Un archivo se identifica por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene.
Los archivos informáticos son los equivalentes digitales de los documentos físicos tradicionales, como expedientes, tarjetas, libretas, papel o microfilmes.
Un archivo informático tiene un tamaño, generalmente expresado en bytes (o múltiplos como kilobytes, megabytes, etc.).
El software que se ejecuta en la computadora interpreta la secuencia de bytes como un programa, un texto, una imagen, etc., basándose en el nombre, la extensión y el contenido del archivo.
Los datos dentro de un archivo suelen estar organizados en paquetes más pequeños, a menudo llamados registros o líneas, que comparten características comunes.
La mayoría de los archivos son utilizados por aplicaciones informáticas que los crean, modifican y borran.
Los programadores de estas aplicaciones definen los archivos necesarios, su uso y, a menudo, sus nombres.
Los sistemas antiguos a menudo limitaban la longitud y los caracteres permitidos en los nombres de archivo, mientras que los sistemas modernos suelen permitir nombres largos con una amplia variedad de caracteres Unicode.
Microsoft Windows admite varios sistemas de archivos, cada uno con sus propias reglas.
NTFS, el sistema de archivos más común en Windows actualmente, puede configurarse para ser sensible o insensible a mayúsculas y minúsculas (por defecto, no lo es).
Sin embargo, la organización interna del archivo (estructura lógica de los registros) sí influye en estas operaciones.
Localiza e identifica un archivo existente para que pueda ser utilizado por el sistema operativo o una aplicación.
El sistema operativo rompe la conexión entre el programa y el archivo, garantizando la integridad de los datos.
Muchos sistemas operativos modernos ofrecen mecanismos para proteger los archivos contra daños accidentales o intencionados.