos planes como planes de seguro médico a efectos fiscales. [21] Según la sección 125 del IRS, los beneficios recibidos de un plan de seguro médico no se consideran ingresos sujetos a impuestos. [ cita requerida ]
Las mismas razones que hacen que la prefinanciación sea un posible beneficio para un empleado que participa en un plan la convierten en un riesgo potencial para los empleadores que establecen un plan. El empleador tiene que compensar la diferencia que el empleado ha gastado de la cuenta de gastos flexibles pero que aún no ha aportado si las contribuciones de otros empleados no dan cuenta del dinero gastado. La cantidad que el empleador pierde debido a la prefinanciación puede eventualmente ser compensada en forma parcial, total o más por los empleados que no gasten todo el dinero en su cuenta FSA antes del final del año del plan y el período de gracia (ver arriba). [ cita requerida ]
Otra característica de la FSA que se introdujo en 2003 es la capacidad de pagar medicamentos y artículos médicos de venta libre (OTC). [22] Además de expandir sustancialmente la gama de compras "elegibles para la FSA", agregar artículos OTC facilitó "gastar" las FSA médicas al final del año para evitar la regla de "úselo o piérdalo".
Sin embargo, la justificación se ha convertido nuevamente en un problema; por lo general, las compras de venta libre requieren reclamos manuales o, en el caso de las tarjetas de débito de la FSA , la presentación de recibos después del hecho. La mayoría de los proveedores de la FSA requieren que los recibos muestren el nombre completo del artículo; las abreviaturas en muchos recibos de tiendas son incomprensibles para muchas oficinas de reclamos. Además, algunas de las reglas del IRS sobre qué es y qué no es elegible han demostrado ser bastante arcanas en la práctica. El sistema de aprobación de información de inventario (IIAS), desarrollado recientemente [ ¿cuándo? ] , separa los artículos elegibles de los no elegibles en el punto de venta y permite la justificación automática de la tarjeta de débito. [ cita requerida ]
A partir del 1 de enero de 2020, los medicamentos de venta libre están permitidos sin receta médica ni nota de un médico. Además, también están permitidos los productos para el cuidado menstrual . El cambio se realizó como parte de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por el Coronavirus (Ley CARES). [23] [24]
El sistema IIAS hace referencia a una lista maestra de elegibilidad de productos elegibles para la FSA en el punto de venta. [25] El Grupo de Interés Especial para las Normas IIAS (SIG-IS) mantiene esta lista de elegibilidad y la actualiza mensualmente.
La lista de elegibilidad de FSA incluye artículos dentro de las categorías de productos de atención médica elegibles determinadas por el IRS. Las cuentas de ahorro para gastos médicos comparten la misma lista de elegibilidad de artículos médicos que las FSA.
Según la sección 9003(c) de la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible , a partir del 1 de enero de 2011, los medicamentos debían ser recetados para ser reembolsables. [8] [26] Ese requisito se eliminó a partir del 1 de enero de 2020. [27] [23] [24]
Una posible desventaja es que el dinero debe gastarse "dentro del período de cobertura", tal como se define en la definición de cobertura del plan de cafetería de beneficios. Este período de cobertura generalmente se define como el "período en el que está cubierto" bajo el plan de cafetería durante el "año del plan". El "año del plan" se define comúnmente como el año calendario, pero también podría incluir el período de gracia del 1 de enero al 15 de marzo del año siguiente. Por ejemplo, el "año del plan" (o "año de beneficios") de 2016 se extendería desde el 1 de enero de 2016 hasta el 15 de marzo de 2017, si el empleador ofreciera el período de gracia.
Todo dinero que no se gaste al final del período de cobertura se pierde y se puede aplicar a los costos administrativos del plan futuro o se puede asignar equitativamente como ingreso gravable entre todos los participantes del plan; esto se conoce comúnmente como la regla de "úsalo o piérdelo". [28] [29] [30] En la mayoría de los planes, el "período de cobertura" generalmente cesa al finalizar el empleo, ya sea iniciado por el empleado o el empleador, a menos que el empleado continúe la cobertura con la empresa bajo COBRA u otro acuerdo. Si un empleado tiene contribuciones sin usar en una FSA y no tiene reclamos calificados adicionales durante el período de cobertura, es posible que el empleado pierda los fondos. Si los impuestos sobre la nómina ahorrados en las contribuciones del empleado exceden la cantidad que el empleado perdió, es posible que haya ahorrado dinero.
Un segundo requisito es que todas las solicitudes de reembolso deben presentarse antes de una fecha definida por el plan. Si se pierden los fondos, esto no elimina el requisito de pagar impuestos sobre estos fondos si se requieren dichos impuestos. Por ejemplo, si una persona soltera elige retener $5,000 para gastos de cuidado infantil y se casa con un cónyuge que no trabaja, los $5,000 pasarían a estar sujetos a impuestos. Si esta persona no presentó las solicitudes antes de la fecha requerida, los $5,000 se perderían, pero aún se adeudarían impuestos sobre el monto. [ cita requerida ]
Además, el monto de la contribución anual debe permanecer igual durante todo el año a menos que ocurran ciertos eventos calificadores, como el nacimiento de un hijo o la muerte de un cónyuge. [ cita requerida ]
A partir de los años del plan 2013, los empleadores pueden modificar los documentos de sus planes para permitir que los participantes transfieran hasta $500 de montos no utilizados al siguiente año del plan. [31] (El límite se aumentó a $550 a partir del 1 de enero de 2020. [2] ) Hacerlo permite a los participantes gastar los montos transferidos en gastos médicos calificados incurridos durante el siguiente año del plan. [31] Un traspaso de montos no utilizados no afecta el límite anual indexado de $2,500. [31] Un año del plan puede permitir una transferencia o un período de gracia para los montos no utilizados para el mismo año del plan, pero no ambos. [31] Los traspasos solo se aplican para gastos médicos calificados; los planes pueden no permitir que los participantes transfieran montos no utilizados para el cuidado de dependientes u otros gastos. [31] El monto transferido no reduce la contribución máxima de la FSA del participante para el siguiente año del plan. En consecuencia, una persona que transfiera $550 al siguiente año del plan y que también aporte $2,500 a su FSA para ese año del plan puede recibir reembolsos de su FSA por hasta $3,050 de gastos médicos elegibles durante ese año del plan. Para que una persona pueda transferir montos no utilizados, el plan debe modificarse para permitir este tipo de transferencia. [32] [2]
Los empleadores de California que patrocinan cuentas de gastos flexibles deben notificar a los participantes sobre cualquier "fecha límite para retirar fondos antes del final del año del plan". [33] [34] La notificación debe enviarse a todos los participantes que trabajan en California. [35] Los empleadores deben proporcionar la notificación requerida en al menos dos métodos (correo electrónico, teléfono, mensaje de texto, correo postal y en persona), solo uno de los cuales puede ser electrónico. [36] La ley entra en vigencia para los años del plan que comiencen el 1 de enero de 2020 o después. [37]
La Sección 134 de la Ley de Ingresos de 1978 otorgó un tratamiento fiscal favorable a las cuentas de gastos flexibles para gastos médicos. [38] [39]
En 1984, el Servicio de Impuestos Internos emitió una resolución que establecía que, si bien las cuentas de gastos flexibles eran admisibles, los empleados debían elegir una determinada cantidad para el plan cada año y que cualquier cantidad no utilizada se perdería al final del año. Hasta ese momento, algunos empleadores habían establecido planes de cuentas de gastos flexibles que permitían a los empleados simplemente solicitar el reembolso de cualquier gasto médico calificado sin un límite anual preestablecido y sin riesgo de pérdida por parte de los empleados. [40] [41]
En 1997 y 1998, el Servicio de Impuestos Internos detalló las circunstancias en las que un empleado podía hacer cambios en una elección anual en una cuenta de gastos flexible. Los eventos elegibles que permitirían un cambio en la elección anual incluyen un cambio en el estado civil, un cambio en el número de dependientes, un cambio en el estado laboral de un cónyuge o dependiente, una huelga o un cierre patronal, una licencia por ausencia bajo la Ley de Licencia Médica y Familiar , un cambio de estado laboral (igual que el anterior), un cambio en el estado de elegibilidad de un dependiente, un cambio significativo en los costos o la cobertura de un plan de salud patrocinado por el empleador, un cambio en la residencia o lugar de trabajo del empleado o del cónyuge o dependiente del empleado, el incumplimiento del participante en el pago de las primas, un cambio basado en derechos especiales de inscripción bajo la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico , un cambio ordenado por un tribunal y el derecho a Medicare o Medicaid . [42]
En 2000, los empleadores comenzaron a emitir tarjetas de débito a los empleados participantes para facilitar el acceso a los fondos de las cuentas de gastos flexibles. [43]
En septiembre de 2003, el Servicio de Impuestos Internos emitió un fallo que decía que ciertos gastos médicos de venta libre podrían cubrirse mediante planes de cuentas de gastos flexibles. [44]
A partir del 1 de enero de 2013, la Ley de Protección al Paciente y Atención Médica Asequible (PPACA) esencialmente [ se necesita más explicación ] requirió que las cuentas de gastos flexibles limitaran las elecciones anuales de los empleados a no más de $2,500, con pequeños aumentos cada año según la inflación. [45] Los medicamentos de venta libre también se convirtieron en gastos no elegibles. [46]
En 2013, el Servicio de Impuestos Internos emitió un fallo que permitía los planes de gastos flexibles para gastos de atención médica que permitían a los empleados transferir hasta $500 en fondos no utilizados de un año del plan al año siguiente. [47]
Debido a la pandemia de COVID-19 , entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020, el Servicio de Impuestos Internos permite un plan de cuenta de gastos flexible de salud y un plan de cuenta de gastos flexible de cuidado de dependientes para permitir que los empleados se inscriban a mitad de año, revoquen una elección existente de manera prospectiva o reemplacen una elección existente de manera prospectiva. [48] En respuesta a la Orden Ejecutiva 13877, el Servicio de Impuestos Internos dijo que un plan de cuenta de gastos flexible de salud puede aumentar los montos de transferencia no utilizados de $500 a un máximo de $550. [2]