Para el otorgamiento de la escritura pública, las partes interesadas deben estar presentes o debidamente representadas.
Una escritura pública se comprende de tres apartados: Las escritura pública está regulada por el párrafo 7 del Título XI del Código Orgánico de Tribunales, específicamente en los artículos 403 a 414.
El artículo 403 define a la escritura pública en los siguientes términos: “Artículo 403.- Escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público.” El Código Civil la clasifica como un tipo de instrumento público en su artículo 1699, por consiguiente haciendo plena fe en cuanto del hecho de haberse entregado y su fecha, y respecto de la verdad de las declaraciones contenidas en él hayan hecho los interesados, pero en este último punto sólo respecto de los declarantes, como lo establece al artículo 1700.
En cuanto al notario y a su capacidad para dar fe pública, la ley colombiana (Decreto 2148 de 1983) ha contemplado lo siguiente: “Art.
La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por este respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.
La autorización definitiva y las anotaciones marginales se harán solo en el libro del protocolo."
La nulidad total de una escritura está regulada en la ley del notariado: I.
Si no le está permitido por la Ley intervenir en el acto; III.
Si está autorizado con la firma y sello del Notario cuando debiera tener nota de "no pasó", o cuando el instrumento no esté autorizado con la firma y sello del Notario.
Cuando se demanda la nulidad de una escritura pública debe intervenir necesariamente el notario ante el cual se otorgó, ya que de proceder la acción, tiene que hacer la anotación respectiva a su protocolo y, además, porque en algunos casos, su actuación trae aparejada responsabilidad, ya sea por una conducta dolosa o culposa.
La nulidad de forma es la que interesa al Derecho Notarial ya que afecta al documento o Escritura Pública considerado en sí mismo, y no como continente del acto jurídico inválido.