Normalmente se utiliza la carta documento para que reclame un derecho a otra persona, empresa u organismo privado o gubernamental.
La carta documento se envía mediante un formulario especial establecidos por los gobiernos, que generalmente consta de un original y dos copias.
El original se envía al destinatario, una copia queda en poder del remitente y la segunda copia queda en poder de la empresa de correos, que debe conservarla archivada durante un determinado número de años (cinco años en Argentina).
El correo oficial o empresa autorizada certifica que el envío entregado al destinatario es copia fiel de los ejemplares en archivo y en poder del remitente.
Este certificado tiene valor legal, por lo tanto, el destinatario no puede alegar que desconoce el mensaje enviado a través del correo.