La gestión documental es fundamental para mantener la integridad, accesibilidad y seguridad de los documentos en una organización.
Existen también sistemas de gestión documental (SGD) que funcionan como apoyo para este proceso.
[2] Esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Algunos sistemas se están preservando o adaptando al formato electrónico mediante diversas herramientas.
En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado.
[5] Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos.
En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.
Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad" Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla.