Gestión de efectivo

La gestión de efectivo se refiere a un área amplia de las finanzas que implica la recolección, el manejo y el uso de efectivo. Implica evaluar la liquidez del mercado , el flujo de efectivo y las inversiones . ^[2]^[3]

En el sector bancario , la gestión de efectivo o gestión de tesorería es un término de marketing que se utiliza para referirse a determinados servicios relacionados con el flujo de efectivo que se ofrecen principalmente a clientes comerciales de mayor tamaño. Puede utilizarse para describir todas las cuentas bancarias (como las cuentas corrientes ) que se ofrecen a empresas de un determinado tamaño, pero se utiliza con más frecuencia para describir servicios específicos como la concentración de efectivo , la contabilidad de saldo cero y las instalaciones de cámara de compensación . En ocasiones, los clientes de banca privada reciben servicios de gestión de efectivo.

Los instrumentos financieros que intervienen en la gestión de efectivo incluyen fondos del mercado monetario , letras del Tesoro y certificados de depósito . ^[4]

Servicios comunes

La siguiente es una lista de servicios que generalmente ofrecen los bancos y que utilizan las empresas y corporaciones más grandes: ^[5]

Conciliación de cuentas: La conciliación bancaria puede resultar complicada para una empresa muy grande: dado que emite tantos cheques, puede requerir mucho esfuerzo humano determinar qué cheques no se han cobrado y, por lo tanto, cuál es el saldo real de la empresa. Para solucionar este problema, los bancos han desarrollado un sistema que permite a las empresas cargar una lista de todos los cheques que emiten cada día, de modo que al final del mes el extracto bancario muestre no solo qué cheques se han cobrado, sino también cuáles no. Más recientemente, los bancos han utilizado este sistema para evitar que se cobren de forma fraudulenta cheques que no están en la lista, un proceso conocido como pago positivo .

Servicios web avanzados: La mayoría de los bancos cuentan con un sistema basado en Internet que es más avanzado que el que está disponible para los consumidores. Esto permite a los gerentes crear y autorizar credenciales de inicio de sesión internas especiales, lo que permite a los empleados enviar transferencias y acceder a otras funciones de administración de efectivo que normalmente no se encuentran en el sitio web para consumidores.

Servicios de vehículos blindados/recogida de efectivo: Los grandes minoristas que recaudan grandes cantidades de efectivo pueden pedir al banco que disponga que una empresa de vehículos blindados recoja el efectivo, en lugar de pedir a sus empleados que depositen el efectivo.

Cámara de compensación: Generalmente lo ofrece la división de gestión de efectivo de un banco. La cámara de compensación es un sistema electrónico que se utiliza para transferir fondos entre bancos. Las empresas lo utilizan para pagar a otras personas, especialmente a los empleados (así es como funciona el depósito directo). Algunas empresas también lo utilizan para cobrar fondos de los clientes (así es como funcionan generalmente los planes de pago automático). Este sistema es criticado por algunos grupos de defensa del consumidor, porque bajo este sistema los bancos asumen que la empresa que inicia el débito tiene razón hasta que se demuestre lo contrario.

Informe de saldos: Los clientes corporativos que gestionan activamente sus saldos de efectivo suelen suscribirse a informes seguros basados en la web sobre su cuenta y la información de las transacciones en su banco principal. Estas compilaciones sofisticadas de la actividad bancaria pueden incluir saldos en divisas extranjeras, así como los de otros bancos. Incluyen información sobre las posiciones de efectivo, así como sobre el "flotante" (por ejemplo, cheques en proceso de cobro). Por último, ofrecen detalles específicos de las transacciones sobre todas las formas de actividad de pago, incluidos depósitos, cheques, transferencias bancarias entrantes y salientes, débitos y créditos de la cámara de compensación automatizada (ACH), inversiones, etc.

Servicios de concentración de efectivo: Las grandes cadenas minoristas o las cadenas nacionales suelen tener sucursales en lugares donde su banco principal no tiene sucursales, por lo que abren cuentas bancarias en varios bancos locales de la zona. Para evitar que los fondos de estas cuentas permanezcan inactivos y no generen suficientes intereses, muchas de estas empresas tienen un acuerdo con su banco principal, por el cual este utiliza la cámara de compensación automatizada para "extraer" electrónicamente el dinero de estos bancos a una única cuenta bancaria que genere intereses. Véase también: Concentración de efectivo .

Desembolso controlado: Este es otro producto que ofrecen los bancos en el marco de los Servicios de gestión de efectivo. El banco proporciona un informe diario, normalmente a primera hora del día, que muestra el importe de los desembolsos que se cargarán a la cuenta del cliente. Este conocimiento anticipado de los requisitos diarios de fondos permite al cliente invertir cualquier excedente en oportunidades de inversión intradía, normalmente inversiones en el mercado monetario. Esto es diferente de los desembolsos diferidos, en los que los pagos se emiten a través de una sucursal remota de un banco y el cliente puede retrasar el pago debido al aumento del tiempo de flotación.

Lockbox: servicios al por mayor: A menudo, las empresas (como las de servicios públicos) que reciben una gran cantidad de pagos mediante cheques por correo hacen que el banco les instale un apartado postal, que abre su correo y deposita los cheques que encuentra. Esto se conoce como servicio de " casilla de seguridad ".

Lockbox: servicios minoristas: Se destinan a empresas con una cantidad reducida de pagos, a veces con requisitos detallados para su procesamiento. Puede tratarse de una empresa como un consultorio dental o una pequeña empresa manufacturera.

Pago positivo: La empresa cliente comparte electrónicamente su registro de cheques con el banco, en el que se incluyen todos los cheques emitidos. Por lo tanto, el banco solo pagará los cheques que figuren en ese registro y que tengan exactamente las mismas especificaciones que figuran en el registro (monto, beneficiario, número de serie, etc.). Este sistema reduce drásticamente el fraude con cheques.

Pago positivo inverso: El pago positivo inverso es similar al pago positivo, pero el proceso es inverso, ya que la empresa, no el banco, mantiene la lista de cheques emitidos. Cuando los cheques se presentan para su pago y se compensan a través del Sistema de la Reserva Federal, la Reserva Federal prepara un archivo con los números de cuenta, números de serie y montos en dólares de los cheques y envía el archivo al banco. En el pago positivo inverso, el banco envía ese archivo a la empresa, donde la empresa compara la información con sus registros internos. La empresa le informa al banco qué cheques coinciden con su información interna y el banco paga esos artículos. Luego, el banco investiga los cheques que no coinciden, corrige cualquier error de lectura o codificación y determina si hay artículos fraudulentos. El banco paga solo las excepciones "verdaderas", es decir, aquellas que se pueden conciliar con los archivos de la empresa.

Barrer cuentas: Las cuentas de barrido suelen ser ofrecidas por la división de gestión de efectivo de un banco. Con este sistema, los fondos excedentes de las cuentas bancarias de una empresa se transfieren automáticamente a un fondo mutuo del mercado monetario durante la noche y luego se transfieren nuevamente a la mañana siguiente. Esto les permite ganar intereses durante la noche. Los principales vehículos de las cuentas de barrido son los fondos mutuos del mercado monetario y los productos de depósito bancario.

Cuenta con saldo cero: Una cuenta con saldo cero puede considerarse una especie de truco . Las empresas con un gran número de tiendas o ubicaciones pueden confundirse muy a menudo si todas esas tiendas depositan en una sola cuenta bancaria. Tradicionalmente, sería imposible saber qué depósitos eran de qué tiendas sin intentar ver imágenes de esos depósitos. Para ayudar a corregir este problema, los bancos desarrollaron un sistema en el que cada tienda tiene su propia cuenta bancaria, pero todo el dinero depositado en las cuentas de las tiendas individuales se mueve o se transfiere automáticamente a la cuenta bancaria principal de la empresa. Esto permite a la empresa ver los extractos individuales de cada tienda. Casi todos los bancos estadounidenses están convirtiendo sus sistemas para que las empresas puedan saber qué tienda hizo un depósito en particular, incluso si todos estos depósitos se depositan en una sola cuenta. Por lo tanto, la contabilidad de saldo cero se utiliza con menos frecuencia.

Transferencia bancaria: Una transferencia bancaria es una transferencia electrónica de fondos. Las transferencias bancarias pueden realizarse mediante una simple transferencia a una cuenta bancaria o mediante una transferencia de efectivo en una oficina de caja. Las transferencias bancarias suelen ser el método más conveniente para transferir fondos entre cuentas bancarias. Una transferencia bancaria es un mensaje al banco receptor en el que se le solicita que efectúe el pago de acuerdo con las instrucciones dadas. El mensaje también incluye instrucciones de liquidación. La transferencia bancaria en sí es prácticamente instantánea y no requiere más tiempo para su transmisión que una llamada telefónica.

Manejo automatizado de efectivo: El manejo automatizado de efectivo es el proceso de dispensar, contar y rastrear efectivo en un banco, comercio minorista, cambio de cheques, préstamos/anticipos de día de pago, casino u otro entorno comercial a través de hardware y software especialmente diseñados con el fin de prevenir pérdidas, disuadir robos y reducir el tiempo de gestión para la supervisión de las operaciones de caja registradora.

En el pasado se ofrecían otros servicios cuya utilidad ha disminuido con el auge de Internet. Por ejemplo, las empresas podían recibir faxes diarios de sus transacciones más recientes o recibir CD-ROM con imágenes de sus cheques cobrados.

Los servicios de gestión de efectivo pueden ser costosos, pero generalmente el costo para una empresa se ve compensado por los beneficios: ahorro de costos, precisión, eficiencias, etc.

Referencias

^ Fuente: Encuesta de gestión de efectivo de Euromoney 2016 [1]: La encuesta de gestión de efectivo de Euromoney recibe respuestas de los principales gestores de efectivo, tesoreros y directores financieros de todo el mundo y se considera la encuesta de referencia para la industria mundial de gestión de efectivo. La encuesta incluye instituciones financieras y no financieras.
^ "Gestión de efectivo". Referencia para empresas . Advameg, Inc. Recuperado el 14 de enero de 2013 .
^ "Gestión de efectivo". Small Business Notes. Archivado desde el original el 31 de octubre de 2013. Consultado el 14 de enero de 2013 .
^ "¿Qué herramientas de gestión de efectivo están disponibles?". Advanced Pensions. Archivado desde el original el 27 de agosto de 2015. Consultado el 14 de enero de 2013 .
^ "Gestión de efectivo: una perspectiva" (PDF) . Finacle. Archivado desde el original (PDF) el 10 de julio de 2012 . Consultado el 14 de enero de 2013 .